提升檔案管理效率的措施分析

摘要：若想提高檔案管理效率，無論是在硬件設備上，還是在管理制度上，都應不斷增強其匹配度。并在正確制度的作用下，使檔案管理人員的的工作意識與工作模式獲得改進。在此訴求下，相關人員應處理好現代信息技術與傳統管理模式的關系。并注重提升檔案管理人員的業務能力與職業素養，使其能夠更加勝任該項管理工作。

關鍵詞：檔案管理;效率;提升;措施

檔案管理效率關系著各個部門的工作進度，對一個組織的健康、有序的而經營與管理將會產生深遠的影響。同時，在新的時代背景下，在對提升檔案管理效率的措施進行分析的過程中，應建立一定的現代管理視角。檔案管理人員在對自身的工作的特性與重要性形成正確的認識下，應科學利用互聯網技術、計算機技術等手段，去不斷優化管理模式與管理流程。從管理層的角度出發進行分析的話，在對信息技術的應用價值進行了解后，應對檔案管理人員的綜合能力提升給予一定的重視。基于此，可從從這兩個方面著手，全面優化檔案管理措施。

一、檔案管理效率提升措施優化原則

（一）精準性原則

檔案管理工作對于一個機構、企業等組織，都具有十分重要的作用。該項工作發揮著橋梁與介質的作用，確保各個部門能夠相關促進、協調發展。因此，在對檔案管理效率提升措施進行優化的過程中，必須嚴格遵循精準性原則。既要保證效率，還有確保質量。使檔案資料等能獲得有效的保存與應用，充分發揮檔案管理工作的功能與優勢。

（二）兼容性原則

檔案管理工作不是被動的接收與保存文檔，需與各個部門進行協同與溝通。能夠自主搜集文件，并確保其能夠按時歸檔。因此，檔案管理人員在提升管理效率的過程中，應遵循兼容性原則。保證內部信息與外部信息的兼容、確保管理手段與技術手段的兼容。在確保自身工作流程、工作程序的科學性、合理性的同時，應逐漸加強合作意識。以客觀公正的態度與各部門、各科室進行溝通，全面提供檔案管理效率。

二、提升檔案管理效率的有效措施

（一）處理好現代信息技術與傳統管理模式的關系

相關單位在實際開展管理活動過程中，針對檔案管理措施的革新與優化，必須始終遵循精準性原則與兼容性原則。在將現代信息技術融入到管理過程中，應正確處理前沿技術與傳統管理模式之間的關系。如想大幅提升檔案管理效率，需結自身的工作屬性與特征，更恰當的利用互聯網技術、信息技術等，去解決以往的檔案管理形式出現的各種問題。例如，針對檔案過多，在選擇目標文件的過程中，會花費大量的時間。以及檔案在借調與使用的過程中，出現的丟失與損毀的問題，都可利用現代信息技術獲得有解決。即，應積極搭建信息化檔案管理平臺，將館藏資料的信息準確的錄入到計算機系統中，并科學的編制目錄。由此，可利用利用現代信息技術快速搜索到的所要的資料。同時，將其相關書籍與文獻等，轉化成電子文本。不僅可提高傳輸與使用的效率，還可避免紙質資料的損毀與丟失。由此，不僅可提高檔案管理的效率，還可在一定程度上優化管理模式與服務體系。在這個過程中，檔案管理人員必須在意識形態上做到與時俱進，避免受傳統管理思想的影響，而不懂的利用先進的科學技術去提升工作效率。或者出現對現代科技產生片面的應用思想，而無法最大化發揮其優勢與作用。檔案管理人員應將現代信息技術與管理模式進行有機融合，從而構建一個全面的管理手段，全面提升管理效率。

（二）注重提升檔案管理人員的業務能力與職業素養

在試圖提升檔案管理效率的過程中，不僅要重視完善管理制度與管理流程，還需重視強化檔案管理人員的業務而能力與職業素養。他們是直接參與檔案管理工作的一線人員，其管理意識、工作責任新、工作模式等方面，都會對管理工作的質量與效率產生直接性的影響。因此，相關單位應制定科學的培訓計劃，對檔案管理人員的綜合素質進行提升。管理層應明確了解檔案管理人員是具體的操作者與執行者，其工作能力、管理意識、工作態度、信息技術操作能力等，對檔案信息化管理模式的推行，具有十分重要的影響。而在對檔案管理人員進行培訓的過程中，應側重于大數據意識的培養。并使確保他們能善于利用網絡平臺，自主提升其工作能力。同時，當確保檔案管理人員具備一定的大數據意識的基礎上上，逐漸提高他們的信息技術應用的能力。使他們能利用信息化檔案管理平臺，去具體操作相關工作事項。這樣，才可使檔案管理效率得到一個質的提升。在這整個培訓的過程中，在強調業務能力的強化與提升的過程中，應重視加強思想政治教育。良好的工作態度與高度的責任心，才可推動其全身心、認真、細致的投入到檔案管理工作中。不僅要提升檔案管理效率，還要保證管理質量。因此，應利用有效的培訓模式，對他們進行思想教育，使其能形成大局觀意識。并在不斷的自我提升與完善的過程中，能帶著強烈的主人翁意識，積極自主的開展檔案管理工作。

結語

總之，管理人員需科學利用現代信息技術，去不斷優化檔案管理模式。并能夠引導具體的操作者與執行人者，正確處理現代信息技術與傳統管理模式的關系。同時，管理層在不斷重視升級工作系統的過程中，應能培養出具有高度責任感與一定業務能力的檔案管理人員。從而，使他們積極利用信息化管理平臺，全身心的投入到工作中。從而，促使檔案管理效率獲得真正的提升。并能夠高質量的完成各項檔案管理工作，最大化發揮檔案管理的優勢。

參考文獻：

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作者簡介：

趙靜（1980年-），女，漢族，河南焦作人，本科，館員，焦作師范高等專科學校，研究方向：檔案管理或高校檔案管理。