以用戶需求為導(dǎo)向的高校檔案數(shù)字化建設(shè)模式初探

摘 要 隨著國內(nèi)計算機數(shù)字化技術(shù)的迅猛發(fā)展，越來越多領(lǐng)域需要利用到數(shù)字化技術(shù)。近年來，以用戶的實際需求為導(dǎo)向的高等院校數(shù)字化建設(shè)模式逐漸發(fā)展起來，這種模式不僅能夠利用數(shù)字化技術(shù)給高校的檔案存儲節(jié)約成本和空間，還能按用戶的實際存檔要求提供合理的服務(wù)，使檔案存儲更加便捷、安全、高效。本文對以用戶需求為導(dǎo)向的高校檔案數(shù)字化建設(shè)模式做出研究。

關(guān)鍵詞 用戶需求 導(dǎo)向 高校檔案 數(shù)字化

中圖分類號：G275文獻標識碼：A

隨著信息化技術(shù)的蓬勃發(fā)展，數(shù)字化技術(shù)被廣泛應(yīng)用于人們生活領(lǐng)域，各類檔案的管理也逐漸使用數(shù)字化技術(shù)。高校檔案數(shù)字化建設(shè)具有方面管理的優(yōu)勢，同時也會節(jié)約高校檔案管理成本和空間，在檔案的數(shù)字化建設(shè)過程中，要偏向于以用戶需求為導(dǎo)向，使檔案數(shù)字化管理更好的服務(wù)于用戶，同時便于將檔案數(shù)字化與社會信息數(shù)字化相對接。接下來我將對以用戶需求為導(dǎo)向的高校檔案數(shù)字化建設(shè)模式做出分析。

1以用戶需求為導(dǎo)向的高校檔案數(shù)字化建設(shè)的意義

以用戶需求為導(dǎo)向的高校檔案數(shù)字化建設(shè)在發(fā)展過程中，具有以下幾個實際意義。

1.1為檔案數(shù)字化建設(shè)提供理論依據(jù)

高校的檔案建設(shè)是檔案建設(shè)的重要組成部分，高校檔案數(shù)字化對于檔案數(shù)字化建設(shè)有著重要的數(shù)據(jù)支撐和理論支撐。在高校檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，用戶的需求導(dǎo)向決定著檔案數(shù)字化的實際效果，這種建設(shè)模式就是為了更好地服務(wù)于用戶，如果脫離了用戶，檔案數(shù)字化建設(shè)將只具有節(jié)約成本的效果。座椅用戶的需求導(dǎo)向決定著高校檔案數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展方向，同時也能提供充足的理論依據(jù)，提高高校檔案數(shù)字化建設(shè)的速度使其更加完善。

1.2能夠為高校檔案數(shù)字化建設(shè)節(jié)約成本

檔案的數(shù)字化建設(shè)目的就是能節(jié)約成本和空間。高校的檔案管理是一項非常龐大的工作，所以將高校檔案數(shù)字化會節(jié)約一部分管理費用，同時檔案數(shù)字化會節(jié)約大量的空間。數(shù)字化的建設(shè)模式首要目的是更好的服務(wù)于用戶群體，給用戶帶來便捷。檔案的數(shù)字化建設(shè)前期會投入比較大的成本，明確以用戶為導(dǎo)向的服務(wù)理念后，就有了一個明確的建設(shè)方向，避免在建設(shè)中出現(xiàn)很多不必要的成本浪費。高校數(shù)字化檔案具有便捷高效性，而且具有共享性，能有效的與社會信息化對接，提高高校檔案的利用效率。

2以用戶需求為導(dǎo)向的高校檔案數(shù)字化建設(shè)模式

2.1要明確檔案數(shù)字化建設(shè)目標定位

高校檔案的數(shù)字化建設(shè)要給校園師生提供方便快捷的服務(wù)，本著以學校老師和學生為主體的服務(wù)理念，建立屬于自己高校的數(shù)字化檔案。原有的檔案館具備的功能，數(shù)字化后也應(yīng)具備這些功能，要堅持利用，不能做成形式主義。要加強以用戶需求為導(dǎo)向的檔案數(shù)字化建設(shè)，提高數(shù)字檔案的利用效率，保證數(shù)字化檔案的共享性。

2.2嚴格把關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)質(zhì)量

以用戶需求為導(dǎo)向的高校檔案數(shù)字化建設(shè)需要嚴格把控質(zhì)量。首先要保證數(shù)字化檔案的安全性，這需要學校建立一套成熟的數(shù)據(jù)庫來收納這些檔案資料。在檔案掃面時要嚴謹細致，保證掃描信息的清晰度，另外在歸檔時保證數(shù)據(jù)與每一個人一一對應(yīng)，保證檔案信息數(shù)字化的質(zhì)量，才能為用戶提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，同時也會減少后期不必要的麻煩，給用戶提供準確便捷服務(wù)同時，也是在減小高校后期的工作量。對檔案存在的問題要及時處理，不符合入庫要求時要重新進行數(shù)據(jù)采集，時刻保證數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量。

2.3建設(shè)資源合理化

在高校檔案建設(shè)前期和建設(shè)過程中，要收集整理用戶的調(diào)檔數(shù)據(jù)，整理歸納出用戶大概率會用到的檔案信息，將這類信息作為重點收集對象，建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，再收集新用戶的檔案時，就可以將這些重點檔案信息優(yōu)先數(shù)字化，提高學校的服務(wù)水平，也給用戶帶來時效便捷的服務(wù)。這樣的建設(shè)模式條理清晰，重點突出，能使高校對數(shù)字化檔案進行合理配置。對于少部分用戶的不常見的調(diào)檔需求，也要充分考慮周全，建立特殊檔案數(shù)據(jù)庫，使用戶在有需求時也能精準的找到自己想要的數(shù)字檔案，增加用戶的滿意程度。

2.4規(guī)劃科學的建設(shè)進程

高校的檔案數(shù)字化建設(shè)是一個長久的建設(shè)任務(wù)，不能急于求成，也不能停滯不前。首先這是一個系統(tǒng)性的工作，需要長期維護和信息更新，同時要根據(jù)社會信息數(shù)字化的發(fā)展，與其對接。在以用戶需求為導(dǎo)向的建設(shè)過程中，要堅持讓用戶使用起來，這樣能及時的發(fā)現(xiàn)問題，并根據(jù)用戶的反饋及時解決這些問題。在建設(shè)的過程中，隨著檔案數(shù)字化的不斷完善，需要更多的人力來進行管理和維護，這個情況高校要考慮到，并做出及時的規(guī)劃。要定期培訓(xùn)相關(guān)的業(yè)務(wù)人員，提高工作人員對檔案內(nèi)容的了解程度，這樣才能給用戶提供全方位周到的服務(wù)。

總而言之，隨著社會信息數(shù)字化的發(fā)展，高校檔案數(shù)字化也有了較大的發(fā)展。在高校檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，必須秉持以用戶需求為導(dǎo)向的建設(shè)宗旨，合理的利用起高校檔案信息資源，滿足用戶對檔案保存和檔案調(diào)用的實際需求。

作者簡介：李燕，（1983.11-），女，漢族，江西人，本科，景德鎮(zhèn)陶瓷大學助教/科長，研究方向：檔案信息資源開發(fā)與利用。

參考文獻

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