企業信息化管理最優化途徑分析

李佳

隨著科技的不斷進步，信息技術得以高速發展。企業為了順應大數據時代趨勢和市場要求，也在逐步朝向信息化管理轉變。當前，我國大多數企業利用信息化、數字化、智能化管理已經成為較為普遍的手段，但在如何實現企業信息化最優化的管理，成為當下一個迫切需要解決的課題。基于此，本文首先對企業信息化管理進行了簡要介紹，其次論證了企業信息化管理最優化的必要性;最后，對當前我國企業在利用信息化管理的基礎上如何實現和企業資源各方面的最優化問題從構建一體化資源整合平臺和在技術層面進行創新兩個層面提出了優化建議。

一、引言

得益于信息技術的高速發展，大數據技術得到了廣泛應用。更好地感知市場需求，收集市場數據并加以分析，并整理出最適合自身的發展方向已經成為企業發展的重要途徑。但是企業的信息化管理并非一帆風順，許多企業在息化管理上仍然沿用傳統的管理辦法，導致跟不上時代需求，影響企業效益;同時還有一些企業的信息化管理受主客觀因素的影響實施起來困難重重。因此，如何實現企業對信息化進行最優管理，是本文論述的重點。

二、企業信息化管理簡述

企業信息化管理，是指利用大數據系統以及計算機信息技術，對企業經營實現科學化的管理。管理的內容包括企業日常經營運作、信息資源控制、信息設備管理等。在電子信息技術高速發展的時代背景下，信息化就意味著高質量和高效率，是企業競爭力的核心。因此，如果企業想要獲得長久的發展，必須依托大數據，實現向信息化的轉變。

企業信息化管理的重要性主要體現在兩個方面：首先，信息化管理是一種創新的管理模式，不同于依賴經驗的傳統管理模式，信息化管理更多的是利用科學技術和數據分析來進行決策。大數據的分析不摻雜人的主觀意愿，更具有客觀性和真實性。其次，大數據對于行業分析有著更為精準的認知，海量數據庫包含的不僅僅是行業歷史，還包含著行業未來的發展方向。實行企業信息化管理，是在行業風向有變時及時調整策略，及時轉型升級，提升核心競爭力的重要手段。

三、企業信息化管理最優化的必要性

（一）企業信息化管理最優化能助力企業經營發展

企業信息化管理最優化，有助于企業在利用信息化管理的基礎上如何實現和企業資源各方面的最優化的匹配，改變部分企業傳統的技術開發管理模式和市場分析處理模式。企業信息化管理最優化能夠為企業提供從產品生產到銷售一系列流程的企業資源管理服務。企業信息化管理最優化有助于進一步控制生產成本，對比分析采購價格，合理分配企業員工，對企業的物流、資金流、信息流進行綜合管理，使企業信息實現共享、實時查看，為管理者提供決策依據。

（二）企業信息化管理最優化能強化數據安全管理

當前我國企業在業務流程和生產經營活動重組和優化的基礎上，企業利用計算機技術、網絡技術和數據庫技術進行集成化管理，實現企業內部、外部信息共享和信息資源的有效利用，以提高企業的經濟效益和市場競爭能力已經成為普遍現象。但在日趨激烈的市場競爭中許多企業在信息化管理的進程中沒有意識到，企業的信息化管理不僅僅包括信息的利用，也同樣包括信息的保護。而當下我國大多數企業重視信息的利用，卻不重視信息的保護，防范意識較低，導致許多有用的信息被竊取或流失，抑或有些信息缺乏完整性以至于難以對其加以利用。這種現象嚴重阻礙了企業的信息化管理道路。大部分企業在進行信息化管理時，都更注重信息資源的投入，卻忽略了安全方面的風險和維護，雖然短時間內看上去并無大礙，但是一旦出現問題，將使企業蒙受巨大的經濟損失。既然企業缺乏對信息安全的重視，那么也同樣缺乏企業信息化管理最優化相關機制來抵御安全風險。

四、信息化管理最優化途徑：一體化整合資源

（一）一體化整合資源的內涵

當前我國大部分企業都擁有自己的信息化管理系統，出現企業內部信息信息化管理效率低下很大原因在于企業沒有對生產和運營的整個流程實施一體化管理，整合內外部資源。信息化管理的一體化要求企業整合采購管理、項目管理、客戶關系管理、人力資源管理、財務管理等方面資源。

一是客戶管理上應通過一體化管理平臺實時連接客戶和企業，整合客戶信息管理、市場營銷管理、銷售團隊管理和客戶服務管理，讓運營者能夠關注客戶的需求和商機的進展，提高簽單率和工作效率;二是在項目管理中，企業應通過一體化管理實時地查看最新的項目計劃、可交付成果的提交、資源、項目活動及狀態等等，提高和保障項目信息的準確性與及時性同時;三是在采購管理上，應通過一體化管理實現全方面展示供應商概況、所提供產品與服務信息、相關溝通記錄、行動、商機信息和交易信息等資料，根據實際的市場情況進行實時的調整，不會因為信息的滯留導致采購方面的失誤和浪費。

（二）一體化資源整合工作思路

無論是管理文檔、提交和審批表單，還是管理會議內容以及與上級和下級的實時溝通，只要使用了資源整合系統或工作流程，就有一個完整的實施流程和模板來最大限度地簡化工作中的操作，提高工作效率，是工作的基本思路和基本原則，在此背景下已經有OA系統助力企業的管理效能提升，同時也真正感受到管理的高效性，因此在此背景下，借用技術提升管理效能也成為現實，此外，基于信息化技術提升工作效能的案例也非常多，如CRM、ERP、辦公自動化等，通過企業的需求進行實時化調整，這樣能實現低成本和簡易化的工作拓展，但是這樣來說不同的信息化管理軟件，其必然會存在一定的工作穿插，如，在進行每一項信息化管理的時候，都需要以錄入員工的基本信息為主導，這樣就產生了一個工作矛盾，那就是實際的工作管理流程中，都有錄入系統員工信息這樣的工作交叉，如果出現員工離職等問題，那么就需要逐一訂正。所以在信息化管理的時候，就要加強系統間的協同，優化工作流程，強調信息化管理的一體化和協同化。

五、信息化管理最優化途徑：技術層面創新

（一）考勤管理最優化途徑：人臉識別技術

企業信息化管理過程中可靈活將人臉識別技術應用于各類企業考勤管理場景，可以滿足企業身份核驗、人臉考勤、閘機通行等業務需求，為企業帶來更高效、智能的辦公和管理方式。具體而言，企業可針對自身所在行業的性質，將安全防范和智能化服務作為內部考勤管理核心，基于人像識別技術，大數據技術，將人像識別廣泛應用于出入人員管控、員工考勤、門禁控制、就餐、訪客管理、會議簽到等應用場景，實現在大數據基礎上的考勤管理最優化，同時有助于提升企業對移動辦公、異地辦公信息化管理水平，為企業提供優質、便捷、低成本考勤管理途徑。

（二）業務管理最優化途徑：報表郵件自動匯總技術

當前我國企業在具體業務開展過程中已經普遍積極使用電子郵件、電子報表等技術對企業生產經營信息、人力資源信息、財務狀況等信息進行轉遞、交流和匯總。但在具體的業務管理中，通常由負責員工定期填好電子表格后，再將填好的電子表格用電子郵件發回總部，由總公司負責人填寫匯總表對各分部的電子表格進行匯總，極大影響了辦公效率。要實現大數據基礎上的業務管理最優化，企業應積極應用報表郵件自動匯總技術。首先企業總部、各個部門和分部應采用相同標準的電子表格，并將統一的電子分報表用電子郵件的形式發送給各個分部的信息員，當各分部信息員定期填好電子表格后，再將填好的電子表格用電子郵件發回總部，由電子匯總表對各分部的電子表格進行自動匯總，并上報給相關領導。這種方式的信息自動匯總成本較低、通過普通PC機就可以實現，有助于縮短企業業務辦理時間，提升工作效率。

（三）信心安全管理優化途徑：開發企業安全系統模塊

在企業的信息化管理過程中，除了資源的投入和利用，企業信息的安全維護也是重要的一部分。為確保系統穩定運行，就要定期對信息化管理系統進行維護，防止系統遭到黑客攻擊。還要對相關數據做好備份，如果發生數據丟失可以及時還原。各個部門的訪問權限也應當有所限制，正常情況下，部門員工僅能訪問自己所在的部門，不能擁有所有部門的權限。當用戶登錄信息化管理系統時，系統就會自動彈出權限搜索框，用戶只能看到自己的權限板塊內容，防止出現越權操作，從而提升系統安全性。

六、信息化管理的輔助措施：人員技術的創新

依托互聯網、云計算技術和大數據分析能讓管理更加智能化和科學化，同時這樣的管理模式會令管理更具競爭力，但是在進行信息化管理的時候需要做好輔助，并通過各種人員和技術的創新提升管理效能。第一，加強人員的培訓和管理，為了能提升管理系統的利用效率，就要不斷優化管理效能，并做好人員的培訓，堅持人員優勢創造更強的管理效能，以人為效應提升工作創新，并培養一支適應企業發展和順應時代發展的新模式。第二，加強技術革新，堅持提升企業的管理效能，加快信息化系統的技術革新，在通訊技術革新和核心技術的提升的帶動下，通過設計一個完善協同的管理架構，讓企業的信息化管理更有效。此外在選擇技術的時候，還要通過技術的進步和技術的管理有效優化實現，系統的操作可行性和操作的科學性，讓信息化管理在企業管理中如虎添翼。

七、結語

在時代化發展和信息化發展的大背景下，加強技術介入和人員管理介入，優化管理流程，實現企業信息化管理的最優化管理，當前形勢下，企業的信息化管理開展如火如荼，加強技術介入和信息化流程優化，能夠使得企業保持良好的運行狀態，規范企業流程。通過信息化管理的最優化，能夠支持企業改善在產品管理、財務管理、人力資源管理、辦公自動化與電子文檔管理等工作效率和業務質量，進一步優化企業信息化管理水平。基于此，本文對企業信息化管理最優化提出了兩大途徑，一是構建一體化資源整合平臺，二是要在技術層面進行創新，包括考勤管理中人臉識別技術的應用、業務管理中報表郵件自動匯總技術的應用以及信心安全管理優中企業安全系統模塊的開發。這有助于企業工作效率的提升以及企業核心競爭力的提高。在此情況下，應當加強信息化發展，確保企業能在信息化時代中脫穎而出，這無論是對大型集團企業還是小微企業，都有必要性和必然性。

（作者單位：長春房地集團有限責任公司）