淺析高職院校檔案信息化建設的現狀、問題與對策

李月

信息化建設的不斷推進，高校檔案管理面臨著新的發展環境。高校檔案信息化建設中，建設水平較之從前有了很大的進步，但是仍然有一些問題，影響到其進一步發展。本文主要結合當前高職院校檔案管理的現狀問題，探討了檔案信息化建設的策略。

高校的檔案是高校建設發展中的重要資源，也是高校發展計劃制定、教育規律總結等工作的重要依據。近些年高職院校的快速發展和改革推進，檔案在教學活動和科研教育中的作用更加凸顯出來。辦公自動化、電子信息化的融入，促進了檔案管理的數字化建設，原有的檔案管理模式已經難以適應新時期檔案信息化建設的需求。在具體的管理中，要結合現狀，運用現代信息技術和現代管理模式，推動檔案信息化建設水平的提升。

1 高職院校檔案管理的現狀及問題分析

1.1 檔案建設基礎設備設施與信息化要求存在差距

近些年高職院校教育改革發展中，檔案信息化建設也在進一步推進，但是實際建設中，多是采用計算機、打印機等相關設備，對原有的方案進行目錄編排等在內的基礎性工作，檔案管理工作仍然處于初級發展的階段。一些高校雖然也引進了先進的設備設施，檔案數字化管理工作在逐步推進，但是缺乏校內外互聯發展，發展程度相對較低。從整體來看，高職院校檔案管理與真正的信息化管理還存在一定的差距，檔案服務功能的功能還有待進一步激發，信息共享需進一步發展。

信息技術在高校發展中的融入，檔案管理工作更加便捷，改變了原有的管理模式，也減輕了管理人員的工作負擔，但與此同時，網絡信息技術的應用中，網絡漏洞的出現，管理工作中的安全隱患問題備受關注，高職院校缺乏先進的防火墻設備，缺乏對檔案的安全防護，信息化管理需要科學的規劃。

1.2 檔案信息化建設和利用程度較低

一方面，高職院校的檔案數據庫建設需要進一步完善，在檔案信息化建設和利用中，數字化技術的應用程度較低，影響到電子文件的搜集、利用和整合分析，整體的建設程度相對落后，只是單純地運用簡單功能，影響到數字化信息資源的完善。在檔案信息系統錄入中，缺乏信息詳細核對，對后期數據信息的修改完善中缺乏記錄，影響其使用;另一方面，高職院校檔案網站建設相對落后，忽視了相應網站的建設，一些學校雖然建設了相應的網站，也只是局限于校園內網和網頁制作等，檔案資源較少，缺乏校內外網絡互聯。

1.3 檔案信息化建設人才隊伍與實際需求存在差距

高職院校課程改革的推進，檔案信息化建設中需要高質量的人才隊伍為保障。新時期，檔案信息化建設人才需要具備基礎的管理知識，掌握管理流程和具體的方法，并能很熟練地運用現代信息技術和先進的設備，了解操作的程序。結合當前的高職院校檔案信息化建設隊伍發展現狀，與實際需求還存在一定差距，高素質人才相對缺乏，專業性不強，且對新的設備和技術的應用程度相對較低，影響到整個檔案管理工作的效率和質量。

1.4 缺乏檔案信息安全預防策略

高校檔案信息資源安全，是確保信息資源存儲、利用開發的安全性，當前高校檔案信息管理主要是電子文件的形式，通過計算機、服務器等必要設備的運用越來越多，但是在實際運用中，需要建立有效的安全防護墻，確保信息安全性，實際管理中，高校取法相應的安全預防方案和體系，影響到數據資源的安全。

2 高職院校檔案信息化建設的策略探討

2.1 加深對檔案信息化建設的認識

高職院校在發展中，要認識到檔案管理信息化建設的重要性，認識到其在高校建設發展中的作用，并推動其信息化和現代化建設。從思想戰略高度加以重視，加強對檔案信息管理的組織領導，并給予人力、財力方面的支持，為推動高校檔案信息化建設提供有力保障。

2.2 將檔案信息化納入高校數字化校園建設中

要推動高校檔案信息化建設，可將其納入到數字化校園的規劃和建設中，以數字化校園建設為指導，加強與高職院校其他部門的合作溝通，重視做好檔案信息化的科學規劃，同步進行校園數字化建設和檔案信息化的建設，并通過檔案信息化建設，獲取更多的校園建設的相關專項資金，加大對檔案信息建設的投入力度，提升其信息化發展水平。

2.3 重視檔案信息化基礎設備設施建設

首先，要重視相關硬件設備設施建設和完善。硬件設施的建設是基礎和前提，在檔案信息化建設中，要重視計算機、打印機、服務器、防火墻等設施的建設，確保檔案管理工作的正常開展;其次，要重視相應的軟件設備設施的建設。檔案管理中需要信息處理系統、管理系統、防火墻軟件等，需要加強對相關軟件及技術的研究，并實現軟件的轉型升級，提升檔案信息管理工作的效率;最后，在實際的檔案管理工作中，還要重視檔案管理網絡的完善，擴大網絡資源的范圍，提升檔案信息的網絡化。高職院校相關部門還要重視檔案信息共享平臺的建設，提升檔案信息的利用率和資源共享水平。

2.4 重視檔案信息化管理人才隊伍的建設

首先，做好檔案管理高質量人才的引進，在人才的考核中，重視對其管理理論水平和實際操作能力多難過方面的考察，選用信息處理能力較強的綜合型人才，重視人才的革新和引進速度，確保其能滿足高職院校檔案信息化管理的需求;其次，要重視加強對檔案管理人員的培訓。高職院校要定期或不定期組織檔案管理人員的培訓工作，根據當前檔案管理工作的實際需求，對管理人員開展有針對性的培訓，確保其掌握最新的信息技術和理論知識，提升管理人員的新技術運用能力和檔案資源的開發利用能力，使其更好地適應當前社會信息的發展;最后，要重視健全績效考核制度。重視對檔案管理的創新和信息化建設能力的考核，根據當前管理規范和高校的制度化建設要求，完善考核制度和標準，將其作為人才晉升的重要評定依據。

2.5 重視檔案信息資源庫的建設

檔案信息管理工作中，信息資源庫的建設是推動其深入發展的基礎。要改變原有的檔案查詢方式，減輕管理人員的工作負擔。一方面，檔案管理部門要重視檔案資源的手機，借助現代信息技術手段，建立有效的檔案數字化平臺，革新檔案管理的方法和手段，重視將電子辦公平臺與檔案信息化管理系統結合，實現管理的電子化和網絡化發展;另一方面，檔案管理人員需要增強自身的責任意識，在檔案信息數據錄入系統工作時，要確保信息數據的完整性和準確性，并及時更新數據庫信息。除此之外，要完善檔案查詢平臺，精心設計和規范檔案目錄，將現代管理手段與傳統手段結合，提升檔案查詢的正確率，并有效存儲電子檔案，完善檔案資源庫。

2.6 建立合適的檔案信息化科學管理體系

要重視建立健全高職院校檔案信息化建設的管理制度，在了解檔案管理的制度方法，以規范化建設為目標，對電子文件和信息傳遞方式進行統一，確保校園網絡和相關檔案系統的聯合和有效交換。還要建立信息利用及安全防護的制度，為信息化建設管理提供安全保障，信息資源開發中注重隱私權，以免信息泄露，積極搭建合理的檔案管理模式，更好地實現檔案資源共享。

3 結語

綜上所述，高職院校檔案信息資源是重要的基礎性資源，在建設發展中，要重視到信息檔案管理的重要性，做好整體的發展規劃，結合當前發展實際，結合發展中的問題，探討相應的發展策略，推動高職院校檔案信息化建設質量的提升。

（作者單位：楊凌職業技術學院）