探索事業單位的辦公室檔案管理工作

劉宏

隨著社會的不斷發展與進步，傳統的辦公室檔案管理制度已經無法適應現階段的事業單位發展需求，由此整改事業單位辦公室檔案管理工作勢在必行，以實現對事業單位辦公室檔案管理工作的優化，實現事業單位長遠發展。

事業單位的辦公室檔案管理工作是事業單位管理改革的重中之重，它是評估事業單位管理水平的重要依據。本文從事業單位辦公室管理入手，對其中存在的問題進行探析，并根據存在的問題提出相對應的解決措施。

1 事業單位辦公室檔案管理工作的重要意義及原則分析

事業單位辦公室檔案是非常重要的資料，它在很大程度上反映出每位工作人員的職業技能與綜合素養，同時人事檔案又是工作人員升職調動的重要依據。員工檔案記錄著個人的成長歷程以及個人對單位、對集體、對社會的貢獻，更是個人勞動成果的具體體現。從單位角度來講，檔案內容在對員工崗位進行合理配置的方面具有指導性意義。因此，事業單位辦公室檔案管理工作對事業單位工作順利開展有著重要的促進作用。努力做好檔案管理工作，更好的保證檔案的使用與利用，是對相關工作人員的基本要求。另外運用多媒體輔助進行事業單位的辦公室檔案管理新型模式已經逐步被社會各界廣泛認可，這對事業單位辦公室檔案管理工作起著極大的促進作用。總之利用各種手段進行檔案管理，對事業單位辦公室檔案管理工作都具有一定的作用，通過這些方式達到檔案管理工作的日漸完善，從基礎上保障事業單位各項工作的順利展開。

加強辦公室檔案管理方面，可以有效推動事業單位各個領域的工作有序開展進而為工作的開展提供重要的原始資料支撐，夯實發展基礎，提高科學決策水平。另一方面，可以更好地推動部門之間有效協同，針對各個方面的情況進行不斷溝通，強化資源共享，從而最大限度提高工作效率，減少沖突和矛盾，此外事業單位辦公室檔深管理創新也有助于提高管理者的科學化管理水平。通過對各類檔案信息等進行了解，進而對下屬等方展人才選拔，加強緩效管理與薪酬管理，營造公平有序的競爭環境，提高事業單位人力資源綜合管理效能。

事業單位檔案管理信息并不是成不變的，是隨著時間的推移和形勢的變化不斷進行變化的，所以需要檔案管理工作也要及時進行信息的更新，并且對相關的檔案管理制度予以完善，從而切實提高檔案管理的只要取持權擊利明確的原則。要對涉及檔案管理的各方明確具體的責任與權力，從而確保自身崗位更好的履行自身職能。三是要堅持規范性與靈活性的原則。規范性體現在必須要嚴格按照國家相關的政策要求以及行業規范、事業單位自身工作實際等加強檔案管理，確保符合統一的要求。同時要結合事業單位的具體情況及發展戰略等，動態進行檔案管理內容框架和管理方式等調整，從而確保檔案管理工作靈活有序開展。

2 事業單位辦公室檔案管理工作的優化策略

2.1 提高對檔案管理重要性的認知

重視事業單位檔案管理的重要性首先應從主要領導開始做起，其次是各部門員工對檔案管理工作的重視。樹立正確的檔案管理理念，從提升對檔案管理的認知度上去增強檔案管理的實踐效果，從而推動檔案管理的良性發展。由于事業單位辦公室檔案管理工作是事業單位對社會大眾經濟負責的基礎條件，所以在實踐中營造檔案管理的工作氛圍十分重要，在領導以及基層員工都重視檔案管理工作的情況下，才有利于檔案管理工作的良性開展與發展，進而才能優化事業單位辦公室檔案管理工作，使其滿足單位以及社會發展需求。

2.2 檔案管理應與時俱進

隨著社會的迅猛發展、信息化的不斷應用，事業單位不能將眼光僅停留在原地，對于外界的新生事物不聞不問，而是應該緊跟時代腳步，摒棄傳統的工作方式，需要對信息進行不間斷的更新與補充，當然這其中包含檔案管理工作的信息化，在完善人員培訓這一硬件的同時，優化人才儲備人才檔案的搜索引擎，開發智能有效的檔案管理系統，會更好的提升工作效率并實現資源信息共享，事業單位辦公室檔案管理工作必須要做出改革，使其與信息資源與市場資源充分融合，運用網絡人工智能的優勢，與現實社會緊密接軌，以構建新型的信息化的事業單位辦公室檔案管理模式。

2.3 重視檔案的保密性與安全性

事業單位辦公室檔案內容涉及面很廣，其中包括單位的工作細節、工作人員的隱私，所以檔案管理人員務必對檔案的保密性與安全性做到足夠重視。工作人員應嚴格遵守黨和國家相關的檔案保密制度，謹防丟失、泄密。在查閱檔案時，應在檔案室進行查閱，有特殊需要需帶出檔案室的機密文件，必須要經過領導審批，同時不準將檔案帶進公共場所，更不許將檔案外借。對于查閱檔案者，應嚴格遵照檔案室的規定，不準將檔案拆頁、故意損毀，不得對檔案進行勾抹、圈點，并且在查閱檔案時不許吸煙，放置煙頭將檔案損壞污染。外借的檔案歸還日期最大為七個工作日，在歸還檔案后工作人員應對檔案進行檢查以及當面清點，如出現任何差池，應采取積極補救措施，同時還要追究當事人的責任。同時還需嚴格遵守登記制度，如有逾期不還者應采取適當手段對其進行懲罰，如有外來人員查閱或抄錄檔案者，也應經領導批準審核后方可進行，而且不許該人員將檔案帶出檔案室。以此來保障檔案管理的保密性與安全性。

2.4 加大對檔案管理人員的管理力度

在事業單位辦公室檔案管理的實際應用中，除了要優化內部硬件設施管理手段外，加強對相關工作人員的思想教育也是重要的一個環節，應組織人員定期進行檔案管理規范化的學習，利用學習檔案管理的先進方法與手段，提升工作人員檔案管理水平。同時還需要借助多種途徑進行檔案管理，可以通過組建優秀的領導班子進行檔案管理，領導要在工作中發揮其重要的引領作用，并根據具體情況定期對檔案管理的相關人員進行考核評比，采用獎罰并用的措施，對于考核結果優秀的工作人員，以及工作能力強貢獻大的工作人員進行物質精神雙方面的獎勵，對于考核結果處于劣勢、日常工作不夠盡心盡責的工作人員進行一定的處罰，甚至對其作出將其調離檔案工作崗位的處理。利用這種方式，深化事業單位辦公室檔案管理工作的開展，推動事業的發展與進步。

2.5 利用多媒體提升檔案管理效率

隨著社會日益發展，傳統的檔案管理方式已經遠遠不能滿足事業單位辦公室的檔案管理工作。傳統管理方式采用一筆一紙的方式對檔案進行人工記錄，這種方法效果慢、效率低，而且由于檔案數量繁多，對存放工作也造成了一定的麻煩，無形中增加了工作人員的工作難度與強度，并且在書寫過程中，工作人員對不甚出現的錯別字改正較為困難。而利用多媒體對檔案進行管理，在書寫檔案方面可采取鍵盤錄入代替手寫錄入，這樣不僅大大縮短了書寫時間，同時對于出現的錯別字也很好改正不留痕跡。在檔案管理保存方面也極大節省了保存空間，只需將檔案存放在電腦系統中就可以了，工作人員還可以將檔案存放在U盤中，這樣可以對檔案進行備份，加強檔案保存的力度。在查閱檔案方面，多媒體也發揮了其特有的價值，工作人員只需在屏幕前輸入需要查找人員的相關資料，關于該人員的所有信息就會一目了然的呈現在電腦屏幕上。這相對于傳統的紙質檔案查找要簡便快捷得多。

3 結語

事業單位的辦公室檔案管理工作高效有序的運行，是保障事業單位開展正常工作的基礎內容，同時對事業單位的科學性以及可持續性發展提供了強有力的基礎保障，從而使事業單位更好的服務于社會、服務于百姓生活。

（作者單位：惠安縣就業和人事人才公共服務中心）