大數據環境下醫院檔案管理的SWOT分析

宋進

摘要：大數據近幾年來得到了快速發展，各個行業對于大數據的應用程度越來越高，檔案管理工作也不例外。在大數據背景下，檔案管理工作面臨著許多機遇和挑戰，如何在激烈的競爭中脫穎而出，提高檔案管理工作效率，是工作人員應著重考慮的問題。基于此文以SWOT為依據分析大數據環境下的醫院檔案管理工作，希望能為大家提供參考。

關鍵詞：大數據;醫院檔案管理;SWOT分析

隨著社會發展，人們對于醫療條件的需求也越來越高。針對當前形勢，醫院須制定相應的發展規劃引進技術人才，更新技術設備，提高服務水平，但發展計劃中往往缺乏對檔案管理的重視。許多醫院的檔案管理都出現了人才配置不合理、資金短缺、管理制度和技術較為落后的現象。為了解決當前醫院檔案管理的這種情況，文章以SWOT為依據分析了醫院的檔案管理工作。

一、大數據環境下檔案管理的SWOT分析

（一）優勢分析

1.醫院傳統檔案管理方式程序過于復雜

醫院檔案管理工作可以分為患者病歷檔案與員工信息檔案兩大部分。醫院人員流動大，產生的檔案非常多，使用人工方式查找資料，不僅耗費的時間精力多，且效率低下。大數據背景下的醫院檔案管理與傳統管理工作相比有了很大變化。例如：大數據背景下的管理清晰的認識到了檔案管理的特殊性和重要性，有非常強的實用性：一、病歷檔案不僅能夠記錄病人的情況，還能提供報銷數據、病理信息;二、在發生醫患糾紛或者其他財物糾紛時，能夠為其提供法律依據[1];三、員工信息檔案不僅能優化人員檔案分類，為各級部門提供最新最精確的實時數據，還能為管理人員的決策提供依據。

2.網絡系統逐漸完善

通過調查研究，各地區的網絡系統已趨于完善，醫院基本具備網絡覆蓋，各級部門也實現了聯網辦公（例如：利用信息技術制作人員編制與人員工資系統）。網絡系統的普及與建設也提高了信息的共享程度，工作人員登錄計算機就能查找記錄檔案信息，極大的縮減了工作時間，提高了工作效率。

3.信息部門的建立

每家醫院如今都配備相應的信息建設部門，主要負責醫院的信息存儲、整理，同樣也保護檔案信息的安全。

（二）劣勢分析

1.高層人員對檔案管理工作的重視程度較低

第一、部分醫院存在著高層人員不夠重視醫院檔案管理工作的現象，容易導致檔案管理人員責任心不強、對于檔案建設所投入的資金較低、檔案管理沒有完善的規章制度及管理辦法等。第二、醫院的檔案管理工作存在分散現象，例如醫院的人事檔案、電子檔案、繼續教育檔案等仍歸多個科室，這樣不僅降低了工作效率，而且容易導致檔案信息的丟失。第三，醫院對于檔案管理工作的投入資金少，導致醫院檔案管理的設備較為落后，人員配備不到位。這些問題的原因主要是醫院可能認為檔案管理部門無法貢獻經濟效益，若投入的資金、設備、人力過多，等同于浪費。而往往也正是這種認識影響了檔案管理人員的工作積極性，阻礙了醫院檔案管理工作的發展。

（三）機會

1.提高了醫院檔案的共享程度

大數據時代，可以將檔案信息上傳到云端中，需要查閱的用戶不用再翻閱紙質資料，直接登錄電腦，聯網就可訪問云端檔案信息系統，還可自我下載，極大的提高了檔案獲取的便捷性。如此以來減少了存儲成本、管理成本[2]。傳統檔案一般是以紙質資料形式存放在檔案室，既占用空間，又要耗費人力進行管理。云端儲存極大的節約了成本，不僅方便了各個部門和科室，同時也可以節省相應的人力資源。

2.提高了醫院檔案信息的有序性

不是所有的醫院檔案信息都有用，大數據為篩選優質和有效數據提供了可能性。設置索引或目錄為許多人都提供了便捷。第一，員工檔案為醫院管理者查閱檔案信息提供了便捷，通過查閱檔案，醫院管理人員可以制定出合理決策;第二，病歷檔案為臨床醫護人員對于疾病的診療提供了便捷;第三，臨床兼職教師也可以通過檢索查找相關案例，提高了對臨床帶教學生的教學質量和效率。

（四）挑戰

大數據時代醫院的檔案信息都上傳到了云端中，雖然每個醫院都配備專門的信息管理人員和信息建設部門，但由于醫院檔案信息的價值較高，實用性較強，容易引來網絡黑客的攻擊。除了黑客，檔案信息管理人員還會面對病毒的侵擾。因此，提高醫院檔案信息的安全程度是當前的重點。大數據時代實現了信息的共享，但是醫院的檔案信息包含著個人各項信息，必須進行保密，但同樣也是因為涉及到的隱私和秘密過多，安全性得不到保障。

二、大數據環境下醫院檔案信息管理策略

（一）提高檔案管理人員技術水平

隨著時代和社會的不斷發展，檔案信息在醫院中的地位越來越突出，為了使檔案信息管理效率與醫院發展速度保持一致，必須擁有一支高素質的醫院檔案信息管理團隊。領導人員要及時調整醫院檔案信息管理人員年齡結構，及時吸納新人員，并對老員工進行培訓。大數據背景下的醫院檔案信息管理人員必須具備計算機操作能力，只有這樣才能夠進行檔案存儲和檔案管理[3]。

（二）提高檔案管理的安全防護水平

雖然如今已經實現了數據共享，但對于隱私信息一定要做好安全防護，醫院在發展檔案信息管理水平的同時，必須要建立完善的安全防護體系和應急方案。從檔案信息管理人員方面講，一定要嚴格審核管理人員身份，只有擁有密鑰或密碼的人員才能進行信息管理，提高醫院檔案的保密程度。另外，檔案信息管理人員也應進行相應篩選，應要具備基本職業道德，不為誘惑所困，堅決保護患者和醫院的隱私。

三、結語

綜上所述，大數據時代為醫院的檔案信息管理提出了新要求，文章從SWOT分析了醫院檔案管理的現狀，同時也講述了大數據時代醫院信息管理策略。由此可見不論是醫療結構，還是信息管理人員都要共同努力，為醫院檔案管理水平的提高作出貢獻，為醫院的平穩發展打下基礎。

參考文獻：

[1]高海燕.大數據環境下醫院檔案管理的SWOT分析[J].山西檔案，2020（1）：139-142，47.

[2]薛慧娜.基于大數據驅動的醫院人事檔案管理的態勢分析法[J].卷宗，2020，10（6）：144.

[3]馬起龍.大數據影響下基于SWOT分析的醫院檔案管理研究——以山東省三甲醫院為例[J].辦公室業務，2019（16）：185-186.