成人自學考試成績電子檔案的管理與應用研究

李同濤

摘 要：在現代社會中，社會對人才的學歷越來越看重，所以一些以前沒有大學學歷的人才會選擇通過成人自學考試的方式來獲取大學學歷。近年來，我國的成人自學考試報考人數呈逐年增多趨勢，而這給一些相關工作也提出了更高的要求，包括成人自學考試成績電子檔案的管理與應用工作。自從信息化建設越來越完善后，很多領域的檔案都逐漸從傳統的紙質檔案轉為了電子檔案，但是如何有效管理和應用好電子檔案卻是當前面臨的一項新問題。本文主要針對成人自學考試成績電子檔案的管理與應用進行了研究，希望有助于相關工作。

關鍵詞：成人自學考試;考試成績;電子檔案;管理;應用

成人自學考試即人們常說的“成人自考”，它是我國成人獲取高等教育學歷的途徑之一。有考試就有考試成績檔案，而對于其考試成績檔案的管理與應用，一向是一項重點工作。當前，隨著計算機技術、網絡技術及信息技術的高速發展，信息化時代已經悄然到來，各行各業、各個領域的工作都紛紛實現了信息化，傳統的紙質檔案也跟隨信息化時代的浪潮而轉變為了現在的電子檔案。通過電子檔案，可以大大提高檔案管理與應用效率，減少一些檔案信息錯誤和疏漏。以下就聯系實際情況與實踐經驗來淺要談談成人自學考試成績電子檔案的管理與應用，僅作拋磚引玉之用。

一、成人自學考試成績電子檔案的管理

1、完善系統建設

若想有效管理好成人自學考試成績電子檔案，首先自考管理機構及高校應當要建立完善的成人自學考試成績電子檔案管理系統。成人自學考試成績電子檔案管理系統是一個信息化管理系統，它的建設并非一件一蹴而就的事情，也并非一次性工程，而是一項需要長期建設和不斷完善的工作，并且還需要通過各部門之間的通力合作來共同完成。成人自學考試成績電子檔案管理系統的主要功能是對成人自學考試成績電子檔案進行收集、整理、增減、修改、儲存、統計及應用等，只有保障該系統的完善性，才能夠促進成人自學考試成績電子檔案管理工作的標準化、規范化及制度化發展。同時，在成人自學考試成績電子檔案管理系統的建設與完善過程中，還應當要積極運用各種先進的數據庫軟件和技術，從而不斷強化系統的完善性。

2、提高重視程度

成人自學考試管理是一個完整的管理系統，其中的各項管理工作均是系統中的重要環節，而無論哪項環節出現了問題，均會影響到成人自學考試工作的順利開展。由“木桶理論”可知：最短的木板是影響整個木桶盛水能力的關鍵。而在成人自學考試管理中，成人自學考試成績電子檔案的管理就是最短的木板之一，它雖然看起來不如其他相關工作重要，但是卻是影響成人自學考試工作能否順利開展的一項關鍵。所以，自考管理機構及高校應當要提高成人自學考試成績電子檔案管理重視程度，充分認識到這項工作的重要性，并投入足夠的人力、物力及財力資源來切實開展好這項工作。

3、健全管理制度

健全的成人自學考試成績電子檔案管理制度，是保障其管理工作有效開展的前提。所以，自考管理機構及高校應當要盡快建立健全成人自學考試成績電子檔案管理制度，設立專門的管理部門及管理崗位，實行“分級分層、定崗定責”的制度，明確劃分人員的管理職責。同時，還要建立科學的績效制度、獎懲制度及考核制度，以提高檔案管理人員的工作積極性與工作態度。

4、加強安全管理

雖然現在的成人自學考試成績檔案都已經由傳統的紙質檔案轉變為了電子檔案，但是電子檔案有利有弊，其利處在于其可以方便檔案的管理與應用，而弊處則在于其容易出現一些檔案信息安全問題。因此自考管理機構及高校應當要加強對成人自學考試成績電子檔案的安全管理，避免因病毒、黑客或系統漏洞等而出現成人自學考試成績檔案泄漏、丟失等問題。具體來說，一者應當安裝有效的防火墻和殺毒軟件，加大病毒查殺;二者應當定期保養設備及備份檔案，以防患于未然;三者應當提高檔案管理人員的安全意識，并與之簽訂保密協議。

二、成人自學考試成績電子檔案的應用

1、快速查找檔案信息

應用成人自學考試成績電子檔案管理系統中的信息檢索功能，可以快速查找到需要的信息。成人自學考試成績電子檔案管理系統支持按照不同的分類標準進行信息檢索，例如按照學生姓名進行檢索、按照考號進行檢索、按照科目進行檢索等，所以信息檢索效率更高。

2、拷貝完整檔案信息

成人自學考試成績電子檔案是一個電子文件，它可以拷貝到任何一臺機器上，從而實現檔案信息的完全轉移。只要系統完善、操作得當，那么電子檔案無論經過多少次的“轉手”，都可以保留其原始狀態，而避免在中途發生部分內容遺失的情況。并且，成人自學考試成績電子檔案還可以被轉換為多種格式，支持在不同終端上儲存、編輯及讀取，也可以打印成紙質文件。

3、分析人口文化程度

應用系統中海量的成人自學考試成績電子檔案信息，還可以智能化分析人口文化程度，以便于企業和組織吸納人才。

結語：綜上所述，應用成人自學考試成績電子檔案，可以快速查找檔案信息，可以拷貝完整檔案信息，還可以分析人口文化程度，但前提是要對成人自學考試成績電子檔案進行有效管理。而若想提高成人自學考試成績電子檔案的管理效果，就必須要做到完善系統建設、提高重視程度、健全管理制度及加強安全管理。

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