信息化背景下福利機構收養兒童檔案管理的信息化建設研究

席龍蘭

摘要：收養兒童檔案的管理工作是保證福利機構管理運行的重要環節，對提升福利機構的管理水平和服務質量起到關鍵作用。本文通過對信息技術在檔案工作中的重要作用進行詳細闡述，結合福利機構管理活動中收養兒童檔案的管理實際，對信息化管理模式轉型中存在的問題進行深入分析，探討科學的檔案管理創新策略，推動信息化管理體系的高效構建，提升檔案管理水平，為福利機構的高效運行提供基礎保障，為管理質量和服務水平的提升提供有效支持。

關鍵詞：福利機構;收養兒童檔案;信息化建設

一、引言

收養兒童檔案管理是保證收養兒童保障服務工作開展的重要憑證，檔案工作的科學開展對收養兒童的健康成長起到積極作用。隨著信息技術在福利機構管理運行中的廣泛運用，傳統的檔案工作模式已經不能適應社會福利工作的需求，推動信息化管理模式的科學轉型已經成為管理部門的重要任務，但是在實際的管理工作中存在著許多問題，制約著信息化管理水平的提升，需要管理部門優化管理思路，推動信息化管理體系的科學建設。

二、檔案管理信息化建設的重要性

信息化檔案管理模式的科學建設，能夠充分利用信息技術優勢，對檔案管理流程進行高效整合，實現對兒童收養各個環節的全面覆蓋，實現對相關數據資料的全面收集，提升檔案資料的全面性。同時專業信息設備和技術的運用能夠實現對紙質資料的數字化轉變，有效減少管理成本，為資料的利用環節提供基礎支持。利用信息技術對資料數據進行科學的分類整理，形成完善的資料數據庫，并能夠利用網絡途徑實現檔案資源的高效共享。[1]信息技術手段在檔案工作中的合理運用，能夠有效發揮技術優勢，對傳統的檔案服務模式進行有效的優化，提升資料數據的高效利用。

三、收養兒童檔案管理信息化建設面對的困難

收養兒童檔案涉及到各個福利機構的各個管理環節，需要保證檔案的全面性和真實性，管理難度較大，信息技術的科學運用對提升管理質量起到積極作用，但是在實際的信息化管理體系構建過程中存在著許多問題，制約著管理效果的提升。首先是基礎設施建設相對滯后，相關的專業設備設施配置不夠科學，對管理模式的轉型缺乏統籌規劃，無法實現對資源的高效整合和配置，缺乏充足的資金支持。其次是管理思路較為傳統，不能合理利用技術手段對檔案工作進行有效的優化調整，不能保證對收養兒童資料的全面收集。最后是管理隊伍的信息知識素養存在不足，不能對先進的信息技術和專業設備進行正確的運用，無法保證管理效果的提升。[2]

四、福利機構收養兒童檔案管理的信息化建設路徑

（一）優化管理思路

檔案管理部門要充分認識到信息技術的重要作用，轉變傳統的管理思路，提升主動創新意識，結合收養兒童管理活動實際情況，對管理流程進行科學優化，合理利用信息技術優勢，構建信息化管理體系，提升管理效率。要完善管理制度，對收養兒童檔案管理流程進行科學規范，對相關資料收集和整理標準進行完善，提升資料數據的真實有效，實現對信息的全面收集，為收養兒童管理工作的開展提供有效支持。[3]收養兒童的管理環節較為復雜，管理部門要根據實際的管理工作流程，對檔案工作進行針對性設計，有效適應實際管理工作需求，保證資料收集規范的高效落實。要加強對信息技術在檔案工作中的重要性的認識，對相關專業設備進行有效的運用，實現對紙質等傳統存儲形式的數字化轉變，降低管理資源投入，為資料管理和利用工作的高效開展提供有效的條件。

（二）強化基礎設施建設

福利機構要加強對信息化建設的投入力度，結合檔案工作實際進行統籌規劃，對現有的信息資源進行高效整合，對信息基礎設施進行科學配置，使相關管理工作能夠通過信息設備進行高效的執行，提升管理效率。要加強網絡環境的優化，實現對管理流程的全面覆蓋，實現管理指令和資料數據的高效傳遞。要建設完善的信息化管理平臺，實現對管理功能的高效整合，使管理人員能夠通過系統的操作實現管理工作的高效落實，能夠利用功能設計，對具體管理流程進行有效的規范，保證管理規范的高效執行。要加強網絡安全防護體系建設，有效防范網絡安全威脅的入侵，保證檔案資料的安全。要合理利用安全防護技術，對管理工作進行科學優化，利用防火墻技術，實現對系統與外界數據流通的高效監控，及時發現異常數據，進行有效的隔離處理，減少網絡安全風險。要完善安全管理制度，對管理工作流程進行科學的規范，防止因人為操作造成的安全風險。要建設完善的權限管理體系，結合具體的崗位工作，為管理人員和使用人員進行相應的權限設定，對相關操作進行全面細致的權限認證，防止越權行為的出現。

（三）優化檔案利用環節

收養兒童檔案資料的高效運用對提升收養兒童管理水平和福利機構的服務質量起到關鍵作用，管理部門要合理利用先進信息技術，對檔案利用環節進行科學優化，利用大數據技術對檢索機制進行科學優化，對使用者的需求進行有效分析，形成有效的檢索關鍵詞推送，提升檢索效率，實現對相關資料的準確定位，并利用網絡途徑實現對檔案資料的遠程調用。要優化線下檔案利用環節，對檔案流轉環節進行全面跟進，利用信息設備實現對檔案使用環節的全面記錄和管理，及時掌握檔案位置，保證檔案安全。在實體檔案利用環節，要將檔案資料實際存放位置、資料明細等內容在信息系統中進行全面錄入，能夠是使用人員借助信息設備對相關資料進行高效的定位，提升服務效果。同時要利用網絡渠道實現各個職能部門間的高效互聯，為福利機構的管理活動提供有效的參考，為收養兒童管理工作的開展提供有效支持。要加強對管理系統檔案利用模塊的功能完善，能夠提供相應的檔案查詢和下載服務，能夠根據使用者的具體權限進行相關資料的遠程利用，有效簡化檔案使用環節，提升檔案服務質量。

（四）加強隊伍建設

管理部門要加強對檔案管理隊伍建設，積極引進優秀信息技術人才，為信息化管理體系的建設和維護提供基礎保障。要加強對工作人員的專業技能培訓，結合管理工作中存在的具體問題，制定針對性的培訓策略，實現工作人員信息素養的提升。要完善考核機制，將信息知識能力作為重要的考核內容，激發工作人員的主動意識，引導其進行主動的學習提升，并將考核結果與激勵政策進行有效的結合，提升其工作積極性和責任心，為信息化建設的高效開展提供有效支持。

五、結語

收養兒童檔案管理工作的高效開展對提升福利機構的管理質量和服務水平起到積極作用，管理部門要結合收養兒童管理工作實際，轉變傳統的管理思路，合理利用信息技術對管理模式進行科學優化，提升檔案資源利用效率，推動檔案管理水平的優化。

參考文獻：

[1]頊璞. 淺談兒童福利機構收養兒童檔案信息化管理[J]. 黑龍江檔案， 2018（2）：80-80.

[2]蔡玲玲. 電子檔案管理在推進檔案信息化建設中的應用[J]. 卷宗， 2018（21）：9-9.

[3]張蕓. 關于做好兒童福利院孤殘兒童檔案工作的措施探討[J]. 行政事業資產與財務， 2019（20）：22-23.

作者單位：廣安市兒童福利院