探索事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的途徑

徐鑫

摘要：現(xiàn)如今快速發(fā)展的信息化環(huán)境之下，事業(yè)單位檔案管理工作形式在不斷轉(zhuǎn)變。目前我國(guó)電子政務(wù)建設(shè)已經(jīng)成為國(guó)家信息化建設(shè)的重點(diǎn)，所以事業(yè)單位檔案管理工作的信息化發(fā)展屬于重要的工作環(huán)節(jié)。但目前來(lái)看，事業(yè)單位檔案管理的信息化仍然處于發(fā)展階段，問(wèn)題較多。對(duì)此，探討信息化技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用有實(shí)際意義。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化;建設(shè)途徑

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要性

事業(yè)單位與普通企業(yè)的檔案管理工作相比，具有一定的獨(dú)特性，這是它隸屬于國(guó)家的性質(zhì)而決定的。人事調(diào)動(dòng)、工作紀(jì)要記錄以及發(fā)展歷程等內(nèi)容則是其工作的重點(diǎn)，這些資料都是事業(yè)單位歷史變革的見證，有著重大的意義。現(xiàn)代社會(huì)科技的快速發(fā)展，使得辦公走向自動(dòng)化、無(wú)紙化的道路，檔案的生成方式也從傳統(tǒng)的方式走向了信息化的道路，讀取的方式從人工走向了機(jī)讀。這樣的檔案管理方式與傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式有著很大區(qū)別。在未來(lái)檔案管理當(dāng)中，檔案工作人員會(huì)面臨各種各樣的檔案文件，對(duì)于信息檢索者來(lái)說(shuō)，無(wú)論是進(jìn)行信息決策還是開展有關(guān)的項(xiàng)目服務(wù)，這些都是可以參考的重要內(nèi)容[1]。所以，積極創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理的方式方法，深入數(shù)字化、信息化的應(yīng)用手段，推進(jìn)檔案信息化管理工作，更有助于實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化、效率的提升，對(duì)于實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展大有裨益。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)途徑

（一）加大對(duì)事業(yè)單位檔案管理的資金投入

不管是工程項(xiàng)目還是公司管理部門，順利進(jìn)行的原因都是每個(gè)部門都投入了大量的人力、物力和財(cái)力，事業(yè)單位中的文件管理也是如此。為了能夠及時(shí)更新舊設(shè)備并有足夠的資金來(lái)引進(jìn)高新技術(shù)，必須增加文件管理方面的資本投資。首先，在有關(guān)部門的大力支持下，事業(yè)單位可以積極引進(jìn)現(xiàn)代化的管理設(shè)備，取代原來(lái)的計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)和其他文件管理所需的材料。但是，應(yīng)注意的是，更換設(shè)備后，人員應(yīng)保存原始數(shù)據(jù)并將其傳輸?shù)叫略O(shè)備中，以進(jìn)行有效的分類和集成[2]。其次，為了確保所收集文件的安全性和機(jī)密性，還應(yīng)建立完整的安全保護(hù)系統(tǒng)，以確保文件信息不會(huì)丟失，從而確保信息的安全性、完整性和有效性。

（二）制定檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

制定檔案管理標(biāo)準(zhǔn)是事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的首要工作。首先，應(yīng)制定具有針對(duì)化的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)體系，在管理架構(gòu)上，應(yīng)保證檔案管理具有高度統(tǒng)一性特點(diǎn)，避免有分散管理、多頭保管、各自操作等情況出現(xiàn)。還應(yīng)做好領(lǐng)導(dǎo)管理工作，對(duì)組長(zhǎng)、負(fù)責(zé)人進(jìn)行有效安排。其次，應(yīng)對(duì)資源進(jìn)行有效整合，完成可操作檔案共享標(biāo)準(zhǔn)體系構(gòu)建工作，保證文書檔案網(wǎng)絡(luò)共享平臺(tái)可以得到有效運(yùn)行，保證查詢快捷性、歸檔安全性、機(jī)關(guān)工作高效性。

（三）完善檔案管理制度

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作開展中，完善檔案管理制度是工作順利開展的重要保證。首先，事業(yè)單位應(yīng)構(gòu)建層層負(fù)責(zé)制度，并成立專業(yè)領(lǐng)導(dǎo)小組，保證檔案管理信息化建設(shè)具有專人專崗特點(diǎn)。其次，事業(yè)單位應(yīng)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)制定長(zhǎng)期規(guī)劃與長(zhǎng)期目標(biāo)，具體應(yīng)涵蓋在線接收、在線移交、在線查詢、在線鑒定等多種內(nèi)容，讓政務(wù)內(nèi)網(wǎng)、檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)得到有效對(duì)接，讓安全防護(hù)防泄密問(wèn)題、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)攻關(guān)問(wèn)題、數(shù)據(jù)格式統(tǒng)一問(wèn)題得到有效解決。最后，需要對(duì)權(quán)利義務(wù)制度予以明晰化處理，保證工作開展有序性與工作流程明確性[3]。

（四）構(gòu)建良好運(yùn)行程序

在事業(yè)單位中，為讓良好運(yùn)行程序得以構(gòu)建，首先，應(yīng)結(jié)合檔案信息化建設(shè)工作實(shí)際需求，對(duì)檔案電子文件裝訂方式、存儲(chǔ)格式、管理架構(gòu)以及人員專業(yè)技術(shù)進(jìn)行全面分析，對(duì)工作流程進(jìn)行有效完善，保證管理、保管、移交統(tǒng)一性。其次，應(yīng)保證在職人員、離職人員對(duì)保密責(zé)任予以嚴(yán)格履行，避免有涉密文件泄露情況產(chǎn)生。最后，應(yīng)嚴(yán)格管理涉密檔案，可以對(duì)此類檔案進(jìn)行登記目錄，開展備案?jìng)洳楣ぷ鳎媪私猱?dāng)前檔案管理情況。

（五）提升人才素質(zhì)水平

（1）強(qiáng)化人員培訓(xùn)

強(qiáng)化人員培訓(xùn)是提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作人員素質(zhì)水平的重要方法，是讓信息化人才短板得以彌補(bǔ)的重要舉措。在具體工作開展中，應(yīng)對(duì)培訓(xùn)力度予以增大，一方面應(yīng)保證培訓(xùn)人員全面，確保檔案部門工作人員可以全部到位;另一方面應(yīng)保證培訓(xùn)方式多元性，對(duì)講座培訓(xùn)方式、互聯(lián)網(wǎng)培訓(xùn)方式、模擬實(shí)踐培訓(xùn)方式予以綜合采用，保證培訓(xùn)工作開展效果。

（2）加強(qiáng)交流鍛煉

事業(yè)單位應(yīng)對(duì)檔案管理工作人員定期組織交流學(xué)習(xí)活動(dòng)與進(jìn)修學(xué)習(xí)活動(dòng)，讓檔案管理工作人員在學(xué)習(xí)中提升自身的能力素質(zhì)水平，讓人員工作態(tài)度變得更為端正，進(jìn)而為檔案信息化建設(shè)管理工作高質(zhì)量開展提供人力支持。值得注意的是，檔案管理工作人員自身也應(yīng)積極樹立終身學(xué)習(xí)理念、自主學(xué)習(xí)意識(shí)，根據(jù)單位需求，及時(shí)學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)硬件維護(hù)知識(shí)、軟件應(yīng)用技能，讓平臺(tái)應(yīng)用、維護(hù)、管理工作開展有效性得以提升。

（六）加強(qiáng)館藏紙質(zhì)檔案的數(shù)字化建設(shè)

傳統(tǒng)的檔案管理形式主要是保留已登記檔案信息的記錄，將其分類為紙質(zhì)檔案，并進(jìn)行館藏管理。如今，現(xiàn)代技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域的使用為人們的生活帶來(lái)了極大的方便。事業(yè)單位的文件管理應(yīng)逐步將文件轉(zhuǎn)換為某種形式的數(shù)字信息，數(shù)字處理不僅可以促進(jìn)文件的組織和存儲(chǔ)，而且可以成為創(chuàng)建文件信息的主要因素。首先，該部門的文件管理人員應(yīng)根據(jù)各種類型和部門的數(shù)據(jù)信息以及分類返回的文件信息的準(zhǔn)確性進(jìn)一步對(duì)現(xiàn)有的紙質(zhì)文件進(jìn)行分類[4]。其次，執(zhí)行數(shù)字處理以避免將來(lái)由于時(shí)間和空間的變化而造成的存檔信息丟失，從而不能保證存檔信息的完整性。

（七）加強(qiáng)信息安全防護(hù)

在檔案管理信息化建設(shè)背景下，檔案管理工作開展效率迅速提高、耗時(shí)大幅縮短，但與此同時(shí)，檔案信息資源安全問(wèn)題也變得更為嚴(yán)峻。所以，事業(yè)單位在檔案管理信息化建設(shè)工作中，需要對(duì)信息安全防護(hù)工作開展力度予以加強(qiáng)。首先，事業(yè)單位需要增強(qiáng)管理工作人員安全意識(shí)，讓工作人員嚴(yán)格開展檔案資源信息安全鑒定工作，讓檔案開放范圍以及安全保密程度得以明確化處理，讓檔案安全管理工作開展有效性得以提升。其次，事業(yè)單位應(yīng)開展檔案資源存儲(chǔ)殺毒工作，應(yīng)在實(shí)際情況基礎(chǔ)上，裝設(shè)殺毒軟件以及防火墻，并對(duì)硬件設(shè)備、軟件設(shè)備開展定期升級(jí)維護(hù)工作。最后，在信息化檔案建設(shè)中，需要對(duì)數(shù)據(jù)備份功能、數(shù)據(jù)恢復(fù)功能予以全面應(yīng)用，確保檔案數(shù)據(jù)信息安全防護(hù)工作開展綜合性，值得注意的是，事業(yè)單位應(yīng)在安全防護(hù)工作開展中全面結(jié)合實(shí)際情況，讓自身優(yōu)勢(shì)得到充分發(fā)揮，完成安全風(fēng)險(xiǎn)與安全問(wèn)題的監(jiān)控工作、識(shí)別工作、處理工作與報(bào)告工作，讓檔案資源管理工作更具綜合性特點(diǎn)。

總之，今后仍需要進(jìn)一步探討事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展方向以及技術(shù)創(chuàng)新需求，做好信息化建設(shè)，并以積極建設(shè)信息化檔案模式作為基礎(chǔ)，持續(xù)完善和優(yōu)化檔案的管理技術(shù)水平，促使事業(yè)單位檔案管理工作實(shí)效性持續(xù)提高，從而提高事業(yè)單位檔案管理的意義和社會(huì)價(jià)值。

參考文獻(xiàn)：

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[3]李啟紅.探討行政事業(yè)單位大數(shù)據(jù)時(shí)代信息檔案管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（02）：80.

[4]魏峰.事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新路徑探索[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019（02）：26-27.