通信工程施工檔案管理要點(diǎn)

摘要：通信工程施工過(guò)程中涉及的所有文檔均是工程進(jìn)度、質(zhì)量等得到保證的基本要素。文檔填寫(xiě)必須做到完整、準(zhǔn)確、及時(shí)。要求每道工序的負(fù)責(zé)人現(xiàn)場(chǎng)認(rèn)真填寫(xiě)相關(guān)表格并簽名，所有文檔最后由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人確認(rèn)后歸檔。施工流程中要求上報(bào)建設(shè)單位的所有文檔由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人存檔后上報(bào)給建設(shè)單位。竣工資料相關(guān)原始資料由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人送交區(qū)域后勤組整理出版竣工資料。通過(guò)完善的文件管理系統(tǒng)，與客戶(hù)保持良好、暢通的溝通，為完成項(xiàng)目目標(biāo)提供可靠的保障。

關(guān)鍵詞：通信工程;文檔歸檔;可靠保障

一、文件資料的收集

工程項(xiàng)目部設(shè)專(zhuān)人負(fù)責(zé)工程資料、文件的管理，在施工中隨時(shí)做到原始資料的積累、保管、整理，將真實(shí)、準(zhǔn)確的各項(xiàng)測(cè)試記錄，隱蔽工程記錄、各項(xiàng)檢驗(yàn)記錄按合同要求交給業(yè)主。為了確保項(xiàng)目工程竣工資料規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，符合檔案的完整、準(zhǔn)確及系統(tǒng)性，避免各材料廠家檔案各行其是，將根據(jù)業(yè)主單位有關(guān)要求，做到工程竣工時(shí)，能夠提交清晰規(guī)范的設(shè)備技術(shù)資料和正確無(wú)誤的竣工圖紙的竣工資料。

項(xiàng)目文件材料的收集是隨著工程的進(jìn)展同步形成，工程項(xiàng)目部文件管理員以項(xiàng)目形成的程序和有機(jī)聯(lián)系積累起來(lái)，在各分項(xiàng)項(xiàng)目告一段落后按時(shí)間節(jié)點(diǎn)及時(shí)鑒定、整理、做好預(yù)立卷。對(duì)收集的材料逐件審核分類(lèi)、整理、檢查填寫(xiě)內(nèi)容是否準(zhǔn)確、清晰，簽章手續(xù)是否完備，并可按歸檔內(nèi)容進(jìn)行整理、剔除重復(fù)件、補(bǔ)齊缺件。項(xiàng)目總工程師負(fù)責(zé)竣工文件、圖紙的最后審定工作。

二、文件資料的歸檔

根據(jù)工程檔案工作經(jīng)驗(yàn)，草擬本工程檔案實(shí)施方案，向業(yè)主單位提供的竣工文件資料和在施工安裝過(guò)程中形成的原始資料（不限于此）。

（一）竣工文件資料

招投標(biāo)文件材料、設(shè)計(jì)文件材料、入庫(kù)檢驗(yàn)文件材料、施工管理文件材料、聯(lián)調(diào)測(cè)試文件材料、竣工文件材料、隱蔽工程材料、竣工圖等。

（二）歸檔與管理

工程資料與施工圖紙是對(duì)工程項(xiàng)目的施工過(guò)程中具有指導(dǎo)和現(xiàn)實(shí)意義并對(duì)竣工后業(yè)主對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)具有重要指導(dǎo)和參考作用的圖樣、圖表、文字材料、計(jì)算數(shù)據(jù)及膠卷、照片、錄音等，按照科技資料、施工圖紙的歸檔制度進(jìn)行歸檔保存的文件材料。按照招標(biāo)書(shū)的要求和國(guó)家《檔案法》進(jìn)行文件的歸檔與管理。由業(yè)主或駐地監(jiān)理工程師所提供的圖紙、規(guī)范和其它文件未經(jīng)駐地監(jiān)理工程師許可，不得轉(zhuǎn)給第三方。

工程項(xiàng)目完全竣工后，由項(xiàng)目總工程師將全部資料交文整人員，由文整人員按照資料的形成要求，整理裝盒交檔案室。檔案管理部門(mén)，對(duì)接收的工程檔案，應(yīng)及時(shí)地登記和整理，按照專(zhuān)業(yè)工作的特點(diǎn)，遵循項(xiàng)目工程工作的程序和文件、資料的形成規(guī)律，進(jìn)行分類(lèi)和編號(hào)。

三、文件資料的交付

（一）總體要求

向業(yè)主提交一式二份竣工文件。提供所有與工程有關(guān)的文件。基于合同要求、設(shè)計(jì)圖紙以及其他有關(guān)的特別制定的標(biāo)準(zhǔn)或業(yè)主所確認(rèn)的文件，組織并完成用于工程的手冊(cè)和技術(shù)文件。提供的技術(shù)文件還包括非國(guó)標(biāo)但經(jīng)雙方確認(rèn)的企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或其他標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)所提供的全部文件的正確性、完備性和及時(shí)性負(fù)完全責(zé)任。

（二）材料出廠前文件的應(yīng)付

將所有有關(guān)材料的文件（包括（但不限于）涉及設(shè)計(jì)、工程、檢測(cè)（含測(cè)試報(bào)告）、各類(lèi)合格證、質(zhì)保書(shū)許可證等交付齊全。對(duì)此前已經(jīng)提供并獲得業(yè)主確認(rèn)的許可證、入網(wǎng)證以及有關(guān)權(quán)威部門(mén)的測(cè)試報(bào)告等所有相關(guān)文件，也將在此時(shí)一并提供。

（三）竣工文件

提交的驗(yàn)收文件中應(yīng)包括驗(yàn)收內(nèi)容、驗(yàn)收程序、驗(yàn)收指標(biāo)（標(biāo)準(zhǔn)）及驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，將在規(guī)定時(shí)間內(nèi)向業(yè)主提交符合業(yè)主要求的竣文件。

四、文件資料質(zhì)量保證措施

目前工程資料管理存在問(wèn)題有：

（1）技術(shù)資料不完整，缺項(xiàng)的問(wèn)題。

（2）工程資料填寫(xiě)不規(guī)范，不完整的問(wèn)題。

（3）裝訂問(wèn)題 。

針對(duì)以上問(wèn)題有以下的具體解決方法。

（一）做好工程開(kāi)工前的準(zhǔn)備工作

（1）熟悉施工圖紙，提出疑問(wèn)并解決工程開(kāi)工前的準(zhǔn)備是最重要的，首先熟悉設(shè)計(jì)施工圖、設(shè)計(jì)說(shuō)明，從事不同的工作就從不同的角度去看，抓住重點(diǎn)。

（2）填寫(xiě)和準(zhǔn)備工程開(kāi)工必備的資料。填寫(xiě)建筑工程施工安全開(kāi)工條件驗(yàn)評(píng)表、建筑工程文明施工開(kāi)工條件驗(yàn)評(píng)表、工程質(zhì)量保證體系審查表、開(kāi)工報(bào)告、見(jiàn)證取樣計(jì)劃表、施工組織設(shè)計(jì)、安全施工組織設(shè)計(jì)，資料準(zhǔn)備齊全后就找相關(guān)單位辦理簽字、蓋章、審核的手續(xù)。

（3）分類(lèi)存放各種資料。為便于日后竣工資料的整理，在平日的資料收集過(guò)程中就按照工程資料管理規(guī)范的工程竣工資料檢查清單順序分類(lèi)歸檔;對(duì)于施工中與業(yè)主、監(jiān)理等相關(guān)單位的來(lái)往資料雖不歸檔，也應(yīng)分類(lèi)整理;對(duì)于用于施工中的各種表格分編號(hào)、單位放好，便于使用時(shí)拿取。工程資料分為施工技術(shù)管理材料、工程質(zhì)量保證材料、工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定材料和竣工圖四部分。

（二）工程開(kāi)工后應(yīng)著手的工作

開(kāi)工同時(shí)可進(jìn)行的收集工作。將工程預(yù)算、工程設(shè)計(jì)圖、圖紙會(huì)審記錄、技術(shù)交底記錄，與開(kāi)工報(bào)告、施工組織實(shí)施方案、施工許可證一起歸檔。

（三）施工過(guò)程中收集和填報(bào)資料的注意事項(xiàng)

（1）收集材料質(zhì)量證明文件。在施工過(guò)程中不斷會(huì)購(gòu)進(jìn)各種材料，就需要收集每種材料的出廠合格證及有效的檢測(cè)報(bào)告，必須是原件。有效證件的時(shí)間、數(shù)量及品種規(guī)格必須與材料進(jìn)場(chǎng)的時(shí)間相符。

（2）填報(bào)資料。對(duì)于質(zhì)檢資料的填報(bào)需填寫(xiě)監(jiān)理規(guī)范用表，書(shū)寫(xiě)要求規(guī)范，不能涂改，采用耐久性強(qiáng)的書(shū)寫(xiě)材料，如碳素墨水，或現(xiàn)在常用的中性筆。監(jiān)理表格一般一式三份、隱蔽記錄與工序表格一式兩份。按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的相應(yīng)工序驗(yàn)收內(nèi)容填寫(xiě)表格，不同的監(jiān)理對(duì)資料的要求不完全一樣，填寫(xiě)報(bào)驗(yàn)資料前應(yīng)積極與監(jiān)理溝通，達(dá)成一致后填寫(xiě)。

（3）收集測(cè)試方案及測(cè)試報(bào)告。試方案及測(cè)試報(bào)告是工程資料的重要組成部分，屬工程質(zhì)量保證材料，測(cè)試完成后的測(cè)試報(bào)告應(yīng)收集完整，跟資料中的施工記錄等相符合，工程中的大多數(shù)資料都相互聯(lián)系，不僅相符，匯總和評(píng)定記錄也需要根據(jù)測(cè)試報(bào)告進(jìn)行填寫(xiě)。

（四）工程接近尾聲時(shí)可提前進(jìn)行的竣工資料整理工作

（1）匯總資料。檢查報(bào)驗(yàn)資料中有無(wú)報(bào)漏、書(shū)寫(xiě)錯(cuò)誤等情況;將所有工程質(zhì)量評(píng)定表匯總并計(jì)算填寫(xiě)工程質(zhì)量評(píng)定匯總表，將工程中的質(zhì)量問(wèn)題在本表中反映，完成后需監(jiān)理及業(yè)主方的簽字蓋章手續(xù)。將所有施工技術(shù)、質(zhì)量保證、評(píng)定資料和竣工圖按質(zhì)量管理規(guī)范順序整理、匯總到一起。

（2）竣工圖的編制要求。竣工圖應(yīng)畫(huà)出所有變更內(nèi)容，如實(shí)反映竣工后的現(xiàn)狀，道路所處地段若有大型設(shè)施的也須標(biāo)注，完成后加蓋竣工圖章，簽字手續(xù)完備。

（3）工程竣工后的資料收集工作

填寫(xiě)工程竣工報(bào)告、工程交工驗(yàn)收證書(shū)和質(zhì)量保修書(shū)，必須是原件，簽字、蓋章手續(xù)完備。竣工驗(yàn)收會(huì)議結(jié)束后將竣工會(huì)議記錄放入竣工資料中，就基本是一套完整的工程竣工資料了。

參考文獻(xiàn)：

[1]蔡龍輝，章純.淺談通信建設(shè)工程監(jiān)理檔案的管理[J].數(shù)字通信世界，2016（2）.

作者簡(jiǎn)介：

肖志鋒，武漢虹信技術(shù)服務(wù)有限責(zé)任公司。