檔案序列在無線電監測站的作用與措施

段德榮

摘要：實現檔案序列管理非常重要，但是目前檔案在序列管理過程中面臨許多問題。使用檔案序列化存儲可以有效解決這些問題。基于筆者多年的從業經驗，本文介紹了無線電監測站的檔案序列管理。

關鍵詞：檔案序列;無線電監測站;作用;措施

一、引言

實現檔案序列管理是必然趨勢。然而，就我國當前的檔案序列管理而言，仍然存在許多問題，這些問題主要集中檔案序列管理的實現之后。一些文件是零散的，而且信息混亂，不可能對這些檔案的線索進行分類，因此無法設置這些數據結構。以這種方式不可能有效地組織而且信息混亂。例如，在某些無線電監測的檔案庫中，許多檔案在邏輯上是緊密相連的，但實際上存儲在不同的位置，這種檔案結構不利于檔案的合理計劃和管理。

二、檔案序列管理概述

所謂的檔案管理工作是有效整合一些分散的檔案信息，對各種類型的檔案數據信息進行匯總和分類，并根據檔??案類別將檔案存儲在相應的檔案庫中。為此，相關檔案管理人員必須根據他們的管理經驗和專業知識，通過明確檔案管理工作的具體情況，采取合理的方法對檔案進行科學的連續管理。為了使檔案管理業務更加規范和系統化，以滿足社會發展的需要，有必要完善檔案的科學連續存儲模型，同時建立更加具體的檔案科學連續存儲計劃。由于對標記的字符進行了合理的分析，清楚地掌握了方案中每個字符的深層含義，并且通過掃描字符來記錄文件入口，可以通過文件入口查詢相應文件的具體存儲位置，進行確認。這很方便、使用和參考檔案。這些檔案的科學序列管理方法主要體現在以下示例中。

無線電監測站檔案中的前12個條目被視為一系列數字，即135571409901。除非描述此數字序列（實際上代表一個名稱代碼），否則很難確切地理解該數字序列的含義。這一串數字實際上指的就是姓名代碼，無線電監測站對于通用姓名的代碼收集了很多人名中經常使用的漢字，每4位數字代表一個漢字，并且在對名稱進行序列化之后，可以將不同的名稱從漢字轉換為數字，以形成關聯的字符串。保存無線電監測站每個檔案時，的前12個項目均設置有相關名稱，因此，每當需要搜索和管理無線電監測站檔案時，只需搜索該數字字符串即可找到該文件。可以通過這種方式標準化檔案的內容，但是必須嚴格規定，每個序列化的無線電監測站檔案記錄都應設置在固定的位置，也可以將其設置為其他類型的檔案信息。其名稱代碼解決了無線電監測站檔案管理問題，可以通過簡單的字符串管理大量無線電監測站檔案信息，這是檔案管理的科學序列化方法。

檔案科學序列的管理具有一定的應用優勢，但是在開發過程中存在一定的挑戰。這個問題主要表現在三個方面：第一個方面是檔案本身具有難以調節的特征。不同區域的不同類型的檔案在序列長度設置中很難保持相同狀態，這極大地阻礙了檔案的檢索。其次，沒有針對檔案序列化標準的整合計劃，修改難度較大，合理的標準使存檔者很難使用相同的方法在全國范圍內序列化存檔。第三個方面是，在中國檔案的科學序列管理中，搜索工具并不完善，領先于檔案。從科學上講，不可能對檔案進行合理的序列化管理。檔案包含大量的信息數據，這對于信息數據分析非常有價值，并且可以使用序列化管理方法按順序進行排序，以便合理地分析檔案中包含的豐富信息數據。歸檔信息序列化后，歸檔專家可以直接分析和研究其特征，然后使用現有的序列分析算法深入挖掘其含義并獲得現有值。

三、優化措施

（一）提高檔案人員的素質

無線電監測站應注意提高文件管理人員的素質。首先，有必要建立一個學習型組織，使檔案管理人員的素質和技能適應現代檔案管理的發展要求。其次，檔案管理部門要不斷提高檔案管理人員的專業素質，結合教育和自學來激活檔案。管理人員在保留檔案管理理論方面的專業知識的同時，繼續提高他們的專業素質。隨著辦公自動化的出現和檔案信息結構的發展，除檔案管理方面的專業知識外，檔案管理人員還需要計算機、外語、管理等方面的基礎知識，同時還要執行常用的數據庫和搜索語言。除了檔案服務軟件培訓之外，檔案管理人員還可以通過學習廣泛的專業知識，擴展他們的知識水平并不斷提高他們的綜合素質來在檔案管理中做好工作。

（二）無線電監測站的數據檔案序列

在使用無線電監測站的過程中，有許多構成大量重要檔案的環節。首先，我們每年對無線電監測站進行一次年度審查。在評審過程中，相關檢查部門在掌握無線電監測站的頻占費收繳情況以及審驗電臺的執照，在經嚴格審查時，需要相關部門填寫審核表，形成年審檔案。其次，無線電監測站必須提交所用設備及其批準參數的信息。按照檢查程序，提交申請報告，然后進行設備驗收，并完善驗收設備模型。在檢查過程中，要按照規定，改變相應的電磁環境，改善數據庫配置，確保無線電監測站檔案序列的使用質量。必須正確管理這些過程中顯示的檔案信息。第三，為了在無線電監測站管理部門的許可到期之前向相關部門申請續簽，必須提前一個月向該部門申請，并有足夠的時間讓電臺建立部門準備并提交該申請。數據檔案交給相關部門并討論工作。

（三）無線電臺站的注銷資料

如果無線電監測站已停用或被撤銷，則該監測站的管理人員必須向相應部門提供許可證，并提供相應的設備處理狀態，然后再停用許可證。無線電監測站也將通知無線電停用單位電臺撤銷情況，相關檔案管理人員必須記錄此過程并密封檔案。每天整理無線電監測站數據也很重要。在無線電監測站，必須由專門的人員對無線電監測站的檔案進行處理和分類，并根據這些檔案對信息進行分類和綁定，并列出詳細的無線電監測站檔案目錄以方便參考。

四、結論

無線電監測站在日常工作中應注意各種臺站數據的形成和積累，按照標準化和標準化要求進行科學分類和分類，統一管理全市范圍內的電臺檔案，實現有效利用。通過多種渠道、多種方式加強廣播電臺檔案的宣傳，加強檔案管理人員的建立，充分發揮檔案人員的主體作用，轉變服務觀念，擴大服務范圍。這樣無線電監測站檔案管理才能更加規范化，才能更好地為經濟和社會發展服務。

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