淺談新時期如何做好事業(yè)單位檔案管理工作

李影

【摘要】隨著現(xiàn)代社會的快速發(fā)展，在給事業(yè)單位檔案管理工作帶來發(fā)展機(jī)遇的同時，也帶來了一定的挑戰(zhàn)。事業(yè)單位檔案管理單位在新時期階段應(yīng)該準(zhǔn)確把握機(jī)遇，同時積極面對挑戰(zhàn)，通過發(fā)現(xiàn)現(xiàn)存檔案管理工作中存在的問題，進(jìn)一步結(jié)合社會實(shí)際發(fā)展情況進(jìn)行管理方式的創(chuàng)新，提高檔案服務(wù)水平，進(jìn)而為檔案事業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;事業(yè)單位;管理創(chuàng)新

引言

事業(yè)單位是主要社會公益作為目的的重要組織，包括學(xué)校、醫(yī)療等政府下屬機(jī)構(gòu)。在事業(yè)單位中，檔案管理是事業(yè)單位運(yùn)營管理的重要組成內(nèi)容，對事業(yè)單位的發(fā)展也會產(chǎn)生一定影響，同時對于單位內(nèi)部人員獎懲和外部人員招聘存在一定作用。隨著我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)的不斷發(fā)展并已進(jìn)入小康社會，作為我國機(jī)構(gòu)的重要組成內(nèi)容，事業(yè)單位在新時期下的發(fā)展，尤其是檔案工作管理的發(fā)展意義重大。

一、做好檔案管理工作的意義

隨著時代進(jìn)步和社會發(fā)展，傳統(tǒng)工作思想與作風(fēng)與社會進(jìn)步之間的沖突越來越嚴(yán)重。目前在事業(yè)單位中，依然存在許多問題，這些問題存在導(dǎo)致其檔案管理整體水平無法得到提升[1]，因此在新時期事業(yè)單位要對檔案管理的整體思路進(jìn)行積極的完善，這樣才能在一定程度上讓事業(yè)單位在社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中發(fā)揮出自身的作用。通過將信息化、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)合理的融入事業(yè)單位中，能進(jìn)一步促進(jìn)事業(yè)單位整體管理水平的提高，增強(qiáng)管理工作的科學(xué)性。此外，在此過程中去除存留的問題，保證檔案管理工作體系得到不斷的完善和創(chuàng)新，這對促進(jìn)事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展存在著十分重要意義。

二、目前檔案工作現(xiàn)存問題

首先，缺乏健全的監(jiān)管制度。經(jīng)調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)[2]，國家機(jī)關(guān)的管理工作中常常存在管理混亂的現(xiàn)象，檔案管理工作也因此受到影響。而且正是由于缺乏健全的監(jiān)管制度，我國事業(yè)單位管理工作也持續(xù)處于混亂的狀態(tài)。很少有人能夠嚴(yán)格按照制度辦事，導(dǎo)致工作效率難以得到提高。因此在進(jìn)行事業(yè)單位檔案管理工作時，僅僅依靠紙質(zhì)文件，不能有效發(fā)揮其約束力，管理工作也未能得到正常開展。

其次，缺乏科學(xué)的檔案管理方法。對于目前我國事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀而言，傳統(tǒng)的檔案管理制度已經(jīng)無法滿足新時期檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)需要。在目前這種落后的檔案管理技術(shù)和管理方法下，使得事業(yè)單位檔案管理工作的效率十分低下。通過檔案員進(jìn)行檔案分類、整理、保存這套檔案管理流程，不僅使得檔案管理工作成本較高，還導(dǎo)致檔案管理工作的效率和進(jìn)度相對滯后。此外，由于部分單位和工作人員缺乏對事業(yè)單位檔案管理工作的重視，從而檔案管理工作的質(zhì)量無法得到有效保障。更有部分事業(yè)單位，尚未成立專業(yè)的機(jī)構(gòu)或部門對檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)籌和安排。

第三，缺乏完善的檔案管理系統(tǒng)。除了缺乏科學(xué)的檔案管理方法之外，缺乏檔案管理系統(tǒng)也造成了檔案管理工作的混亂現(xiàn)象。具體表現(xiàn)在工作人員無法結(jié)合實(shí)際開展對應(yīng)工作。據(jù)調(diào)查，我國近八成事業(yè)單位缺乏完備的檔案管理系統(tǒng)，從而延長了檔案管理周期，甚至在檔案管理工作中存在錯誤頻出、收集效率低下等各類問題。

第四，缺乏專業(yè)的檔案管理人員。考察和分析當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作隊伍的整體素質(zhì)，事業(yè)單位檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)和工作能力還存在較大的上升空間。考察事業(yè)單位缺乏專業(yè)的檔案管理人員的基本原因，主要是沒有建立健全人才引入和篩選機(jī)制，不僅無法促進(jìn)檔案管理工作順利開展，還為接下來各類檔案管理工作埋下了安全隱患。

三、事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化策略

（一）積極引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備

為保證事業(yè)單位的檔案管理工作順利進(jìn)行，需要投入相當(dāng)一部分資金，購買更多先進(jìn)的設(shè)備，引入先進(jìn)的管理技術(shù)，同時引入配套設(shè)施。在此之外，通過新設(shè)備新技術(shù)的引進(jìn)，全面提高相關(guān)部門的工作效率和工作的質(zhì)量，使其讓有關(guān)部門和單位相互連接和溝通，最終才能更加全面地實(shí)現(xiàn)電子檔案得到建設(shè)工作，管理人員還要對信息的管控能力進(jìn)行全面提升，以及對檔案的使用方式進(jìn)行創(chuàng)新。

（二）優(yōu)化檔案管理信息化的規(guī)劃

事業(yè)單位對檔案進(jìn)行管理時，要對檔案信息化管理的規(guī)劃有著明確的認(rèn)識，并且要為檔案信息化管理提供可靠的實(shí)施方案，為檔案管理指明方向，從而凸顯出檔案管理的效果。此外，事業(yè)單位在對自身的發(fā)展特征以及發(fā)展目標(biāo)進(jìn)行分析之后，要合理的規(guī)劃信息化發(fā)展的需求，在明確檔案管理技術(shù)的基礎(chǔ)之上完善檔案管理，從而推動檔案信息化建設(shè)的開展。

（三）加強(qiáng)檔案的組織管理

檔案管理工作涉及到大量的信息和文件資料，尤其是在大數(shù)據(jù)背景下，傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理模式受到嚴(yán)重的沖擊，為了更好的順應(yīng)檔案事業(yè)的發(fā)展需求，需要加強(qiáng)組織管理才能完成好這項工作。這就要求事業(yè)單位檔案管理部門能夠充分發(fā)揮現(xiàn)代技術(shù)的作用，對事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)行合理的分工，建立專業(yè)的組織領(lǐng)導(dǎo)小組，統(tǒng)一制定事業(yè)單位檔案管理的規(guī)章制度，要求各個環(huán)節(jié)的工作人員都能按照規(guī)定的流程辦事，及時的進(jìn)行資料的歸類和處理，以此來有效提高檔案管理工作的水平。

（四）創(chuàng)新檔案管理方式

新時期事業(yè)單位檔案管理工作開展過程中，必須要進(jìn)一步創(chuàng)新檔案管理方式。了解檔案管理工作的重要性，以及管理者與管理對象之間的密切聯(lián)系，從而有效增強(qiáng)管理人員的管理意識。有效借助現(xiàn)代信息技術(shù)的支持，進(jìn)一步降低檔案信息管理工作的難度，從而更好的促進(jìn)管理工作的正常運(yùn)行。

四、結(jié)語

綜上所述，隨著新時期事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展，檔案管理過程中的問題不斷突顯，為了更好的規(guī)范管理行為，有效提高事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量和水平，就必須打破傳統(tǒng)檔案管理模式的束縛，結(jié)合時代發(fā)展的需求，有效解決事業(yè)單位檔案管理工作中的理論和實(shí)踐問題。從而針對性的提出創(chuàng)新措施，有效提高管理人員的專業(yè)化水平，進(jìn)一步完善管理體制，促進(jìn)信息的有效溝通，充分發(fā)揮事業(yè)單位檔案管理工作的作用，更好的為現(xiàn)代化社會服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1] 王曉燕. 新時期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路的思考 [J]. 科技創(chuàng)新導(dǎo)報 ，2019， 16（35）：190+192.

[2] 陳偉華. 大數(shù)據(jù)時代事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新思考 [J]. 城建檔案 ，2019， 99（06）：74-75.

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