檔案數字化建設在企業管理中的應用研究

劉虹

摘要：在企業的管理工作中，檔案數字化建設的有效應用，不僅能夠為企業戰略的決策與發展提供有力支持，也能夠使企業管理水平得到有效提升，特別是在信息化技術快速發展的如今，檔案數字化建設的重要作用愈發顯著。但由于受到各方面因素的影響，部分企業在利用檔案數字化建設進行企業管理的過程中，仍存在很多問題，這對于企業管理工作而言，是極其不利的。基于此，本文通過研究當前檔案數字化建設在企業管理中的應用問題，對其優化策略進行了初步探討。

關鍵詞：檔案;數字化建設;企業管理;應用問題;優化策略

一、當前檔案數字化建設在企業管理中的應用問題

（一） 數字化建設較為落后

在當前的企業管理工作中，由于受到傳統思維模式和思想觀念的約束和影響，部分企業并沒有給予檔案數字化建設足夠的重視度，也沒有加大對其的認識力度，所以就使得檔案的數字化管理愈發的趨近于普通的資料管理工作，進而無法滿足當前市場和社會的發展需求。另外，由于部分企業管理人員在構建數字化檔案管理系統的過程中，仍停留在檔案數字化建設的初期階段，所以在檔案的管理方法和管理理念方面，比較落后，并且在檔案的數字化管理方面，也缺乏整體的管理意識[1]。再加上相關管理制度體系的不完善，就導致檔案的數字化建設愈發滯后。因此對于企業整體的管理工作而言，是非常不利的。

（二）保密性技術的應用過于薄弱

對于檔案本身而言，其作為企業發展過程中的重要組成部分，不僅是各種信息資源的來源地，更是涵蓋大量商業機密和職工私人信息的重要基地，所以在網絡開放程度愈發擴大的信息化和數字化背景下，很容易因各種因素的影響，對企業檔案數據的安全性造成嚴重威脅，進而影響企業整體的管理工作。比如，在部分企業對檔案進行數字化管理的過程中，由于相關管理人員并不具備較強的安全保密意識，也不具備較為完善的保密制度和管理機制，所以便出現了操作不當以及操作失誤的情況，進而造成了檔案泄露、檔案被破壞等不同程度的安全問題。另外，檔案數字化建設下，黑客和病毒的入侵，也是導致檔案數據庫出現安全問題的主要因素之一，若是沒有及時解決，必然會造成檔案信息泄露、檔案數據被篡改等不良現象，進而影響企業管理工作的有效開展，同時也會給企業帶來嚴重損失[2]。

（三）人員素質過低

近年來，隨著數字化建設發展的愈發迅速，企業管理中的檔案管理工作已經從原本的紙質形式，轉變為了電子信息的數字化形式，這不僅對傳統的檔案管理模式和管理方法產生了巨大沖擊，更是對相關管理人員提出了更加嚴格的管理要求，同時也給企業的管理工作帶來了巨大挑戰。在此情況下，企業檔案的相關管理人員不僅要具備最基礎的專業知識，更要對信息技術、計算機技術等數字化技術的操作與應用進行了解及掌握，進而保證數字化檔案的安全性與可靠性。但就現階段而言，部分企業并沒有加大對此方面的重視力度，也沒有加大對人員在技術與知識方面的培訓力度，所以就導致數字化檔案管理人員的綜合素質普遍偏低，進而影響了企業管理工作的實施與落實。

二、檔案數字化建設在企業管理應用中的優化策略

（一）構建與落實管理體系

在企業的管理工作中，檔案的管理比較復雜，也比較鎖碎。特別是在數字化建設下，要想在保證檔案管理質量與水平的同時，更好的發揮檔案管理的實質性作用，就必須要加大對檔案管理數字化建設的重視力度，并根據實際情況結合自身的發展需求，對相應的管理制度進行構建及完善，進而保障檔案管理工作及企業管理工作的穩定進行。另外，在對檔案進行數字化管理的過程中，企業也應加大對現代化技術手段的應用力度，并從外部引進先進的數字化技術和計算機設備，投入使用，進而為檔案的數字化建設提供可靠的物質基礎與高質量的技術支持。期間，企業也應強化對檔案管理數字化建設的宣傳與協調工作，并通過引起企業管理層領導的高度重視，提高各部門員工對于此項工作的重視力度與配合力度，進而提升檔案的數字化管理水平，推動企業管理工作的順利進行。

（二）強化數字化建設與安全防護體系

企業在開展檔案的管理工作時，除了要構建和落實相應的管理體系，還應注重檔案信息數字化建設的強化，和檔案信息資源的網絡共享，并予以實現，只有這樣，才能通過不斷的數字化與信息化發展，實現對企業的檔案資源利用效率的有效提升，進而在提高檔案數字化建設與管理水平的同時，保證企業整體管理工作的順利進行。首先，企業應結合實際情況充分利用各種先進的信息軟件和數字化技術，對檔案管理工作中與立卷、歸檔等內容有關的檔案資料數據庫進行構建與完善，并在企業內部的局域網中提供檔案的查詢服務，以實現對企業各項檔案資源的實時查詢，進而為企業檔案管理人員提供更加優質的管理服務[3]。其次，企業應根據當前市場的發展需求，對相應的網絡運行機制進行合理構建，并通過互聯網，實現對檔案信息數字化資源的合理共享，進而推動檔案管理工作及企業管理工作的實施與落實。最后，企業應從以下幾方面對檔案數字化管理的安全和高效防護體系進行構建及完善：一，企業應不斷的提高自身對于檔案數字化建設與管理的防護技術水平，并以此來保障檔案信息的安全性和可靠性。二，企業應結合實際需求對檔案信息的安全管理制度進行合理構建，并通過設置加密權限、查閱權限等手段對機密檔案信息的相關保密制度進行優化，以避免造成檔案信息泄露等安全問題，進而為檔案管理工作及企業管理工作的有效落實提供保障。三，企業應建立檔案信息及其相關數據的審計機制與傳播機制，并在此基礎上加大對檔案數據使用情況的監控力度，進而減少因檔案信息泄露而造成的企業損失。

（三）提高人員素質

首先，企業應根據自身的發展需求，定期利用講座或是開會的形式對相關檔案管理人員開展與專業技能和職業素養有關的培訓工作，并保證所有人員都能夠具備較強的管理能力和較高的職業素質，進而為檔案數字化建設質量及企業管理水平的有效提升提供保障[4]。其次，企業應不斷的從外部引進專業能力較強、綜合素質較高以及數字化技術應用較為熟練的復合型應用人才，并組建成為一支高質量的管理團隊，同時也要通過不斷優化，提高管理團隊的整體實力，進而推動檔案數字化建設與企業管理工作的有序進行。

三、結語

近年來，隨著信息化技術發展的愈發迅速，數字化技術受到了各個行業以及各個領域的高度重視。特別是在企業管理中的檔案管理工作中，數字化技術的應用已經實現了大范圍覆蓋。但在當前的市場環境中，檔案數字化建設的普及與應用，雖然能夠在一定程度上提高企業檔案的數字化管理水平，卻也給企業的管理工作帶來了一定的挑戰。為此，本文對檔案數字化建設在企業管理中的應用進行了簡要討論。

參考文獻：

[1]陳慧，羅慧玉，王曉曉，張凱.數字化轉型背景下企業檔案創新管理探究[J].知識管理論壇，2020，5（03）：147-158.

[2]王義. 數字化背景下的企業會計檔案管理研究[D].吉林大學，2012.

[3]陳松梅.企業檔案數字化建設路徑探索與分析[J].辦公室業務，2020（12）：188+190.

[4]張苗.信息數字化建設在企業檔案管理中的應用研究[J].辦公室業務，2020（06）：76+82.

作者單位：中國石油運輸有限公司