房地產檔案管理中數字化技術的運用探討

肖笙

摘要：數字化的檔案管理工作模式逐漸成為現代化檔案管理建設的有利條件，從傳統的檔案處理演化過程當中，出現形式多樣的數字化管理需求，來實現標準化的檔案管理數字化建設。利用數字技術與互聯網技術積極構建數據庫，將只是檔案轉化為電子檔案，從而更加系統化的結合起來。利用現代化的科學處理方法和統計分析，可以讓檔案的存取和查詢更加符合工作開展的實際需要。

關鍵詞：數字化技術手段;檔案管理工作;信息資源

一、房地產檔案管理現狀與弊端概述

目前各個房地產企業開展檔案管理工作過程中，需要建立完善的檔案管理工作體系，檔案由各個部門進行初步整理之后轉交到檔案管理室中。檔案管理室需要對各個部門不同的檔案資料進行排序分類，對項目資料文件進行有效匯總。項目建設結束之后制成卷宗，然后進行管理存放。檔案室還要錄入卷宗，為相關員工查詢檔案資料提供輔助性服務，以及日常維護管理工作。

在檔案管理工作中要全面遵循以人為本的理念，房地產檔案要對房屋建筑各項資料進行收集與整理，掌握客戶相關信息以及房地產信息等，多項檔案信息對保密性以及安全性要求較高。在過去房地產檔案管理中主要是通過人工手動填表補充各項信息，然后提交紙質材料，集中存放在檔案室中進行管理。檔案在制作階段要消耗較多資源，在后續檔案資料查找應用過程中存在較多限制性因素。通過人工對各項復雜操作進行控制，各項事務錯誤幾率會不斷增加，諸多資料發生錯誤之后難以更改。加上傳統房地產檔案管理大多都是通過紙筆記錄，資源浪費現象嚴重[1]。

二、房地產檔案管理中數字化技術應用的基本原則

在房地產檔案信息管理過程中應用數字化技術首先要全面實現安全性原則。安全原則就是避免硬件與軟件受到人為方面以及自然方面的危害，就是避免房地產檔案損失，或是發生遺漏。所以當前房地產檔案管理人員需要完善各項管理制度，應用不同管理技術，全面提升檔案管理安全性，合理設置用戶基本權限，對各項數據進行備份，定期對應用軟件及時進行更新，使得檔案能安全長久保存。其次，在各類檔案管理中，真實性是基本原則，對于不同虛假信息需要及時進行完善，避免對后續檔案應用產生較大限制作用。真實性不僅是管理觀念，也是基本管理要求，需要通過不同技術與制度來控制[2]。

傳統手工檔案管理到現階段計算機系統數字化檔案管理，此類管理轉變的主要原因就是因為數字化檔案管理具有便捷性特征，便于信息查詢管理。房地產檔案處理工作全面完成之后，不會受到時間以及地點限制作用，用戶可以快速瀏覽多項信息，并且相同檔案能通過多人進行查詢，查詢過程中不存在較大干擾性。最后房地產檔案管理中還具有可讀性特點，就是檔案通過存儲、傳遞、壓縮、加密、媒體轉化、信息遷移之后依然能通過可理解方式進行傳輸，各項內容完整度與真實性較高。可讀性是房地產檔案有效保存與應用的基礎，發揮檔案本身的可利用價值。

三、強化房地產檔案管理的對策

（一） 檔案索引與查找時數字化技術精確應用

比如在檔案信息查找過程中，有部分業主在辦理各項業務過程中需要應用到房地產買賣合同以及多項資料復印件，如果沒有應用到數字化技術，檔案管理人員需要進入到庫房進行檔案查找與提取。在檔案查找過程中有時難以找到檔案，導致此類問題發生的主要原因如下：業主未能對房屋進行權屬登記，其中主要有房屋移交、變更、質押、注銷以及補登等。在檔案分類放置過程中未能放對具體存放位置。最后，有部分檔案管理人員由于個人主觀原因將多項檔案混合放置，這樣會產生檔案“偽丟失”現狀。 當前通過合理應用數字化技術，能建立電子檔案，在檔案管理中有明確的數字化索引，在相應欄目中輸入關鍵字進行搜索，便能快速找到滿足要求的文件檔案。通過高效化、精確性檢索，能降低人為操作產生的失誤問題。數字化方式查詢檔案，能節約檔案查找時間，節約工作量，簡化查找程序[3]。

（二） 檔案統計工作數字化技術應用

將數字化技術應用到房地產檔案管理工作中，通過發揮數據統計應用價值能全面提升檔案管理工作實效性。隨著社會多領域與多項技術全面發展，在房地產檔案管理過程中不能單方面將各項業務作為自身財產管理的重要依據，也需要為社會發展以及多個部門決策活動提供基本參照依據。房地產檔案數字化技術就是通過互聯網技術與各類信息共同組成的檔案統計模塊，在此模塊中，檔案能進行不同類別劃分。但是有效存儲原始檔案憑證也至關重要，要對原始依據進行保存。但是房地產檔案管理工作中涉及較多數據匯總以及數據統計，通過數字化技術合理應用，能提升數據整合統計效率。

（三） 系統權限設置安全性中數字化技術應用

數字化技術在較多應用軟件中具有較大應用權限，此類權限也能應用到數字化檔案管理軟件中。檔案登記人員主要工作職責是做好各項登記記錄工作，審核階段做好資料審核工作。不同部門管理人員不僅是獨立個體也是統一的整體。在房地產檔案管理中涉及較多個人隱私以及多項業務管理，所以對業主信息完整性以及保密性進行控制至關重要。通過數字化技術在管理系統中能將房地產檔案管理區域進行有效分隔，比如戶籍管理系統等，各個程序在連接過程中需要強化權限設置。在完整的房地產檔案管理系統中，相關管理人員要在檔案管理中要合理應用數字化技術，在提升檔案管理安全性基礎上，對檔案管理進行層次性劃分。

四、房地產檔案管理中數字化技術的運用探析

（一）建立穩定性較強的大數據庫

房地產企業檔案管理部門匯集了較多項目工程、客戶資料、施工項目等，所以在檔案管理過程中要全面提升此類信息安全性，由于涉及的管理資料較多，所以要全面提升數據庫穩定性，完善內存要求。可以合理應用不同的數據庫管理系統，例如Oracle數據庫，屬于綜合效率與穩定性較高的數據庫。

（二） 提升檔案管理人員綜合素質

在房地產檔案管理過程中對管理人員展開專業化技能培訓具有重要意義，相關管理部門要開展集中培訓。可以定期組織專業化的管理人員展開知識講座以及交流學習，整合工作學習過程中的重難點問題。通過專業化培訓深入掌握房地產檔案管理理論與專業化管理技術，通過充足的理論知識對實踐活動進行指導，為檔案管理工作提供充足動力。

（三）明確檔案管理細則

房地產檔案大多可以分為資料與文書檔案，要建立文書檔案分類管理表，依照檔案管理部門以及相關行業規范編制檔案文本分類期限表，確定不同材料歸檔之后的保管時間。正常情況下，各類會議記錄、重要合同文件、人員調動、花名冊等資料需要永久保存。業務往來文件資料、項目立項批復、常見的重要合同保存三十年，非重要性文件保管十年。三個不同期限能劃分為三個目錄，對不同目錄配置對應的目錄號。

（四）優化房地產檔案系統化設計

在不同目錄下的各個項目需要配置對應的文件夾，然后對各類文件進行分類保存。其次要對各類信息進行統計篩選，做好多項信息有效規劃。系統在設計過程中要實現網絡模塊化發展，系統基于簡單化設計，對系統整體布局與相關內容進行設定。在指引界面中記錄聯系電話，對系統多方面優化設計，提升整體設計成效。還要完善相應傳播平臺建立，要保障其核心價值能有效實現，全面發揮房地產檔案數據庫應用價值，提升信息數據傳遞穩定性。

五、結 語

數字化技術應用能實現房地產檔案科學化管理，便于各項信息有效傳遞，還能降低人為管理多項失誤問題。近些年隨著房地產信息文件管理量不斷增多，要全面優化傳統管理模式，匯集更多管理技術，從實踐中發揮出數字化管理技術應用價值。

參考文獻：

[1]劉蓉.房地產檔案管理中數字化技術的運用[J].辦公室業務，2014（21）：154-155.

[2]王素花.論房地產檔案管理中數字化技術的運用[J].房地產導刊，2018（8）：21.

[3]黃曉屏.房地產檔案管理中數字化技術的運用[J].企業改革與管理，2015（14）：39.

作者單位：天津市市區不動產登記事務中心