辦公室文檔管理中的公文管理與保密工作探究

程敏

摘要：辦公室文檔管理工作的開展，要能充分認識到自身在公文管理中存在的不足，實現在工作開展中，能具備較高的問題深入分析和隱患識別能力，在不斷提升實際的公文管理中，能有效發揮出良好的公文管理效果。要積極落實現代化管控模式，比如數字化公文管理模式，重視相關保密安全工作的實施，不斷在實際的工作中探索更高效、安全的管控方式，提升文檔管理優勢。

關鍵詞：辦公室文檔管理;公文管理;保密工作

引言

辦公室文檔管理是一個單位或者企業穩定發展的信息管控中樞，一定層面上影響了實際的管控效果和水平，不良的辦公室文檔管理工作開展，導致公文管理效率低下，保密工作的管控能力不足，很多的存在問題被不斷暴露出來。

一、辦公室公文管理概述

文檔是現代辦公室工作的最基礎的組成部分，文檔資料及各類報表、文獻以及記錄等等，它們是在工作與管理過程中產生的，對企業的正常運轉有一定的作用和價值，這些文本資料的主要功能就是傳遞、保存以及記錄信息。如今，在相關制度不斷完善的背景下，企業在不斷發展，辦公室的管理與工作水平也在不斷提升，在這樣的變化過程中，辦公室文檔管理存在的一些問題和弊端開始顯現。

二、辦公室公文管理存在的問題

（一）收文登記分類不清晰

收文等級工作的主要目的是為了能在工作開展中，具備各類接受文件條目的有效管控，能做到在收文管理過程中，能發揮出較高的查找、調取、核實等工作需求滿足，同時能提升辦公人員快速管理公文的能力，提升實際的管理效率和質量水平。尤其是在收文種類發展、公文較多的前提下，收文登記不清晰、條目劃分不合理等問題，都會導致很多管理隱患問題的發生。

（二）公文傳閱記錄不完善

對于辦公室文檔管理工作的開展來說，不僅要能提升管理的實際工作效率，同時要能有效保障在工作開展中，具備較高的公文管理能力，能做到在公文的管理過程中，始終具備較高的保密性、安全性控制效果。而公文傳閱記錄是有效管控其保密性的重要方式，一旦存在較大的管理漏洞，就會增加實際的公文傳閱問題。

（三）公文流轉效率低

對于部分具備分析傳遞要求的公文信息內容來說，要能做到在公文的流轉過程中，能具備較高的效率提升優勢，主要是能做到在公文流轉過程中，能發揮出良好的效率提升優勢。地下公文流程模式，會導致信息資源的價值受到影響，各個部門之間因為大量公文流轉時間的耗費，導致實際的工作效率下降，導致實際的運行成本不良增加。

（四）公文歸檔交接不清晰

公文歸檔交接如存在過程環節上的問題，會造成各個公文的管理存在問題，比如在公文的調取、核查中，導致管控工作的實際效率不佳。歸檔過程中，一旦出現索引目錄錯誤，可能導致檔案失去索引的能力，導致成為死檔案。

三、公文管理與保密工作的舉措

（一）提升辦公室人員的公文管理能力

辦公室人員的公文管理能力是指在實際的工作開展過程中，能具備較高的規范、標準操作能力，能符合單位的各項制度要求，同時能有效實現工作效率的有效提升。管理能力的提升首先是要對有關工作人員提出各種規范管理工作要求，以制度條款的形式落實，能做到在工作開展中，具備較高的保密控制能力，要能做到在工作開展中，全面發揮出良好的規范工作指導效果。其次，要能對于人員進行必要的標準化專業辦公管理模式培訓，能提升實際的工作開展目的，發揮出良好的公文管理能力，要能做到在管理過程中，具備較高的管控效果。最后，要能落實必要的工作激勵機制，能有效的引導工作人員積極的參與和落實各縣工作要求，提升實際的工作效果。

（二）健全和完善公文管理制度

公文管理制度的建設要能做到在實際的工作開展中，能發揮出良好的指導和約束能力，能全面保障在公文管理過程中，具備較高的規范化操作優勢，比如能實現在公文的管理過程中，全面實現人員工作開展的統一化要求落實，能在高度集中統一科學管理流程下，有效發揮出較高的公文管理效果。制度層面上的建設要求，主要是能符合企業實際的公文管理效率和質量需要，能做到在公文管理過程中，具備較高的公文管理制度指導能力，與單位的公文管理高效化需求相適應。比如進行公文類型存儲劃分的細致條目制度落實，能做到在公文的管理過程中，有效實現科學化存在管理指導能力，以提升實際的公文管理效率和規范度提升效果。

（三）提升公文管理保密安全控制能力

主要是要能規范工作開展的基本流程，能做到在工作開展中，發揮出良好的安全控制能力，以規范、可靠的工作方式規避有關的風險隱患。要能在安全保密操作上形成指導規范，經過單位對于有關人員進行可靠的培訓，并且確保具備安全保密能力之后進行作業，實現在工作開展過程中，能具備較高的安全管控效果。建立多機制的公文安全保密管理模式，能通過落實多元化的公文安全保密管理機制，實現在管理工作開展中，能具備較高的管控效果。同時要能重視各種安全保密工作開展中發生的隱患問題或者已經出現的泄密問題，要能充分分析，全面識別自身存在的安全保密漏洞缺陷，能有效實現在工作開展中，獲取較為突出的安全管控保障。

（四）有效構建數字化公文管理模式

數字化公文管理模式，能有效依托各種先進性的辦公管理軟件系統，提升實際的辦公管理效率，很多工作開展能具備較高的自動化集成管控優勢，有效的解決了在工作開展過程中，具備較高的人員精力解決和失誤率降低效果。數字化公文管理模式的有效實施，要能做到在公文管控中，具備可靠的工作需求滿足能力，確保數字管理模式的建設，能在工作安全性提升、效率提升、服務水平提升上較高的提升優勢。同時要能加強數字化公文管理模式的安全防控能力，一般要能建立過重網絡防控系統，以多層面次的防控提升預防外部攻擊威脅。同時要能規范操作流程，有效規范安全操作，比如規范U盤的數據讀取使用方式、禁止人員流程非法網頁等。要落實單位的保密文件權限管控機制，能對于部門特定保密文件進行權限設置，有效落實責任機制，有效提升實際的數字化公文辦公的安全管控水平。同時要能提升分享性公文管理的信息的有效信息交流能力，數字化公文管理模式在公文管理過程中，具備較高的公文分享優勢，可以建立信息交流管控平臺，由單位的公文管理分享文件在平臺中落實，能實現在公文管理過程中，具備較高的管控優勢以及各個部門之間的信息獲取能力提升優勢。

結語

辦公室文檔管理應能重視公文管理能力的提升，做好保密工作，提升實際的工作開展能力。在不斷的解決問題，探索科學管理方式的過程中，落實更加具有競爭力的辦公室文檔管理模式。

參考文獻：

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作者單位：吉林石化公司企業調整管理中心