企業(yè)檔案管理問題及整改措施

王艷俠

摘要：檔案管理對于企業(yè)發(fā)展具有重要的意義。但長期以來，國內(nèi)許多企業(yè)對于檔案管理卻缺乏應(yīng)有的重視，在檔案管理中暴露出許多問題，對企業(yè)長期健康發(fā)展造成了負(fù)面影響?，F(xiàn)階段傳統(tǒng)手工的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)今時代快速發(fā)展的步伐，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化勢在必行。諸多問題的存在制約著檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展：檔案管理意識淡薄、工作不重視;檔案管理觀念落后、操作不規(guī)范;檔案管理設(shè)備奇缺、資金不到位;檔案管理素養(yǎng)偏低、學(xué)習(xí)不積極。

關(guān)鍵詞：問題;措施

一、現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理中存在的主要問題

（一）企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理缺乏應(yīng)有的重視

當(dāng)前，許多企業(yè)對于檔案管理缺乏足夠的重視，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層并沒有意識到檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理是企業(yè)發(fā)展的內(nèi)在要求，也沒有認(rèn)識到企業(yè)檔案所蘊藏的價值。他們錯誤地認(rèn)為檔案管理不過就是收集、整理過期的文件材料，檔案管理不能為企業(yè)帶來看得見、摸得著的真金白銀，更何況企業(yè)財力、人力有限，把大量的經(jīng)費、技術(shù)、辦公面積投入檔案管理實在得不償失;一些領(lǐng)導(dǎo)口頭上重視檔案管理工作，但在實際工作中卻忽視檔案管理：一些企業(yè)的檔案室面積只有十幾個平方米，一些企業(yè)甚至沒有檔案室，檔案材料胡亂堆放在辦公室里;企業(yè)檔案管理人員數(shù)量少，而且這些檔案管理人員大多由辦公室行政人員兼任，幾乎找不到一個檔案管理專業(yè)的畢業(yè)生，他們基本上沒有學(xué)習(xí)過《檔案法》，對檔案管理的專業(yè)知識一無所知。

（二）檔案管理缺乏制度化、規(guī)范化

當(dāng)下，許多企業(yè)卻沒有建立起嚴(yán)格、規(guī)范的檔案管理制度，甚至沒有為本企業(yè)各部門明確規(guī)定文件的歸檔時間、存檔時間。一些企業(yè)的檔案管理制度印在紙上，掛在墻上，卻從不執(zhí)行，淪為一紙空文。一些企業(yè)的檔案資料長年累月沉睡在檔案室里，堆滿了灰塵，而檔案管理人員卻不知如何研究、利用檔案材料;企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層也不知道依靠檔案為企業(yè)開展各項工作提供依據(jù)。企業(yè)內(nèi)部的各個部門普遍不配合檔案管理工作，將大量文件資料隨意堆放在自己的辦公室里，任其閑置;給檔案管理員收集、整理、分類帶來很大的麻煩。

（三）檔案管理信息化水平落后

當(dāng)下企業(yè)檔案管理的信息化水平落后，許多企業(yè)仍舊沿用紙質(zhì)檔案，由檔案員手工進(jìn)行檔案收集、整理、查閱。而且紙質(zhì)檔案普遍存在著文件缺失、遺漏、字跡潦草等現(xiàn)象;不少檔案的全宗號、類別號混淆，甚至出現(xiàn)編號錯誤。還有一些企業(yè)雖然采用計算機(jī)管理檔案，但檔案管理模式仍然停留在封閉式管理模式上，無法有效提高檔案管理工作的效率。

（四）整改措施

（1）對檔案管理工作給予應(yīng)有的重視

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)必須認(rèn)識到：在信息化時代，信息是企業(yè)發(fā)展的重要資源，而企業(yè)檔案對于企業(yè)來說則是非常寶貴的信息資源。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層必須帶頭重視檔案管理，必須尊重檔案管理人員，必須與檔案管理人員共同研究檔案規(guī)范化建設(shè)。企業(yè)各部門、各環(huán)節(jié)的每一名職工也應(yīng)當(dāng)主動參與到檔案管理中來，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，定時歸檔、存檔。企業(yè)檔案室必須逐年增添必要的設(shè)備，在條件允許的情況下甚至應(yīng)當(dāng)逐年擴(kuò)大檔案室面積。

（2）檔案管理必須規(guī)范化、制度化

企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身的具體情況，制定嚴(yán)格、完整的檔案管理制度。檔案管理人員則必須根據(jù)檔案管理制度，仔細(xì)收集各種文件、材料，確保檔案的完整性與有序性;若發(fā)現(xiàn)文件中存在著字跡潦草、錯別字等錯誤，必須責(zé)成有關(guān)人員進(jìn)行糾正，從源頭上提高檔案質(zhì)量。檔案管理人員從企業(yè)內(nèi)部各部門、各科室收集到檔案后，必須將它們根據(jù)文書檔案、人事檔案、實物檔案、業(yè)務(wù)檔案、聲像檔案進(jìn)行分類，而不能將它們混為一體。檔案管理人員必須認(rèn)識到：當(dāng)前，房價不斷上漲，要求企業(yè)不斷擴(kuò)建檔案室存在著一定的困難。因此，檔案管理人員必須仔細(xì)審核、鑒定企業(yè)檔案，必須認(rèn)真分析每一份管理類文件的內(nèi)容、來源、時間、名稱、稿本、外形特征、完整性、時效性;認(rèn)真研究每一份科技文件材料的技術(shù)因素、時間因素、典型因素、作者因素、名稱因素;判斷每一份檔案是否具有保存價值，確定每一份檔案的保存年限;對于喪失保存價值、超出保存年限的檔案必須定期剔出、銷毀。必須保證檔案庫藏量控制在一個合理的水平。

（3）加快檔案管理信息化建設(shè)

企業(yè)應(yīng)當(dāng)加快檔案管理信息化建設(shè)，主動應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與信息化技術(shù)，進(jìn)行檔案管理;必須盡快用數(shù)字檔案、電子檔案全面淘汰紙質(zhì)檔案。

二、結(jié)束語

在企業(yè)內(nèi)部管理中，檔案管理屬于重要環(huán)節(jié)。為提高企業(yè)工作效率，為促進(jìn)企業(yè)長期可持續(xù)發(fā)展，提升企業(yè)的管理水平，建設(shè)企業(yè)文化，企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視檔案管理，建立完善的檔案管理模式，做好檔案管理。

作者單位：香河縣供銷合作社聯(lián)合社