單位檔案管理新思路

王艷俠

摘要：在新時代的背景下，我國在不斷進行現代化建設，檔案工作是目前一個意義重大的工作，在檔案工作的進行中，要注意檔案管理的信息化，檔案管理的信息化建設在檔案工作中有重要的影響。必須加強檔案工作管理創新思路。

關鍵詞：單位檔案管理;新思路

隨著社會發展的潮流趨勢，創新已經成為各行各業實現轉型升級的必由之路。尤其是對檔案管理這類極易陷入固定套路的管理重點而言，創新不止于對檔案管理工作效率與模式有所提升和超越，更是對各類企事業單位管理工作全局的推動和促進，是實現基層單位管理工作現代化、科學化的重中之重。

檔案管理是每個單位管理工作的重點和難點。尤其是陳舊的傳統模式已嚴重制約了檔案管理工作的質量和效率，創新予以轉變。因此，新思路做好單位檔案管理工作的創新思路應從理念、系統、人員全方位展開，方能以創新求發展，實現檔案管理乃至管理工作全局的轉型升級。

一、新思路做好單位檔案工作的重要意義

單位檔案管理工作創新最首要的意義乃是對傳統管理思想和模式的超越與突破。通過構建更加現代、科學的檔案管理架構，基層單位檔案管理工作才能擺脫陳舊觀念、系統的制約，使檔案管理不再只是對歷史資料的簡單收集與保管，而是能夠切實發揮出檔案潛在的價值再創造能力，從而彌補與修正過去管理手段的缺陷和不足，進而提高勞動生產率和管理工作整體水平。其次，單位創新檔案管理工作另一重要意義在于營造單位內部全面創新的良好氛圍。創新檔案管理工作有助于改變過去的陳舊觀念，使每個職能崗位人員認識到檔案管理人人有責，而不只是檔案管理員個體的工作內容。只有建立起“全員都對檔案管理履職盡責”的環境，才更有利于管理創新意識滲透到所有作業環節，幫助所有工作人員從過去只關注自身工作內容創新的微觀層面提高到更加全面的宏觀創新整體。當創新的視角從局促轉向開闊，則基層單位才更有可能加快創新速度、提升創新效能。缺少主動服務和大膽創新的意識，這就對我國檔案管理工作的進一步發展有較大的牽絆，導致我國檔案管理與服務創新水平得不到很大程度上的提升，依然處于停滯不前的狀態。因此，要提高檔案管理工作的水平，必須首先建立起主動服務的意識，同時還要強調大膽創新，這樣便可以提升我國信息化條件下的檔案管理水平。

二、單位檔案管理工作的創新思路

（一）管理理念創新

意識決定行動。檔案管理工作創新思路需起始于管理理念的創新。即，要加強對全員的宣傳教育，幫助每個職能崗位作業人員認識到檔案管理是所有人的份內事，而絕非只是檔案管理員的個人責任。單位應當在包括績效管理、職能考核等各管理環節納入檔案管理的考核細節，制定出足夠細致、準確乃至可量化的檔案管理規范。要使全員認識到每個作業動作都會影響到最終檔案結果的品質，因此無論生產還是管理作業都必須嚴格遵守檔案管理的各項指標要求。最重要的是，應當確保落實管理責任制，即，每個崗位產生檔案數據的質與量都需要和生產績效間建立起關聯關系，并且要結合品質、效率等因素予以獎懲的處置。在此基礎上，單位才有可能最終形成檔案管理全面創新的良好工作氛圍，進而實現檔案管理工作的現代化、科學化。

（二）管理系統創新

改變傳統管理模式僅僅依靠人工操作的陳舊落后狀態，要建立起基于網絡與信息技術的檔案管理平臺系統。即，要充分借助技術的先進性規避人工作業無法避免的不足之處，利用機器操作提高檔案管理工作效率和質量。創新檔案管理系統的前提之一是實現標準化、規范化操作，也就是建立起統一、精確、可量化的管理體制。其次，先從各職能部門內部開始建立起電子化、自動化、智能化的檔案數據采集、整理、存貯系統，再實現各職能部門之間的彼此聯通，形成內部局域網化的檔案管理信息化平臺。最后，視管理工作的實際需要打通與外網的連接。要實現這樣的管理目標，一方面需要建立起足夠頻率和體量的安全管理考核制度，另一方面則要利用包括分級授權在內的各類信息化管理手段。隨著技術的進步，還要積極采納諸如大數據、云計算和人工智能等更加前沿的理論和技術。

結束語

單位的檔案管理工作歷來是不容忽視的重要組成，卻也是最容易被忽視和滿足于循規蹈矩的薄弱環節。眾多單位的檔案管理工作長期以來刻板機械，不僅難以滿足各職能崗位的客觀需求，而且越來越制約著基層單位管理工作品質和效率的提高，更是與新時期全面創新的大勢所趨相悖。因此，基層單位檔案管理工作需要首先從轉變觀念著手，基于理念、體系乃至人員隊伍全方位展開創新和突破。

作者單位：香河縣供銷合作社聯合社