基層單位檔案信息數字化仍需“因地制宜”

何茜

摘要：隨著大數據時代的來臨，檔案信息數字化勢在必行，將現代化信息手段應用于檔案管理中，對于檔案事業的發展具有重要作用，因此各地區各部門都在大力倡導檔案信息數字化。但是各行各業檔案資料分類眾多，各地區各單位軟硬件設施及專業人才配備情況差距巨大，尤其是基層單位，檔案管理人員及基礎設施配備相對薄弱，實現檔案信息數字化難度較大，因此基層單位來說，實現檔案信息數字化仍需“因地制宜”。本文主要探討檔案信息數字化的必要性、基層單位實現檔案信息數字化的困境及基層單位“因地制宜”實現檔案信息數字化的途徑。

關鍵詞：檔案信息數字化;基層單位;“因地制宜”

檔案信息數字化是指按照國家相關技術標準，利用掃描等技術手段將紙質檔案轉化為數字圖像和數字文本的手段和方法。隨著大數據時代的來臨，信息技術產品逐步應用于各行各業，檔案行業也是如此。實現檔案信息數字化不僅是大勢所趨，也是提高檔案管理效率，增強行業聯動，實現檔案管理智慧化、檔案資源信息共享的必要途徑。

一、檔案信息數字化的必要性

（一）檔案信息數字化是大數據時代的產物。隨著電子信息技術的不斷發展升級，電子信息產品逐步應用于各行各業，計算機和高拍儀等現代化辦公設施的配備將我們人工紙質的傳統辦公方式逐步轉化為數字化、無紙化的現代辦公模式，隨之而來的影響就是社會上，紙質檔案資料越來越少，數字化檔案資料逐步豐富，數字檔案資料逐步取代紙質檔案資料。因此實現檔案信息數字化不僅是人為推動的結果，也是大數據時代的自然產物、是不可扭轉的時代趨勢。

（二）檔案信息數字化有利于節約管理成本。 1、檔案存貯空間成本的節約。傳統的紙質檔案存貯不僅需要配備專門的檔案室，還要嚴格控制檔案室的溫度和濕度，以防紙質檔案被腐蝕或被破壞。數字化檔案只需儲存于計算機或硬盤中，占用的是虛擬空間，而不是現實空間，因此極大地節約了空間成本。2、檔案管理人工成本的節約。紙質檔案的管理往往需要配備專業的檔案管理人員，隨著檔案數量的不斷增加，管檔人員的也需隨之增加。數字化檔案只需極少的人工勞動就可完成大批量檔案資料的管理，節約了檔案管理的人工成本。3、管理成本的節約。紙質檔案存在易被腐蝕、容易破損等缺點，需要檔案管理人員進行定期維護、修補，同時對于紙質檔案的更新補充、不同地區不同行業檔案的調閱、以及過期檔案的處理都需要耗費大量的人力物力成本，而數字檔案的更新維護、調閱和失效檔案的處理更加簡單快捷，有利于管理成本的節約。

（三）檔案信息數字化有利于提高檔案資料的利用率。傳統紙質檔案由于存貯、補充、更新程序繁雜，加上行業限制、空間距離阻隔等因素，檔案的利用率很低，大部分檔案只能滿足本地區本行業甚至機構內部查閱參考，極大地浪費了檔案資料的價值。而數字化檔案利用大數據存儲、互聯網連接的新模式，突破了檔案利用的時間限制和空間限制，極大地提高了檔案資料的利用效率，充分實現檔案信息的資源共享。

（四）檔案信息數字化延長了檔案資料的保存壽命。眾所周知，紙質檔案因其自身媒介特質，即使在及其嚴苛的貯存條件下，隨著時間的推移也會逐漸發黃、腐蝕甚至破損，對于部分珍貴檔案來說并不能實現長久保存，而數字檔案卻可以。只要檔案管理人員定期做好信息維護和資料備份，數字檔案就能被長久保存，真正成為“長壽老人”，為后世子孫留存珍貴參考資料、刻畫當今的時代印記。

二、基層單位實現檔案信息數字化的困境

（一）基礎設施配備不到位。檔案信息數字化需要借助現代化的辦公設備，如計算機、高拍儀等，若要實現檔案信息資源共享還需大范圍、高層次的城市區域智慧體系建設，而基層單位由于經費有限，基礎設施配備落后，大部分單位仍采用傳統辦公模式和紙質檔案管理模式，實現檔案信息數字化難度較大。

（二）缺乏專業性人才儲備。檔案信息數字化不僅要求檔案管理人員具備必要的檔案管理知識，還需熟練掌握現代信息技術。隨著數字化檔案的普及，高校在培養檔案管理人才時也更注重信息技術的學習教育，但是基層單位由于人員配備不到位，很多單位的檔案管理人員都是兼職，既不掌握檔案管理專業知識，也未接受先進信息技術的培訓，缺乏專業性的人才儲備極大地阻礙了基層單位檔案信息數字化的進程。

（三）缺乏規范性標準和技術性指導。雖然各地區、各行業都在大力推動檔案信息數字化，但是檔案資料分類眾多，涉及范圍廣，資料規模大，目前對于檔案信息的數字化缺乏統一的標準規范和技術指導，尤其是基層單位，粗劣的將紙質檔案以照片或電子文檔的形式保存就認為是實現了檔案信息化，完全不考慮清晰度和可用性。因此缺乏標準規范和技術指導也是基層單位實現檔案信息數字化的一大難題。

（四）數字檔案缺乏安全保護技術。檔案信息數字化是借助互聯網、大數據等信息技術手段實現，與此同時，也會產生計算機病毒、數據泄露等信息安全隱患。尤其對于基層單位，軟硬件設備缺乏安全防護技術、檔案管理人員信息安全思想和保密意識相對薄弱，難以確保數字檔案的安全性和保密性。

三、基層單位“因地制宜”實現檔案信息數字化的途徑

（一）提高對檔案信息數字化的認識。基層單位領導人員和檔案管理人員必須充分認識到數字檔案是一把“雙刃劍”，既有利也有弊，但是利遠遠大于弊，而且相應的劣勢也可通過政策性規范和技術性手段來彌補和克服。只有認識到檔案信息數字化的重要性，才能有實現檔案信息化的可能性。

（二）對現有檔案信息進行分類數字化。由于基層單位基礎設施力量配備薄弱及專業性人才隊伍缺乏，難以對現有檔案資料實現全面數字化，且各單位各行業檔案信息資料繁雜，部分檔案信息并不具有長久留存價值。因此可按照檔案信息價值進行分類，將具備長久留存價值和資源共享價值的檔案優先進行數字化，其他類別檔案可暫時按照紙質檔案保存。隨著時代的進步和電子檔案的積累，不具有現時轉化價值的檔案也會逐步自然過渡，這樣既可減輕基層單位的工作負擔，又可避免因盲目完成檔案數字化任務造成的資源浪費。

（三）借助專業性機構完成檔案信息數字化。對于檔案信息進行分類后，有長久留存價值和資源共享價值的檔案信息可借助專業性機構，通過簽訂保密協議進行服務外包的形式來實現。基層單位難以通過自身經費及人員完成數字化檔案所需設備和技術要求的，可根據自身經費情況，借助專業性機構分時期分階段完成檔案信息數字化。專業性機構應依托本地區組織部門和本行業專業委員會來確定，帶有機密性質的檔案資料不適用。

（四）經費劃撥適當傾斜，逐步配備相應技術設備。加強檔案管理人員業務培訓。對于基層單位來說，實現檔案信息數字化的最大阻力來源于基礎設施配備不到位和專業性人才的缺乏，歸根結底卻是經費的緊張。如果能夠向基層單位劃撥專項經費，逐步配備所需技術設備，各地區的組織部門和各行業的行業委員會加強對檔案管理人員的技術培訓，實現檔案信息數字化指日可待。

總而言之，基層單位實現檔案信息數字化是大勢所趨，即使目前缺乏相應的基礎設施條件，現有檔案管理人員缺乏所需的業務知識及業務技能，也應在思想上重視起來，通過培訓學習等方法提高檔案管理人員的綜合素質和業務水平，在經費允許的情況下，逐步配備專業化技術設備，或通過檔案信息分類、尋求上級政策支持等多種方法，“因地制宜”不斷加強檔案信息數字化建設。

作者單位：洛陽市科學技術館