信息共享視域下檔案管理創新研究

許志健

摘 要：在信息互聯互通的新時代背景下，檔案資源共享的社會價值不斷凸顯出來。檔案資源共享中，需要依靠先進的信息共享技術、完善的共享機制，以及科學的管理方式才能得以實現。并且要不斷挖掘檔案資源的深層價值，提升檔案資源為社會提供服務的能力。文章從檔案管理現狀出發，分別就檔案保管能力、服務能力和信息安全能力，探討了信息資源共享視域下檔案管理創新的途徑。

關鍵詞：信息資源共享;檔案管理;創新途徑

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

走進新時代，各行各業更加開放和包容，信息資源共享也逐步升級。檔案資源作為國家和社會重要的信息資源，也在共享社會背景下隨之改革。相應地，檔案管理面臨著前所未有的機遇和挑戰，檔案管理人員要重視檔案信息資源共享的重要性，明確當前檔案管理存在的問題，在不斷地探索和創新中尋求更加科學合理的方式，從而優化和升級檔案管理模式，推動檔案管理可持續發展。

1 信息共享視域下檔案管理工作現狀

在檔案信息化建設實踐中，數字檔案館成為主要表現形式。文章結合實際，總結當前檔案管理工作現狀表現在以下幾點。

1.1 檔案服務平臺跨地區服務

各地數字檔案館深化應用數字化技術，并不斷完善內部信息建設系統，逐步探索社會公開平臺運行。在多年的發展中，很多先進地區達成檔案資源共享共識，共用一個公共服務平臺實現檔案服務跨地區服務[1]。

1.2 開創新媒體檔案管理形式

很多數字檔案館建立了自己的微信公眾號、微博號等，并通過新媒體，將檔案館開展的各種活動及時發布在新媒體平臺，使受眾范圍更廣、數量更多。同時，用戶還可以在微信公眾號中直接了解和查詢相關檔案資料，咨詢檔案服務，形成人機互動，利于檔案管理工作的不斷優化。

2 信息資源共享視域下檔案管理模式的問題

從當前的檔案管理模式來看，還存在理念陳舊、服務效能低、管理水平差、安全管理保障不足等問題。具體表現在以下幾點。

2.1 管理理念陳舊

檔案管理人員的管理理念，是決定和推動檔案管理信息化的重要基礎。在實際工作中，很多檔案管理人依然保持傳統的管理理念，對數字化檔案管理概念認識不足。導致在工作中，無法將大數據技術、云計算技術等先進技術應用到具體的檔案管理工作中，降低了檔案管理工作的質量和效率。同時，檔案管理人員的理念還以自身為主題，忽視了用戶的需求和體驗，導致檔案管理工作脫離用戶需求，達不到用戶的預期效果，降低了檔案管理現代化水平[2]。

2.2 檔案服務效能低

信息技術已經深入應用于現代檔案管理工作中，很多檔案管理機構也構建了自己的檔案管理網站。但是網站的功能性服務卻不盡人意，特別是網站檢索和瀏覽服務等，無法快速準確地查找有效信息。在檔案信息資源共享過程中，也出現了功效效率低下的問題，各檔案管理機構之間設立信息屏障、信息共享技術不兼容等問題較為普遍。

2.3 信息化管理浮于表面

信息化檔案管理需要先進的技術和設備予以支持，才能得以實現。先進的檔案管理設備，一般價格昂貴，需要兼具計算機操作技術和檔案管理技術的綜合型人才進行操作。但是，在實際工作中，人才極其匱乏，資金投入不足，先進設備得不到保證，導致檔案管理混亂、效率低下。另外，各檔案館之間的共享資源程度不深，需要的信息化技術應用不深入。大數據分析、云計算技術等都無法滲透到檔案資源共享的深層管理結構，難以發揮檔案資源的全面價值[3]。

2.4 檔案數據安全有漏洞

信息化時代背景下，檔案資料的公開程度進一步提升，受眾人群更加廣泛，查詢檔案資料更加便捷。在為更多群眾提供檔案資料服務的同時，也降低了檔案數據資源的安全性。很多檔案資料中涉及機密數據，一旦泄露則會引發國家安全和社會穩定事件。如果個人隱私被泄露，也會增加人身安全危險，受到騷擾，影響正常的工作和生活。檔案安全漏洞與安全意識差、安全技術低等都有直接關系，以往存儲電子檔案都用光盤、磁盤等介質，時間一長，出現磨損或脫落等現象，就會直接導致電子文檔損壞。

3 信息資源共享視域下檔案管理模式的創新途徑

在信息資源共享背景下，檔案管理模式必須做出相應轉變，檔案管理單位和管理人員要不斷創新途徑，才能適應檔案管理新時期的發展要求，為社會提供更好的服務，具體措施包括以下幾點。

3.1 轉變觀念，推動檔案現代化建設

轉變觀念是重建檔案管理工作模式的思想基礎，檔案管理人員要認識大數據技術的高效性，信息資源共享的發展必然性。在實際工作中，積極探索創新管理方式，將“數字化”概念貫穿于工作的每個細節，才能全面推動檔案信息化建設的發展。另外，檔案管理人員還要轉變以自身為中心的思想，要提高責任意識，加強團隊合作能力，積極與其他檔案館進行交流合作。優化配置自身的各種資源，并積極利用其他檔案館的共享資源，不斷滿足用戶的新要求[4]。

3.2 完善機制，保障檔案數據安全

檔案管理單位設置管理機構，按照信息化檔案管理要求，建設檔案大數據處理中心、數字化檔案館等。同時完善管理制度和監督制度，對檔案信息進行安全評估，以免出現檔案泄露事件。另外，還要重視建立安全管理機制，加強對檔案管理人員的安全培訓，從思想上重視數據安全，從操作上規范保障數據安全;選擇更加成熟的硬件和軟件，利用多種媒介保存電子檔案資料;安排專人負責電子檔案的保管，如果有借閱，需要做好詳細記錄。

3.3 強化服務，優化檔案服務格局

3.3.1 構建檔案信息資源集成體制

在共享包容的時代要求下，要構建檔案信息資源機制體系，強化檔案館之間的交流合作，形成信息資源共享數據庫，為搭建規范科學的信息資源體制奠定數據基礎。另外，還要優化檔案信息管理共享服務機制，立足用戶需求，提供更加全面、個性化的服務。

3.3.2 提高服務水平

檔案價值的實現在于服務，在服務方式不斷創新、服務范圍不斷擴大的形勢下，以信息資源共享的視角來看，檔案資源的服務價值還需要向更深、更廣挖掘。在實際工作中，要不斷擴展檔案服務范圍;根據檔案的不同分類，對檔案內容進行二次加工，形成特色檔案，有效提高服務能力;創新服務方式，通過一對一培訓、上門服務、紙質檔案查閱、電子設備查詢、網上呼叫等方式，為用戶提供更加全面便捷的檔案服務。

3.4 重點推進，展示檔案館價值

3.4.1 豐富館藏

檔案館的主要作用在于保存和利用檔案，在不斷地積累和創新過程中，總結和提煉出檔案館自身的館藏作用和服務功能。在信息共享的時代背景下，用戶對檔案的要求有了新的變化，館藏資源的內容和形式也在變化。檔案管理人員為了充分發揮館藏的作用，展示檔案館的特色，就要不斷豐富館藏資源。結合信息化技術，對檔案館資料進行信息化處理，并根據用戶需求進行科學分類，打通與社會用戶的聯系渠道，及時掌握用戶需求，從而補充現有檔案資源，豐富檔案資源形式。

3.4.2 應用大數據技術

檔案資源的存儲和保管也是檔案管理的重要內容。在信息化時代，檔案信息已經呈現爆發式增長，檔案管理人員需要積極應用大數據，改善檔案備份工作的不妥之處。在具體工作中，檔案管理人員要對檔案資料進行等級評估和分類。如果是等級較高的重要檔案，就要進行電子文件異地備份保管，還要對電子文件進行不同媒介存儲，最大程度保證電子檔案的安全性。為了充分發揮檔案數據的利用價值，管理人員要借助大數據處理技術，對檔案資料進行不同形式的信息化轉化，包括圖像、影像、圖片、文字等，為不同用戶提供更多的選擇。

3.5 積極創新，推動檔案信息化建設

3.5.1 搭建檔案資料信息化管理系統

搭建完善的檔案資料信息化管理系統時，檔案管理單位領導要在思想上給予充分重視，并保障資金投入到位，以采購信息化管理設施。同時，還要大力引進先進的軟件工具，提升檔案管理的質量和效率。在搭建檔案資料信息化管理系統過程中，還要明確各分支的聯系人和溝通渠道，以便及時錄入檔案信息，實現檔案信息的良好循環。

3.5.2 借助云技術實施“共享式”檔案管理模式

檔案管理人員要在檔案管理工作中積極借助云技術，實施“共享式”管理模式。在實際工作中，利用云技術對檔案進行處理，保證檔案管理的有效性。同時，還要通過云平臺強化部門之間的溝通交流，積極探索“線上+線下”的檔案管理模式，起到線上線下互相補充，相互促進的目的。豐富檔案資料的服務途徑，形成更加開放高效的檔案管理模式[5]。

4 結語

綜上所述，新時代背景下，信息共享已經成為極為顯著的特點。檔案資料作為重要的數據資料，成為各行業的重要參考。檔案管理要適應新時代的要求，轉變觀念、創新方法、應用新技術，徹底改變當前檔案管理工作思想陳舊、工作落后、安全性低等問題，為社會的發展提供更加精準便捷的檔案服務。

參考文獻

[1] 陳忠海.論檔案工作責任主體與責任落實[J].浙江檔案，2019（04）：14-17.

[2] 魏東奎.基層檔案館的檔案信息化建設研究[J].科技風，2019（13）：259，263.

[3] 童文凌.信息時代辦公室檔案管理工作創新分析[J].辦公室業務，2019（08）：118，120.

[4] 汪月月.大數據技術在高校檔案管理中的應用[J].辦公室業務，2019（08）：162-163.

[5] 王潛思.大數據背景下檔案信息化管理安全風險研究[J].城建檔案，2019（04）：33-34.