醫(yī)院檔案管理在醫(yī)院文化建設中的作用探討

張明亮

【摘要】檔案對國家任何機構(gòu)、任何人均是非常關(guān)鍵的資料。檔案的概念通常是指國家機關(guān)、社會組織、個體在從事教科文衛(wèi)、技術(shù)、經(jīng)濟等工作中出現(xiàn)的文字、圖片、影像等類型的歷史記錄。醫(yī)療機構(gòu)檔案就是在醫(yī)院工作中產(chǎn)生的各種能夠查詢的資料，主要包含病歷資料、設備資料、會計資料以及文書資料等。所以，檔案已經(jīng)融入醫(yī)院經(jīng)濟、文化方面，強化醫(yī)院檔案管理的作用不言而喻。本文通過介紹醫(yī)院文化發(fā)展中檔案管理起到的作用，詳細闡述了幾點科學的發(fā)展策略。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院文化;檔案管理;作用;發(fā)展策略

醫(yī)院每年產(chǎn)生的檔案資料內(nèi)容較多，有關(guān)醫(yī)療建設、儀器設備、患者狀況等方面的資料能夠以“海量”來形容。醫(yī)療機構(gòu)檔案是醫(yī)院改革發(fā)展尤其是文化建設的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一，直接關(guān)乎文化建設的效果與豐富程度。由此，在醫(yī)院檔案保管方面需要引起高度重視，如此方可多層面推進醫(yī)院文化建設活動的進行。

一、醫(yī)院檔案和醫(yī)院文化建設的概念及關(guān)系

醫(yī)院檔案主要指醫(yī)療機構(gòu)在從事醫(yī)療、教科研、管理等項目中直接產(chǎn)生的具備保存意義的各類文字、圖表、影像等多種載體、模式的歷史記載。醫(yī)院檔案準確記錄了醫(yī)療機構(gòu)的發(fā)展史及創(chuàng)業(yè)史，重現(xiàn)了醫(yī)院建造與發(fā)展的整個過程與全貌，其是醫(yī)院文化的沉淀，是醫(yī)院寶貴的文化財寶，屬于醫(yī)院文化的關(guān)鍵構(gòu)成部分。醫(yī)院文化主要指醫(yī)院在長時間醫(yī)療服務活動、教科研以及管理階段逐步產(chǎn)生的可以為全體員工普遍接受及共同遵循的具備醫(yī)院特色與行業(yè)特點的理想信念、價值理念以及行為標準。醫(yī)院文化屬于醫(yī)院的底蘊與靈魂，屬于一種價值觀，還是醫(yī)療機構(gòu)市場競爭力的關(guān)鍵構(gòu)成部分。就醫(yī)院文化概念來說，醫(yī)院文化存在層次性，通常包括醫(yī)療機構(gòu)物質(zhì)文化、醫(yī)院體系文化以及醫(yī)院精神文化。其中，醫(yī)療機構(gòu)物質(zhì)文化指的是院容院貌、院內(nèi)建筑結(jié)構(gòu)等院內(nèi)環(huán)境及院徽、院標以及院旗等各種標識。醫(yī)院體系文化是醫(yī)療機構(gòu)從事醫(yī)療、教科研以及管理等項目中建立的各種規(guī)章制度的統(tǒng)稱，其是醫(yī)院穩(wěn)定經(jīng)營的前提。醫(yī)院精神文化主要指在醫(yī)院歷史經(jīng)營階段沉淀出現(xiàn)的，得到所有員工認可與維護的精神、價值觀念等，是醫(yī)療機構(gòu)的精神支柱，屬于醫(yī)院文化的核心。

二、醫(yī)院文化建設方面檔案管理起到的作用

檔案管理屬于醫(yī)院文化發(fā)展的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，醫(yī)院通過設置檔案室，管理有關(guān)醫(yī)務工作者的檔案信息和病人的基本資料，采用科學的信息系統(tǒng)，高效的管理資源，由此提升工作的便捷性。在醫(yī)院文化發(fā)展中，檔案管理正持續(xù)推動醫(yī)院發(fā)展。當前醫(yī)院檔案管理也開始朝著創(chuàng)新管理改變，檔案管理不只是實現(xiàn)了對有關(guān)人員的信息管理，對醫(yī)院所出現(xiàn)的重大活動和醫(yī)院的有關(guān)文化建設，也通過多種形式被記在檔案之中。醫(yī)院檔案管理對醫(yī)院文化發(fā)展具有非常關(guān)鍵的影響，且長期以來，檔案管理是醫(yī)院文化發(fā)展最經(jīng)典的回顧。因此，在管理時醫(yī)院既要注重醫(yī)務工作者的信息管理，還要注重醫(yī)院有關(guān)文化活動開展的管理。

（一）醫(yī)院檔案給醫(yī)院文化發(fā)展帶來數(shù)據(jù)資源。醫(yī)院文化即醫(yī)院在長時間醫(yī)療工作中慢慢出現(xiàn)的以人為主的文化理論、價值理念、生活模式與行為準則等。醫(yī)療機構(gòu)的文化建設，無法一朝一夕就實現(xiàn)，醫(yī)院文化建設應當在醫(yī)院發(fā)展階段通過領(lǐng)導者積極引導，創(chuàng)建出相應的文化背景，且以醫(yī)院關(guān)鍵文化觀念為前提來持續(xù)建立和健全醫(yī)院文化。該階段醫(yī)院檔案可以有效記錄與傳承醫(yī)院文化產(chǎn)生的過程，檔案管理可以在醫(yī)院文化建設進程中帶來數(shù)據(jù)資源。經(jīng)過管理好、應用好醫(yī)院檔案，可以從檔案管理中發(fā)現(xiàn)信息來推動醫(yī)院文化創(chuàng)建。而且，在醫(yī)院文化創(chuàng)建環(huán)節(jié)，給醫(yī)院檔案積累與豐富了許多資源信息。醫(yī)院檔案與醫(yī)院文化二者相互作用、相互依存。

（二）檔案管理給醫(yī)院文化產(chǎn)品帶來增值服務。醫(yī)院檔案保管活動的開展可以為整合與增值醫(yī)療機構(gòu)文化產(chǎn)品帶來方便。醫(yī)院文化針對醫(yī)院經(jīng)營中先進的人物與關(guān)鍵人物的思想整合，針對醫(yī)院文化的優(yōu)化和發(fā)展具有非常顯著的作用。醫(yī)院開展檔案管理時，可以對醫(yī)院發(fā)展階段的大型活動、典型事項等進行深挖、采集、整理，形成各種醫(yī)院文化產(chǎn)品，錘煉醫(yī)院文化內(nèi)涵，充實醫(yī)院文化價值。醫(yī)院文化產(chǎn)品很多，比如醫(yī)院院史、院志以及規(guī)章制度、文化觀念、文化手冊、各種叢書、文化長廊等，這些醫(yī)院文化產(chǎn)品的產(chǎn)生，直觀、準確地體現(xiàn)了醫(yī)院傳統(tǒng)文化，傳播了典型個人與事件，傳遞了積極能量，激勵了全體職工，調(diào)動了醫(yī)務工作者的價值共鳴，更有助于推進醫(yī)院職工對醫(yī)院文化的認同與融入。

（三）有利于創(chuàng)建醫(yī)院文化品牌。醫(yī)療機構(gòu)檔案屬于文化積累的重要表現(xiàn)，醫(yī)院檔案保管環(huán)節(jié)，以檔案為主要材料，給醫(yī)院文化發(fā)展帶來翔實的素材，產(chǎn)生的各種文化產(chǎn)品，不僅能夠發(fā)揚醫(yī)院良好的傳統(tǒng)文化遺產(chǎn)，還能夠為醫(yī)院文化發(fā)展的革新帶來思路。經(jīng)過檔案開發(fā)出的精品，產(chǎn)生了醫(yī)院文化品牌，可以為醫(yī)院形成較好的社會形象，提高醫(yī)院文化附加值。通過完善醫(yī)院檔案保管持續(xù)提高醫(yī)院品牌效應，創(chuàng)建醫(yī)院獨特的文化品牌。

（四）有助于提高醫(yī)療工作人員的道德素養(yǎng)。檔案管理活動的有序開展對醫(yī)療工作人員在實踐中將病人視為工作核心有一定的監(jiān)督意義，特別是伴隨各項法律法規(guī)的持續(xù)規(guī)范，檔案管理的關(guān)鍵性逐漸顯現(xiàn)出來，醫(yī)院不僅要尊重病人隱私，還承擔著對病人實行有效治療的關(guān)鍵責任。

（五）有利于醫(yī)院文化得到層次化完善。醫(yī)院檔案涉及的內(nèi)容較多，牽扯的范圍大，經(jīng)過妥善保管檔案，能夠抽象出各個層面的信息，這些均能夠為文化建設提供服務，對當下醫(yī)院文化發(fā)展有導向性功能，有利于醫(yī)院文化建設者在各個文化建設方面的深入耕耘。而文化屬于醫(yī)療機構(gòu)精神面貌的具體表現(xiàn)，通過文化能夠更加深層次地展示醫(yī)療機構(gòu)的宗旨、觀念等，這對塑造新時期醫(yī)院形象具有顯著作用。

三、醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀

（一）醫(yī)院本身對檔案管理缺乏重視。因為醫(yī)療事業(yè)的獨特性，許多醫(yī)院在經(jīng)營中還有重臨床疏于管理的思想，而且覺得檔案管理不重要，無法給醫(yī)院帶來一些作用，有的醫(yī)院設置了獨立的檔案管理中心，但是對檔案使用度較低，使醫(yī)院檔案變?yōu)橘Y料室中塵封的“秘籍”，這種思想極大限制檔案工作的開展。

（二）檔案管理者專業(yè)素養(yǎng)尚待提高。許多醫(yī)院檔案管理者均非專業(yè)化人才，由其他部門的員工兼職，還有雇傭臨時員工來管理的，文化程度與專業(yè)素養(yǎng)均有明顯差距。這樣明顯無法滿足現(xiàn)代化醫(yī)院發(fā)展需求，檔案整理滯后，信息庫建設不健全，許多關(guān)鍵的資料可能會丟失。

（三）檔案管理設備不完整。因為當前國家土地應用較為緊張，醫(yī)療機構(gòu)的建設面積也遭到很大限制，許多醫(yī)療儀器的引入均要考量醫(yī)院面積的應用狀況，因此醫(yī)院檔案保存僅能在狹小且雜亂的地方。盡管科技的進步使許多檔案資料均實現(xiàn)電子化，但所有檔案的電子化還要求長期的轉(zhuǎn)變，大量資料還停留于人工檢索、整理過程。

四、醫(yī)院文化建設方面檔案管理的發(fā)展策略

（一）完善檔案管理制度。醫(yī)院檔案管理環(huán)節(jié)，首先要科學計劃檔案管理活動，且把檔案管理引入醫(yī)院總體規(guī)劃中，這既是管理工作的前提，還是檔案管理朝著現(xiàn)代化發(fā)展的關(guān)鍵基礎。所以，醫(yī)院文化建設期間，要按照醫(yī)院的實際情況制定一個完善的管理制度，再合理配置檔案管理任務。其次，完善體系，醫(yī)院重要負責人屬于檔案管理體系方面的首要責任人，分管院領(lǐng)導為牽頭人，主辦中心專人負責處理檔案具體任務。而且要把具體任務分配到人，如此方可有效全面監(jiān)督醫(yī)療機構(gòu)的檔案管理工作。最后，健全監(jiān)督考核機制。如此將檔案管理體系變成一個閉環(huán)，真正把檔案應用好，為醫(yī)院經(jīng)營服務，為醫(yī)院文化創(chuàng)建服務。

（二）推動檔案管理數(shù)字化發(fā)展。伴隨經(jīng)濟的快速發(fā)展，數(shù)字化融入各行各業(yè)，在醫(yī)療衛(wèi)生方面，信息系統(tǒng)的使用是非常重要的，醫(yī)院檔案保管的數(shù)字化發(fā)展，提升了管理水平與工作效率，推進醫(yī)院檔案管理勃發(fā)，推動了醫(yī)院發(fā)展。醫(yī)院要在政策方面提供支持，提高對檔案管控的投資，特別是數(shù)字化管理上的投入，推進醫(yī)院檔案數(shù)字化發(fā)展，更好地為醫(yī)院管理者決策、醫(yī)務工作者查找、醫(yī)院文化內(nèi)容提煉等檔案應用服務。

（三）加強檔案管理者專業(yè)培訓。專業(yè)化、現(xiàn)代化檔案管理者是檔案管理數(shù)字化發(fā)展的基礎保障。目前，許多醫(yī)院檔案管理者的年齡較大、數(shù)字化專業(yè)技能與水平較低。在數(shù)字化發(fā)展的新時期，醫(yī)院要注重培養(yǎng)與吸引大量年輕的現(xiàn)代化人才，在薪酬待遇方面進行傾斜，在職稱晉升方面提供支持，在評先選優(yōu)方面引起重視，逐漸制定出一支現(xiàn)代化、年輕化的檔案管理人才團隊，且全面突出其帶頭功能，促使全院兼職檔案保管者同步發(fā)展，為檔案管理數(shù)字化發(fā)展打下良好的人才基礎。

（四）深入挖掘醫(yī)院檔案文化價值。檔案管理各種制度規(guī)范后，要深入挖掘醫(yī)院資料對醫(yī)院文化發(fā)展的有用內(nèi)容，逐步提取檔案中的精華，由個體到總體，由抽象至具體地挖掘檔案中的文化資源，而且按照所挖掘的信息做好相應的選題規(guī)劃，對檔案中所展現(xiàn)出的文化內(nèi)容加以整合開發(fā)與重新創(chuàng)造，最后創(chuàng)造出滿足醫(yī)院特征的醫(yī)院文化。

（五）提高醫(yī)院檔案管理部門管理職能。若想充分體現(xiàn)醫(yī)院檔案保管的優(yōu)勢，需要設置醫(yī)院檔案保管部門，通常醫(yī)院檔案室均是院內(nèi)辦公室主任管理，不能對每項任務都做到詳細。所以，要把醫(yī)院檔案部門隔離出來，提高醫(yī)院檔案管理部門的管理職能，分配專門的檔案部門負責人。檔案保管不僅僅是各科室把信息送來，而是需要主動采集，實時把握醫(yī)院的發(fā)展動態(tài)，突出醫(yī)院檔案保管部門的職能。

五、結(jié)束語

總之，提升醫(yī)院檔案管理質(zhì)量對其經(jīng)濟、文化發(fā)展的促進作用非常明顯。一個成功的醫(yī)院必定在其建立初期就開始注重檔案整理與積累，醫(yī)院文化內(nèi)涵也在檔案中充分表現(xiàn)，對今后醫(yī)院的從業(yè)人員有較大的教育作用，醫(yī)院自身也在關(guān)鍵層面提高了核心競爭力。簡而言之，現(xiàn)代的醫(yī)院應有精密的醫(yī)療設備、科技高超的醫(yī)療人員，還要具備現(xiàn)代化檔案管理平臺，唯有如此方可為病人帶來最好的服務。

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