新形勢(shì)下醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案信息化管理創(chuàng)新研究

張未

【摘要】會(huì)計(jì)檔案作為專門檔案的一種，以其形式多、范圍廣等特點(diǎn)成為檔案的重要組成部分，醫(yī)院的會(huì)計(jì)檔案掌握著大量的一手核心原始資料，在醫(yī)院的審計(jì)、以權(quán)謀私及民事糾紛等經(jīng)濟(jì)活動(dòng)過(guò)程中起著不容忽視的憑證作用。本文首先闡述會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)和分類，并選取醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案為視角，指出醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理存在的問(wèn)題并進(jìn)行綜合分析，提出新形勢(shì)下科學(xué)合理的解決策略，從而促進(jìn)我國(guó)醫(yī)療事業(yè)和檔案管理健康穩(wěn)定發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】新形勢(shì);醫(yī)院;會(huì)計(jì)檔案;信息化管理

醫(yī)院的會(huì)計(jì)檔案是指醫(yī)院在會(huì)計(jì)核算等活動(dòng)中形成的各種載體形式的具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)核算材料。醫(yī)院的會(huì)計(jì)檔案管理是否科學(xué)、規(guī)范、合理直接關(guān)系到醫(yī)院的生存發(fā)展。新形勢(shì)下伴隨知識(shí)管理的快速發(fā)展、大數(shù)據(jù)時(shí)代會(huì)計(jì)檔案的迅猛增長(zhǎng)，給會(huì)計(jì)檔案的分類和保管帶來(lái)前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。

一、會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)

（一）來(lái)源的廣泛性。凡具有獨(dú)立會(huì)計(jì)核算的單位，都會(huì)產(chǎn)生會(huì)計(jì)檔案。這些單位包括國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位、學(xué)校、部隊(duì)以及各級(jí)各類財(cái)會(huì)主管部門。各個(gè)單位在日常的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中產(chǎn)生了大量的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表，因此，會(huì)計(jì)檔案是一種普遍存在的專門檔案，其來(lái)源十分廣泛。

（二）內(nèi)容的連續(xù)性。會(huì)計(jì)核算活動(dòng)是對(duì)各個(gè)單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行完整、連續(xù)、系統(tǒng)地記錄和計(jì)算，這種會(huì)計(jì)核算活動(dòng)從填制審核憑證、登記賬簿到歸類計(jì)算、編制會(huì)計(jì)報(bào)表，前后銜接，一環(huán)扣一環(huán)，其過(guò)程具有很強(qiáng)的連續(xù)性。在此過(guò)程中形成的會(huì)計(jì)檔案，在內(nèi)容上也表現(xiàn)為緊密的連續(xù)性。對(duì)一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)或一項(xiàng)財(cái)務(wù)開支，從其業(yè)務(wù)發(fā)生到結(jié)束，連續(xù)地進(jìn)行記錄，對(duì)大量的數(shù)字進(jìn)行計(jì)算，綜合匯總，在這一系列程序中，會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表的內(nèi)容密切相連，互為基礎(chǔ)，全面地反映了各單位的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)過(guò)程和情況。

（三）成分的穩(wěn)定性。會(huì)計(jì)系統(tǒng)涉及各個(gè)行業(yè)和領(lǐng)域，有工業(yè)會(huì)計(jì)、農(nóng)業(yè)會(huì)計(jì)、商業(yè)會(huì)計(jì)、銀行會(huì)計(jì)等，不同行業(yè)產(chǎn)生的會(huì)計(jì)檔案，其內(nèi)容和形式各有不同，但基本成分是一致的，都包括四方面：會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表及其他。這種成分的穩(wěn)定性，是會(huì)計(jì)檔案區(qū)別于其他類型檔案的重要標(biāo)志之一。

（四）表達(dá)方式的特殊性。各種各樣的會(huì)計(jì)檔案都是以數(shù)字和指標(biāo)體系為表述主體，對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和財(cái)務(wù)收支情況進(jìn)行量的記錄和描述，文字說(shuō)明材料在會(huì)計(jì)檔案中只占很小比重。這種表達(dá)方式的特殊性，使會(huì)計(jì)檔案有別于其他種類的檔案。

二、會(huì)計(jì)檔案案卷的排列、編號(hào)

（一）會(huì)計(jì)檔案案卷的排列方法。與會(huì)計(jì)檔案的分類體系一致，會(huì)計(jì)檔案案卷的排列方法主要有以下三種：（1）年度—類別—保管期限。（2）年度—保管期限—組織機(jī)構(gòu)—類別。（3）年度—會(huì)計(jì)類型—類別。

（二）會(huì)計(jì)檔案的編號(hào)。會(huì)計(jì)檔案的編號(hào)是對(duì)會(huì)計(jì)檔案經(jīng)過(guò)分類、立卷、排列之后的最終次序給出的號(hào)碼，具有標(biāo)識(shí)和固定會(huì)計(jì)檔案的物理順序和位置的重要功能，并為會(huì)計(jì)檔案的保管、統(tǒng)計(jì)和查找提供便利。具體的編號(hào)方法因具體對(duì)象不同分為三種：（1）會(huì)計(jì)檔案號(hào)=會(huì)計(jì)檔案代字（代號(hào)+代碼）+大類號(hào)和屬類號(hào)+案卷號(hào)，這種方法適用于不需要向檔案館移交會(huì)計(jì)檔案單位的會(huì)計(jì)檔案編號(hào)，如KJ-2.1-15。（2）財(cái)會(huì)檔案號(hào)=年度號(hào)+財(cái)會(huì)檔案分類號(hào)+案卷號(hào)，這種方法適用于高等院校財(cái)會(huì)檔案編號(hào)，如2000CK-1.2-7。（3）會(huì)計(jì)檔案號(hào)=全宗號(hào)+目錄號(hào)或類別號(hào)+案卷號(hào)，這種方法適用于向檔案館移交會(huì)計(jì)檔案的立檔單位會(huì)計(jì)檔案號(hào)。

三、會(huì)計(jì)檔案在醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案中的重要作用

（一）提高醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理質(zhì)量。在醫(yī)院整體工作中，會(huì)計(jì)檔案管理工作是基礎(chǔ)性作用，看似簡(jiǎn)單，但是對(duì)于醫(yī)院的各項(xiàng)事業(yè)的順利開展發(fā)揮著不可估量的作用，會(huì)計(jì)檔案涉及面復(fù)雜，里面包含諸多繁雜的工作內(nèi)容，因此，只有科學(xué)合理地規(guī)范化管理會(huì)計(jì)檔案，才能保證醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的順利進(jìn)行。

（二）提升醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范化。醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案是醫(yī)院開展各項(xiàng)活動(dòng)的重要參考資料。在實(shí)際的會(huì)計(jì)檔案管理工作中，醫(yī)院必須要強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案的管理，促進(jìn)會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范化，不斷提升會(huì)計(jì)檔案管理工作的科學(xué)性和高效性。

四、醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問(wèn)題剖析

（一）會(huì)計(jì)檔案管理意識(shí)較低。據(jù)調(diào)查，目前各省市（縣）級(jí)醫(yī)院對(duì)會(huì)計(jì)檔案的重視程度不夠，會(huì)計(jì)檔案管理意識(shí)欠缺，管理觀念比較落后，大多數(shù)沒有認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)檔案在醫(yī)院管理中的重要地位，普遍采用手工記錄的方式，不能及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、存檔，有些財(cái)會(huì)賬簿字跡潦草，年代久遠(yuǎn)的會(huì)計(jì)賬簿已經(jīng)無(wú)法識(shí)別，甚至有些會(huì)計(jì)檔案已經(jīng)丟失或損壞。

（二）會(huì)計(jì)檔案的收集范圍不明確。正常情況下，會(huì)計(jì)檔案的收集是通過(guò)會(huì)計(jì)材料歸檔制度的執(zhí)行實(shí)現(xiàn)的，但由于會(huì)計(jì)檔案管理制度不健全等原因，一些單位并未按正常程序制定本單位的會(huì)計(jì)檔案歸檔范圍和保管期限表，長(zhǎng)期以來(lái)是將會(huì)計(jì)檔案分散在各處室。比如，一些會(huì)計(jì)人員將自己經(jīng)手的單據(jù)、賬目以種種借口封存起來(lái)，致使會(huì)計(jì)檔案材料散落在各處。針對(duì)上述情況，各個(gè)單位應(yīng)嚴(yán)格歸檔制度，廣泛收集零散會(huì)計(jì)檔案，零散會(huì)計(jì)檔案的收集主要途徑是向歷任會(huì)計(jì)人員收集，為此，應(yīng)詳細(xì)了解歷任會(huì)計(jì)人員的姓名、任職時(shí)間、現(xiàn)在何處以及所經(jīng)辦的會(huì)計(jì)檔案存放地點(diǎn)等情況，逐一登記，逐人逐年將分散的會(huì)計(jì)檔案收集齊全，若有損毀、丟失等情況，要出具說(shuō)明并報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審核，及時(shí)采取補(bǔ)救措施。

（三）會(huì)計(jì)檔案的管理方式落后。新形勢(shì)下，知識(shí)管理的快速發(fā)展，“互聯(lián)網(wǎng)+”給各行各業(yè)的生產(chǎn)生活帶來(lái)了全新的變革，顯然，在會(huì)計(jì)檔案的管理中嵌入云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等先進(jìn)信息技術(shù)，利用先進(jìn)的信息技術(shù)管理會(huì)計(jì)檔案成為一種必然，但是目前理論經(jīng)驗(yàn)先行，而實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)不足。以阜新市某醫(yī)院為例，雖然配備了計(jì)算機(jī)管理軟件，但沒有建立專門的會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，沒有根據(jù)自身工作實(shí)際制定檔案管理制度，沒有對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行計(jì)算機(jī)管理，檔案管理方式和基礎(chǔ)設(shè)施陳舊，檔案信息化水平不高，利用率低下，會(huì)計(jì)檔案的查全率和查準(zhǔn)率亟待提高，檔案在醫(yī)院管理中沒有發(fā)揮應(yīng)有的作用。

（四）會(huì)計(jì)檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。會(huì)計(jì)檔案管理人員的素質(zhì)與醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理工作成效息息相關(guān)。目前很多醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案人員是派遣人員，或者由醫(yī)院的其他工作人員兼職，有的醫(yī)院雖然設(shè)立了專職檔案員，但是檔案管理人員的學(xué)科背景、學(xué)歷層次不能滿足檔案管理工作的實(shí)際需要，在檔案人員的招聘方面比較寬松，很多醫(yī)院的檔案管理員都沒有經(jīng)過(guò)專業(yè)技能和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，認(rèn)為檔案工作是一項(xiàng)很簡(jiǎn)單的工作，因此往往不能公開、公正、公平地選拔檔案管理人才。

（五）醫(yī)院電子會(huì)計(jì)檔案安全防范。信息化的會(huì)計(jì)檔案管理給檔案管理帶來(lái)了傳輸迅速、查找便利等諸多優(yōu)勢(shì)，但是由于會(huì)計(jì)檔案的保密性，也存在許多安全隱患，比如，黑客攻擊、防火墻設(shè)置問(wèn)題、計(jì)算機(jī)軟件故障、病毒感染等問(wèn)題，如何規(guī)避電子檔案的安全風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題是值得思考和解決的問(wèn)題。

五、新形勢(shì)下醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案科學(xué)管理的解決策略

（一）提高重視程度，將會(huì)計(jì)檔案管理納入院領(lǐng)導(dǎo)工作日程。醫(yī)院部門領(lǐng)導(dǎo)要提高認(rèn)識(shí)，在政策和資金上給予檔案部門支持，改善保管庫(kù)設(shè)施，采用先進(jìn)的技術(shù)，安全可靠的防護(hù)措施，配齊消防、防塵、防蟲、消毒等設(shè)備，達(dá)到保管庫(kù)內(nèi)設(shè)備設(shè)施齊全、運(yùn)轉(zhuǎn)高效，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化，為集中保管好會(huì)計(jì)檔案提供強(qiáng)有力的保障。

（二）明確會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍和保管期限?！稌?huì)計(jì)檔案管理辦法》系中華人民共和國(guó)財(cái)政部、國(guó)家檔案局2015年修訂，2016年1月1日正式施行。辦法的施行進(jìn)一步確立了會(huì)計(jì)檔案的重要性，細(xì)化和完善了會(huì)計(jì)檔案管理，對(duì)檔案保管期限、會(huì)計(jì)檔案分類、需要納入歸檔的資料進(jìn)行了規(guī)范細(xì)化，新增了鑒定銷毀環(huán)節(jié)，完善了銷毀程序，明確了相關(guān)各工作崗位人員責(zé)任及工作內(nèi)容目標(biāo)，對(duì)財(cái)政部門規(guī)范和統(tǒng)一保管會(huì)計(jì)檔案有著重大的意義。

（三）加快會(huì)計(jì)檔案信息化管理的步伐。采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)檔案，具備采用磁帶、磁盤、光盤、縮微膠片等磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案條件的，由國(guó)家業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報(bào)財(cái)政部、國(guó)家檔案局備案。此外，電子化會(huì)計(jì)檔案應(yīng)與對(duì)應(yīng)的財(cái)務(wù)軟件版本一致，不同版本軟件下形成的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)不同，這就可能產(chǎn)生會(huì)計(jì)檔案不能被調(diào)閱等意外。具備檔案管理專門管理系統(tǒng)的單位，應(yīng)該及時(shí)建立會(huì)計(jì)檔案子系統(tǒng)，爭(zhēng)取實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案的文件級(jí)全文檢索，有些重要的會(huì)計(jì)檔案要及時(shí)進(jìn)行文本掃描，爭(zhēng)取早日實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案的電子化和信息化。

（四）提高會(huì)計(jì)檔案人員綜合素質(zhì)。會(huì)計(jì)檔案管理并非像想象的那樣簡(jiǎn)單，也不僅僅是“看攤兒”，因?yàn)樗粌H需要檔案管理人員能夠收集、整理、保管會(huì)計(jì)檔案，更要具備創(chuàng)新能力和創(chuàng)新思維?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”的到來(lái)，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員的素質(zhì)提出更高的標(biāo)準(zhǔn)和要求。因此，大力引進(jìn)具有計(jì)算機(jī)知識(shí)和檔案學(xué)科知識(shí)的“雙學(xué)科”管理人才是擺在我們面前艱巨的任務(wù)。同時(shí)，要定期組織會(huì)計(jì)檔案人員參加培訓(xùn)，或者通過(guò)邀請(qǐng)檔案學(xué)專家蒞臨醫(yī)院講解先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)等。醫(yī)院可以根據(jù)自身情況制定獎(jiǎng)懲考評(píng)激勵(lì)機(jī)制，調(diào)動(dòng)檔案工作者的積極性，比如，將檔案工作的管理好壞與年終獎(jiǎng)掛鉤，對(duì)于工作業(yè)績(jī)突出的檔案人員獎(jiǎng)勵(lì)，給予工作不積極的扣除一定的績(jī)效獎(jiǎng)勵(lì)，從而形成良好的你超我趕的分為，充分調(diào)動(dòng)檔案工作者的積極性。綜上，要從多方面去提升會(huì)計(jì)檔案管理者的綜合素質(zhì)，只有這樣，才能提升醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理者的業(yè)務(wù)素質(zhì)，推動(dòng)醫(yī)院檔案管理工作再上新臺(tái)階。

（五）加強(qiáng)電子會(huì)計(jì)檔案安全保密。根據(jù)《檔案法》和

《保密法》制定本單位的電子會(huì)計(jì)檔案規(guī)章制度和保密制度，增強(qiáng)檔案管理人員的保密意識(shí)，堅(jiān)決同違法泄密的行為斗爭(zhēng)。

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