K/3-Cloud系統升級的應用與啟示

摘要：本文介紹了廣鋼林德K/3-Cloud系統升級建設的背景和歷程，結合系統升級推動信息化建設的應用與啟示，其中銷售模塊和全局庫存管理模塊是業財融合最有特色的模塊。在此基礎上，本文分析了企業信息化建設的廣鋼林德模式和底層思維特點，研究了公司結合業務特點推動信息化建設的構建特色，以期為企業信息化建設提供有益借鑒。

關鍵詞：系統升級;流程優化;信息化建設

一、項目背景

隨著互聯網+時代的到來，市場在快速發生變化，公司面臨的經營環境更加復雜、多變，廣鋼林德在工業氣體行業尤其是現場制氣、電子特殊氣體等專業領域發展迅猛，廣鋼林德原單體企業版的K/3 Wise核算系統和獨立開發的銷售統一平臺與新業務發展不匹配、財務管理與業務工作脫節問題凸顯，為了改善各部門之間的溝通障礙以及各職能模塊之間信息不能共享的局面，將原來各個職能分別管理的碎片化數據歸集到同一個系統中并進行集成管理與分析，提升非財務業務信息與財務信息相互協同的效率和效果，廣鋼林德通過升級K/3-Cloud系統來提升企業管控和運營效率。

二、需求梳理

（一）信息化核心管理需求：建立多組織信息化平臺和集團化財務管理

1.統一基礎資料，統一流程規范，建立多組織、提供全局共享

各單體企業成立的歷史時期、背景不同，科目編碼規則、科目級次、物料編碼規則、固定資產卡片編號設置等都不同，供應鏈的銷售流程、采購流程、出/入庫流程等也不同，導致集團層面無法方便、快捷合并基本的財務信息。

2.多組織核算體系，建立利潤中心、成本中心、精細化財務核算體系

各單體企業使用K3-Wise財務軟件局限于一個企業一個賬套，財務人員要來回切換賬套做單、從不同賬套導出數據分拆/匯總做報表合并、分析，數據時效性、可比性、合理性、對管理/決策的指導作用時常受到挑戰，精細化管理難以推行。

3.建立財務業務一體化的完整流程

單體企業核算體系的總賬、供應鏈脫節，很多業務數據要重復錄入，業務流程不能形成閉環，影響了財務輸出數據的真實性、完整性、可追溯性。

4.建立集團化財務管理：合并報表管理，預算管理

從單體企業賬套導出報表來做合并既費時費力，也難以保證數據統計口徑的一致性，在同一系統下生成合并會計報表、合并管理報表的需求日益突出。

5.建立資產管理、集團全局庫存管理模式

隨著業務的不斷拓展，集團內企業的業務交叉越來越多，內部往來交易錯綜復雜，單靠人工和分組織的資產管理模式滿足不了業務發展的需求，需要從集團層面設計實物流、單據流、信息流的有機統一。

（二）信息化關鍵業務需求：關聯交易和系統對接

需要從集團層面輸出精細化的財務報表、管理報表，就要優先解決在同一個平臺上完成各個組織的數據錄入、信息共享即一個窗口對外、一次錄入、后續環節系統自動集成。選擇主系統解決基本的數據集成要求，必須用輔助系統增加接口軟件。

三、項目實施與主要功能模塊逐步建立

按照金蝶公司推薦的實施方法，制定實施方案、目標與計劃。廣鋼林德公司信息化建設項目在總體規劃、設計的基礎上分階段實施，每個階段的實施都將采用項目準備、藍圖設計、系統實現、驗收交付四個步驟進行，并在一、二、三步驟進行中，在具體業務層面上針對廣鋼林德公司做信息化“流程優化”，包括擴展性培訓、業務流程分析與優化、規范編制等。

在實施過程中，四步實施法中的每一步都會做目標細分，再對每一個具體的細分目標進行定義、確定工作內容、實施時間、實現方式、責任人、工作結果等。

（一）集團化、精細化財務管控

規范流程，財務集中。廣鋼林德包含6個獨立企業法人，公司規模不大，業務相對單一，6個獨立企業法人都是生產、經營工業氣體業務，業務類型有重疊、也有交叉。基于歷史原因，6個企業從獨立經營管理逐步整合成一個團隊經營管理，統一標準、統一流程、規范操作、集中控制，業務與財務高度融合的需求日益凸顯。廣鋼林德通過建立集團架構的ERP系統體系，在集團上層定義、設定基礎資料信息，設定標準的銷售、采購、庫存管理、配送等業務組織流程，下層的核算組織依據自身的業務組織類型直接引用上層的基礎資料信息和業務組織流程，從而實現基礎資料的統一，流程規范的統一。

（二）完善的銷售流程

銷售活動是企業一切經營活動的起點，廣鋼林德將銷售系統的設計放在最突出的位置，首先分析廣鋼林德的業務特點，鑒于大多數客戶是中長期戰略合作客戶，完善的客戶檔案管理尤為重要，把商業模式系統化，抽出銷售合同中的關鍵信息集成在系統里實現表、單化，客戶業務通過系統支撐獲得了更精細化的客戶管理。根據合同審批表，確認合同相關重要信息（產品名稱、規格、價格、調價周期/公式、賬齡、信用額度、最低用量、基本收費、押金、租金、包裝物、商業折扣等）并錄入系統，以便業務運營時可以借助合同維度進行更有效的監控。另外，在銷售模塊增加運維需要的客戶屬性、業務單元、客戶分類、客戶經理等基礎業務信息化，保證了銷售業務數據整體的完整性。

銷售業務流程說明如下：

1.根據與客戶簽訂的銷售合同（協議），將客戶的基礎檔案信息、合同關鍵商務信息錄入K/3-Cloud系統，銷售合同作為附件保存在指定路線的文件夾;

2.接線員接到客戶電話后，Avaya系統可觸發K/3-Cloud系統的銷售訂單，帶出客戶名稱，送貨地址、客戶信用等級等信息，接線員補充訂單信息后，審核、確認銷售訂單;

3.調配人員根據訂單情況，進行配送派單，生成配送匯總表和配送單。配送匯總表和配送單包含客戶地址、貨品、發貨、發貨倉庫、應發數量、司機、車號、運輸方式等信息。

4.貨物送至客戶處后，客戶在送貨單上確認收貨數量，以及退回瓶的數量。后勤人員將實際發貨數量錄入系統并審核配送單，將回瓶數通過新增鋼瓶的其他入庫單進行記錄。

5.月末客服人員根據銷售出庫單以及租賃報表與客戶對賬，完成對賬后進行開票，收款。

（三）全局庫存管理流程

庫存管理是市場主體正常生產經營的基礎和核心，支撐著市場主體有效開展銷售活動、采購活動、生產活動。完善和有效的庫存管理系統可以為市場主體提供準確的庫存信息，同時將庫存量控制在合理水平，既為市場主體滿足市場需求提供有力保證，也為市場主體降低營運資金、節約資金成本。

K/3-Cloud系統庫存管理環節包括庫房/庫位管理環節、原材料/產成品的流通環節、安全庫存控制環節，通過簡單生產入庫、采購入庫、銷售出庫、內部調撥、組裝拆卸、庫存調整等功能。結合生產批次、采購批次管理、實施庫存盤點等環節的綜合運用，對倉庫存貨的資金占用成本和流通成本的管理進行有效控制和跟蹤，實現在線實時查詢、分析倉庫存貨變動情況信息。

內部關聯交易即“集團內組織間實物往來后相互交易結算”的設定：任意兩個業務單元之間發生的實物往來，不一定構成集團內部關聯交易的結算，只有在兩個獨立核算的核算組織之間發生實物往來才會產生內部關聯交易結算，即系統會自動記錄實物在集團內部的流轉環節并生成內部交易單據、在集團內完成對等的內部關聯交易記賬處理;同一個核算組織下的業務單元之間的實物往來，不產生集團內部關聯交易但會在組織內的業務單元之間生成內部交易記賬處理。

（四）銀企直聯

K/3-Cloud網上銀行系統直接與中國銀行網銀系統對接，在K/3-Cloud系統應付模塊通過應付賬齡表過濾出到期應付賬款單據經審核后傳遞到出納模塊，在出納模塊審核批復后款項就經銀企直聯系統支付出去，既縮短了支付流程，也避免了二次輸入，提高了支付工作效率和準確性。同時出納模塊還可以下載銀行的交易明細、電子對賬單，以及實時查詢銀行賬戶的交易流水明細及銀行賬戶余額。另外，K/3-Cloud系統應收模塊的收款單定時與網銀下載的收款記錄比對，將比對結果相符的收款信息進行自動收款核銷;對未能自動核銷的銀行收款單與分拆后的應收單手動核銷，然后批量完成收款單過賬和賬務處理。通過銀企直聯避免了銀行收款信息逐條輸入K/3-Cloud系統的環節，通過在應收模塊植入收款信息的自動比對核銷功能，收款核銷可以追蹤到銷售發票，為應收賬款賬齡分析表分析客戶的付款對應到具體單據業務創造了基礎條件，大大提高了客戶賬齡分析的及時性和準確性，為應收賬款的對賬、追收提供及時、有針對性的管理，既減輕了相關崗位的工作量也提升了應收賬款對賬、追收工作的效率和效果。

（五）云之家移動應用

云之家作為移動辦公平臺，豐富的應用是實現企業價值的加速器。云之家應用中心提供了適用于各種業務模式、各個崗位的海量應用，管理員可以依據企業需求給全體員工的云之家App首頁設置合適的卡片布局、應用以及頭部文案。基于組織通訊錄的即時消息、簽到、請假、文件、公告及應用接入服務，通過移動辦公與團隊協作App應用，幫助企業打破部門與地域限制，提升了溝通便利、工作效率也大大提高。

四、系統上線遇到的挑戰舉例

雖然項目整體進展較為順利、可控，但在實施過程中也遇到一些問題與挑戰，未來工作中更應該從長計議、周全布局爭取做得更好。

（一）需加強項目培訓、宣傳、輔導工作。系統設置、流程規范易于統一，但實施參與人員的意識難以統一，操作人員的認知水平難以統一。操作人員的認知水平差異，往往會以自己的工作習慣或潛意識處理業務單據，導致同一業務類型出現多種處理方式，或單據處理過程忽視了公司的內部控制制度，或稅收法律法規的相關規定。比如外協服務采購，有些做了外購入庫、有些沒做外購入庫，導致倉存模塊有外協服務的庫存。

（二）需加強一些問題的提前預警與監控。全局庫存管理流程涉及多個職能崗位，多個業務流程交叉組合，原始單據輸入的信息正確與否、直接影響到庫存信息的流向、內部關聯交易結算的交互進行，時常出現一個信息輸入錯誤導致幾個關聯庫存數據都是錯誤的且觸發系統產生重復的內部關聯交易結算，容易產生稅務、審計風險隱患。比如做配送計劃或錄入送貨單時選錯了倉庫，系統會依據庫存組織、結算組織、車輛組織的不同自動產生內部關聯交易結算單，導致組織間來回開票結算。

（三）需加強項目需求調研和實施過程中的及時溝通與配合。實施顧問、開發顧問對公司項目需求、業務模式的理解程度也會引起系統流程設計出來的結果千差萬別，甚至出現“流程怪胎”。比如個性化管理報表的輸出，實施顧問、開發顧問各自工作，在設計一些業務流程節點、業務單據字段等時未全面考慮到輸出管理報表的要求，導致系統自動生成的一些管理報表數據錯誤。

（四）需加強項目管理、項目控制。項目組雙方的信息是不對稱的，甲方熟悉自己業務，對系統目標需求有一定的理解;乙方有自己的標準系統產品。基于不對稱的信息簽訂的項目服務合同難于管控到所有項目需求，也無法面面俱到地約定驗收信息，項目實施過程中難免會出現諸多分歧。雙方項目經理應以項目核心目標為導向，甲方應該應用管理手段實現需求目標，要強化管理，推動和完善新的業務流程順利落地;乙方能夠通過IT功能幫助甲方優化流程、提升效率，也應該盡量提供切實可行的解決方案，促進合同目標的順利實現。

五、K/3-Cloud系統升級帶來的啟示

廣鋼林德最早使用金蝶系統的K/3Wise9.0版本，后來升級到K/3Wise12.2版本和啟用了供應鏈流程，并通過二次開發完善了訂單功能，但隨著公司規模的擴大、業務的多元化，以及“財務服務共享中心”模式的流行應用，公司信息系統的升級、完善變得迫在眉睫。廣鋼林德K/3-Cloud系統升級的本質是企業信息化建設的重要組成部分，通過升級財務系統來整合業務系統，由系統輸出單體企業的財務報表、報告過渡到系統輸出合并報表、報告，為管理會計縱向、橫向拓展提供基礎數據支持，為公司推動精細化管理提供信息保障，也逐步實現了企業信息化建設降本增效、加強管控的目的。云平臺的推廣和應用助力企業降低了成本，提升了效率、提高日常生產經營管理水平。廣鋼林德在升級K/3-Cloud系統的同時，選擇了K/3 Cloud云租賃模式，按年交租賃費，云部署于亞馬遜云，無需額外投入服務器、網絡、機房、數據庫等IT投入，軟件后續的在線服務、補丁升級、數據備份、系統安全都免費。利用云平臺既能大大降低信息系統建設的成本，也獲得了良好的效果。科技進步日新月異，隨著5G技術的推廣應用，企業的信息化建設都會“一直在路上”，實現信息化建設目標的途徑也會越來越多，選擇什么樣的信息化建設目標、思路和工具，將取決于企業的經營管理需要、信息化的軟件和硬件基礎以及洞察未來的敏銳性。

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作者簡介：袁洪盛（1974—），男，廣東梅縣人，注冊會計師，本科，主要從事企業財務精細化管理研究。