大數據時代醫院電子檔案管理的幾點思考

佟麗麗

中圖分類號：G276 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2020）06-112-01

摘 要 大數據時代的發展開啟了一個新時代，變革著人們的生活、工作和思維方式，也推動了檔案管理模式的革命性變化。本文主要以呼倫貝爾市精神衛中心為切入點，通過分析電子檔案管理現狀和存在的問題，提出有針對性的對策建議，是對醫院電子檔案管理領域的有益探索。

關鍵詞 大數據 檔案管理 應用

呼倫貝爾市精神衛中心信息系統建設適應醫改的需求，努力向深層次方向發展，建設面向臨床一線的數字化醫院，實現醫療資源共享，利用信息技術進一步簡化患者的就醫流程、降低醫療成本、提高工作效率、方便患者就醫，切實解決患者看病難、看病貴的實際問題。該院的電子檔案外圍建設主要是通過電子醫務建設實現的，電子醫務幾乎涵蓋了醫院日常工作的各個方面，建設了包括門診預約、掛號收費、病案管理、移動護理系統、微信“智慧醫院”平臺、固定資產管理、OA 自動化辦公系統等83個信息管理系統，這些計算機系統產生了大量的電子檔案。

一、電子檔案管理存在的問題及原因分析

（一）電子檔案管理工作權責不清，管理部門多且分散

醫院的電子檔案主要由以下幾部分組成：文書類檔案、人事檔案、財務檔案等由行政科室保存；圖片、影像等宣傳類的媒體資料由宣傳信息科保存；患者的醫療病例由病案室保存；醫技科室的X光片檔案、檢查化驗類的檔案由負責檢查的科室保存；日常辦公產生的電子類的文檔分散在個人辦公電腦里；文獻、資料類科研電子文檔存儲于圖書館的電子文檔系統中。這些眾多種類的電子文檔分別在醫院的不同部門進行管理，而這些文檔又具有交集，很難明確劃分這些部門在電子文檔管理工作中的各自權限，而且這些部門之間很多時候缺乏有效的溝通。一旦出現問題，往往會出現誰都有權力管，誰又都不管的局面。

（二）電子檔案管理制度不健全

醫院電子檔案管理制度的不健全對醫院電子檔案的安全性來說是一個很大的威脅，沒有一個行之有效的工作制度，權限不明確，造成了電子檔案管理工作的混亂。

（三）資金投入不夠，電子檔案存在安全隱患

醫院建立了電子檔案室之后缺乏持續性的資金支持，如防火墻、入侵檢測等技術設備沒有固定的資金維護，這些看不見、摸不著的威脅，不像傳統檔案室的安全威脅那么明顯，這也是產生安全隱患的主要原因。此外，電子檔案管理需要大量數字化的硬件設備，這些設備需要耗費大量的資金進行購買安裝和日常維護，致使目前電子檔案管理工作的硬件不能滿足日益發展的電子檔案工作需求。

（四）檔案管理人員水平不高

由于醫院電子檔案管理部門眾多，導致電子檔案管理者也較多，這些管理者分散在不同的崗位，且大多是身兼數職，有很大一部分人對電子檔案管理不是十分了解，在日常工作中對網絡安全、病毒防范、電子檔案使用權限、電子檔案歸檔等工作存在各種不合理的現象。同時精神衛生機構的專業性很強，如果沒有一定的專業基礎知識，很多電子檔案是很難看明白的，這也給電子檔案的管理人員提出了更高的要求。

二、建立和完善醫院電子檔案管理的對策

（一）建立協同機制，整合檔案資源

以規范各科室的電子檔案為切入點，以網絡資源共享為紐帶，規范全院的檔案管理行為與服務模式。拆除一個個以科室為單位的“信息孤島”，形成全院整體的電子檔案管理系統。由專業人員對行政、醫療、醫技、護理等部門的檔案信息進行統一管理，實現對分類目錄、案卷目錄、專題目錄的共享，掌握基本的信息資源和檔案查詢方法。以便迅速、全面地調閱所需檔案信息，為工作提供便利，從而更好地服務于患者。

（二）建立健全電子檔案管理機制

以法律為準繩建立一套有效的電子檔案管理機制，最大限度地使電子檔案管理工作流程化、便捷化。所有電子檔案管理工作都要遵守法律法規，杜絕一切有意或無意的電子檔案破壞活動，同時也對故意實施電子檔案信息破壞的不法分子產生震懾作用。另外，合理的電子檔案管理機制還可以有效地預防和解決醫患糾紛、醫患矛盾。

（三）加大資金投入，加強電子檔案的安全保護

大力加強防火墻安全防護建設，除了在內網和外網之間使用，還應在內網不同安全等級的系統之間設置防火墻；加強網絡入侵檢測防御系統建設，在電子檔案管理系統數據存儲之前設置網絡入侵檢測防御系統，這樣如果有網絡入侵，不論源頭在哪都可以有效保護電子檔案數據。為網絡入侵防御設備配備專門的硬件設施，以確保高速的處理性能。另外，網絡入侵檢測防御系統不但要對外來信息進行檢測防范，還要對自身保護的數據進行檢測，以確保進入和出去的數據都是安全的，做到雙向保護。

（四）提高電子檔案管理者的綜合素質

因為電子檔案管理者是醫院電子檔案工作的主體，所以必須加強管理者的主體意識、服務意識、業務水平、文化技術水平和實際操作能力。要求檔案管理者必須掌握一些基本的醫學、法律和行政管理知識，這樣才能夠保證原文件的真實性和可靠性。在熟練使用數字化設備的同時還需要具備扎實的傳統檔案管理的業務功底。此外還應該具備良好的溝通能力，因為在日常工作中需要經常與電子檔案的提供者和使用者打交道，行之有效的溝通方式可以讓電子檔案的歸檔和管理工作變得更加順暢。