檔案信息化提高檔案管理能力

姜娜

【摘 要】眾所周知，檔案管理在我國各單位工作開展中都占據(jù)著一個重要地位，檔案記錄著相關(guān)單位自創(chuàng)建至今所經(jīng)歷過的重大事件，是相關(guān)單位發(fā)展成就的“最好見證者”，更是相關(guān)單位管理人員以及工作人員今后各項工作開展的“指導(dǎo)者”與“參考者”。因此，檔案管理工作質(zhì)量與效率的提升有著十分積極的現(xiàn)實(shí)意義。信息化背景下，傳統(tǒng)陳舊的管理方式已不能滿足新時代的實(shí)際發(fā)展需求，因此，各檔案管理人員需要針對自身工作現(xiàn)狀進(jìn)行一定的創(chuàng)新與優(yōu)化。

【關(guān)鍵詞】信息時代;檔案管理工作;實(shí)踐;創(chuàng)新

引言

新時期隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，國家深入推進(jìn)現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程。企業(yè)運(yùn)營管理中，檔案工作非常重要，必須要重視檔案信息化管理，其直接影響企業(yè)檔案管理工作效率。為了促使企業(yè)有效開展檔案管理工作，從根本上提高檔案工作質(zhì)量，另外為了保障用戶服務(wù)質(zhì)量，檔案工作也要順應(yīng)時代發(fā)展潮流，有效融合信息技術(shù)與實(shí)際發(fā)展情況。信息化背景下，日常檔案管理工作中企業(yè)只有加強(qiáng)檔案管理及服務(wù)創(chuàng)新，從而更好地滿足社會發(fā)展需求，這是企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的必然趨勢，也是檔案信息化服務(wù)水平提高的重要舉措。基于此，針對檔案信息化建設(shè)與服務(wù)創(chuàng)新思考相關(guān)知識，進(jìn)行了簡單地論述。

1信息時代檔案管理

信息時代檔案管理與傳統(tǒng)模式下所開展的檔案管理工作存在著較大的差異，前者主要是將現(xiàn)代化的信息技術(shù)作為立足點(diǎn)，通過互聯(lián)網(wǎng)來管理檔案資料。一般情況下，較為常見的檔案管理措施是制作電子版檔案、信息進(jìn)行搜集、查找等。這一管理措施使原本紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成了電子存儲檔案，并且可以運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)來對檔案進(jìn)行分類，縮短了查找檔案花費(fèi)的時間，可以更好地展現(xiàn)檔案資源的價值。

2信息化檔案管理建設(shè)執(zhí)行的近況

2.1針對檔案信息化管理建設(shè)重視性不夠。

單位領(lǐng)導(dǎo)層重視檔案信息化建設(shè)的認(rèn)知程度不夠，信息化技術(shù)創(chuàng)新管理檔案是單位經(jīng)濟(jì)效益和社會效益發(fā)展規(guī)劃的重要組成部分，單位缺少信息技術(shù)檔案管理，直接導(dǎo)致單位經(jīng)濟(jì)效益和社會效益之間產(chǎn)生分歧及矛盾。利用老式檔案管理模式調(diào)整不足勢必影響企業(yè)在市場競爭中的地位，因此，信息技術(shù)檔案管理建設(shè)替代陳舊單一模式?jīng)Q定企業(yè)經(jīng)營發(fā)展方向及戰(zhàn)略成果的轉(zhuǎn)型。單位領(lǐng)導(dǎo)層輕視檔案信息化建設(shè)，對檔案工作不重視，直接導(dǎo)致企業(yè)檔案管理發(fā)展方向及建設(shè)管理能力滯后，影響企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和社會效益的并肩進(jìn)步發(fā)展。

2.2信息化管理檔案建設(shè)系統(tǒng)缺少專業(yè)知識水平管理能力的人才

企事業(yè)單位的檔案信息化管理工作需要科技創(chuàng)新人才的加入，具備科學(xué)先進(jìn)專業(yè)技術(shù)知識水平及道德水平素質(zhì)的人才能力，促使企事業(yè)單位的創(chuàng)新發(fā)展戰(zhàn)略方針完善，提高經(jīng)濟(jì)增長速度的整體實(shí)力，有效的改善管理質(zhì)量控制系統(tǒng)及信息技術(shù)檔案應(yīng)用程序的全面順利的實(shí)施具有重要意義。目前許多單位管理檔案建設(shè)工作上存在嚴(yán)重滯后的現(xiàn)象，單位領(lǐng)導(dǎo)層輕視檔案管理發(fā)展方向及缺乏自身理論意識，目前許多企業(yè)單位重視經(jīng)營管理發(fā)展，輕視信息技術(shù)化檔案管理發(fā)展，無法融入創(chuàng)新發(fā)展模式，領(lǐng)導(dǎo)層采取微觀角度分析及看待檔案管理，不重視科技現(xiàn)代信息服務(wù)領(lǐng)域建設(shè)，直接影響企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展規(guī)模受損及檔案管理發(fā)展嚴(yán)重滯后。

3信息化背景下優(yōu)化檔案管理工作的具體實(shí)施措施

3.1形成檔案管理信息化意識

隨著時代的快速發(fā)展，以往傳統(tǒng)的檔案管理方式已無法滿足新時代的發(fā)展需求以及新時代背景下檔案管理工作的實(shí)際需求。因此，在當(dāng)前的檔案管理工作中，必須要注重數(shù)字信息化技術(shù)與設(shè)備的應(yīng)用，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行檔案管理信息化工作意識的形成。作為一項基礎(chǔ)服務(wù)工作，檔案管理工作的良好開展對各單位或機(jī)構(gòu)自身的發(fā)展有著重要意義。基于信息化背景下，檔案管理工作的開展在借助信息化技術(shù)的同時還應(yīng)將其進(jìn)行充分體現(xiàn)。首先，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)對檔案管理人員進(jìn)行信息化檔案管理意識的培養(yǎng);其次，領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)注重檔案管理機(jī)制的制定與完善，從而為后續(xù)檔案管理信息化建設(shè)提供幫助;最后，提升檔案管理人員專業(yè)技能與綜合素質(zhì)。不僅要讓檔案管理人員牢固掌握該怎樣開展檔案管理工作，明確檔案管理工作的重要性，還應(yīng)組織檔案管理人員通過參加培訓(xùn)或自主學(xué)習(xí)等方式來進(jìn)行信息技術(shù)的學(xué)習(xí)。還有一點(diǎn)更為重要，那就是做好人才入門關(guān)，在人員選聘的過程中，盡量尋找既具有專業(yè)檔案管理知識又具有一定專業(yè)技術(shù)與信息技術(shù)的人才，這樣一來不僅能夠充實(shí)檔案管理隊伍，還能夠有效提升檔案管理工作效率與質(zhì)量。

3.2完善檔案信息化管理法規(guī)

⑴嚴(yán)謹(jǐn)制定工作制度，以防泄露與肆意傳播檔案信息。現(xiàn)階段，信息一體化時代，信息違法應(yīng)用情況比較多，所以企業(yè)檔案信息工作中忽略了保密與安全制度，極易損害到員工利益。⑵保障檔案信息數(shù)據(jù)的安全性。企業(yè)數(shù)字化檔案信息儲存中要做好多重備份，采用嚴(yán)格而系統(tǒng)化權(quán)限管理，保障檔案信息管理的安全與隱秘性。⑶合理制定法律規(guī)范。檔案信息化建設(shè)中，明確針對性法律條文以此約束各類違法行為，有效懲罰各類惡意、肆意損壞等保密制度人員。

3.3保障檔案信息化建設(shè)專業(yè)性

⑴對基礎(chǔ)設(shè)施資源投入進(jìn)行優(yōu)化。信息化建設(shè)與服務(wù)創(chuàng)新離不開基礎(chǔ)設(shè)施的支撐，實(shí)際工作中不用更新高配置硬件設(shè)備，但也要注意以防設(shè)備落后影響工作效率。所以，企業(yè)檔案信息化建設(shè)中要結(jié)合實(shí)際情況投入硬件資源，加強(qiáng)基本計算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)投入，還要注意數(shù)據(jù)儲存器、相關(guān)系統(tǒng)軟件、掃描儀與數(shù)字?jǐn)z像機(jī)。其中檔案數(shù)據(jù)的存儲與應(yīng)用，要充分體現(xiàn)信息技術(shù)軟硬件的功能與實(shí)際價值。⑵做好軟硬件設(shè)備建設(shè)，同時配置專業(yè)與高素質(zhì)信息技術(shù)人員。構(gòu)建專業(yè)管理隊伍時，要對內(nèi)部工作人員做好技術(shù)技能培訓(xùn)，及時引入外部專業(yè)人員，全面保障檔案信息化建設(shè)效率與效果。

3.4提升檔案管理人員素養(yǎng)

信息時代，開展檔案管理工作的方式出現(xiàn)了較大的轉(zhuǎn)變，對檔案管理人員提出了更高的要求，檔案管理人員應(yīng)該與時俱進(jìn)，提升自身檔案管理工作的能力。第一，檔案管理信息化應(yīng)該具有專門的負(fù)責(zé)人，并加大力度組織檔案管理人員參與到學(xué)習(xí)之中，確保其能夠熟練應(yīng)用信息化技術(shù)，高效開展檔案管理工作。第二，應(yīng)該吸引一些綜合能力較強(qiáng)的專業(yè)檔案管理人才加入檔案管理工作之中，提升檔案管理工作團(tuán)隊的整體實(shí)力。

3.5確保檔案處在安全狀態(tài)下

在信息時代下，開展檔案管理工作，必須要確保其安全性，可以從以下幾點(diǎn)開展工作：第一，要從檔案的內(nèi)容出發(fā)，劃分等級，對一些機(jī)密程度較高的檔案進(jìn)行特殊管理，并做好備份。第二，在日常檔案管理過程中，確保數(shù)據(jù)庫處在安全狀態(tài)下，并及時對其進(jìn)行更新。第三，邀請專業(yè)的工作人員保證檔案處在安全狀態(tài)下，降低對檔案造成威脅的概率。第四，應(yīng)該和檔案管理人員簽訂合同，確保其可以保守秘密，自覺約束自身言行。第五，檔案管理人員要加大宣傳力度進(jìn)行宣傳，確保其能夠掌握更多和檔案管理相關(guān)的法律知識，在法律的約束下，規(guī)范開展工作。第六，做好數(shù)據(jù)庫備份工作，如果由于意外導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫出現(xiàn)故障，可以第一時間進(jìn)行重啟。

結(jié)語

總而言之，信息化時代背景下，檔案管理工作的信息化的發(fā)展與建設(shè)是必然趨勢，也是時代發(fā)展的必然結(jié)果。因此，在日常工作中，各檔案管理單位或機(jī)構(gòu)都應(yīng)該結(jié)合自身檔案管理實(shí)際情況，積極采取有效解決措施，注重信息化技術(shù)與設(shè)備的引進(jìn)與應(yīng)用，從而才能夠促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的良好發(fā)展。

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