釘釘平臺在研究所日常管理工作中的應(yīng)用淺析

摘 要 隨著信息技術(shù)的發(fā)展，移動通信越來越便捷，無線網(wǎng)絡(luò)的覆蓋范圍也越來越廣，移動辦公成為社會發(fā)展的潮流。通過釘釘平臺，研究所可以加速單位日常管理工作的信息化進(jìn)程，充分利用計算機(jī)和現(xiàn)代通信手段向科研管理服務(wù)，建立單位內(nèi)部信息交流的快速通道，實現(xiàn)信息資源共享，強化部門業(yè)務(wù)管理，加強各業(yè)務(wù)部門之間的溝通，加快單位內(nèi)部信息的上傳下達(dá)，促進(jìn)協(xié)同辦公，提高辦公效率，為各級領(lǐng)導(dǎo)及科研人員提供輔助辦公和決策服務(wù)。

關(guān)鍵詞 釘釘平臺;信息化;協(xié)同辦公

隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，移動辦公擺脫了傳統(tǒng)辦公地點和辦公時間的限制，工作人員隨時隨地利用手機(jī)來處理辦公事項。這種方式有效地實現(xiàn)了研究所辦公的信息化和協(xié)同化，從而大幅度地提高了研究所的辦公效率和管理質(zhì)量，節(jié)省了日常辦公成本。

1研究所目前日常管理存在的問題

（1）信息反饋不及時，表現(xiàn)在溝通與反饋無法互動，信息在傳遞過程中存在大量失真、丟失、延誤，領(lǐng)導(dǎo)層無法及時、準(zhǔn)確了解一線員工的思想動態(tài)和工作進(jìn)展。

（2）工作流程煩瑣，多余中間環(huán)節(jié)造成大量重復(fù)工作，效率低下，推諉、越權(quán)、拖延、隨意現(xiàn)象嚴(yán)重，管理不可控、事后不可查，各種信息、文檔無法及時共享，工作的溝通和進(jìn)度管理混亂[1]。

2釘釘軟件在研究所日常管理工作中的應(yīng)用

“釘釘”作為一款移動辦公軟件，免費且支持不同客戶端使用，例如ios 系統(tǒng)、安卓系統(tǒng)等，“釘釘”解決了傳統(tǒng)辦公管理系統(tǒng)不能跨越平臺使用的問題，為研究所節(jié)約了開發(fā)辦公系統(tǒng)的費用以及后期維護(hù)的成本。

2.1 研究所通訊錄

釘釘通訊錄是一個職工信息庫，每個職工的所屬部門和相關(guān)信息都在上面，包括職工姓名、所在處室、工作崗位、個人郵箱、個人主頁、聯(lián)系電話、工作狀態(tài)等。同時，研究所的組織架構(gòu)和部門信息也可以便捷查詢，比如部門領(lǐng)導(dǎo)信息，部門人數(shù)等。無論是領(lǐng)導(dǎo)還是職工都可以及時準(zhǔn)確地查詢自己權(quán)限范圍內(nèi)的信息和數(shù)據(jù)，極大地方便了同事之間溝通交流，方便了日常管理工作的展開。

2.2 研究所協(xié)同辦公

職工可以通過釘釘平臺實現(xiàn)語音、圖片、文字、視頻等方式即時溝通，而且無須單獨添加好友，只需要快速通過通訊錄找到需要聯(lián)系的人就能進(jìn)行溝通。

在日常管理工作中，管理人員為了讓通知快速傳達(dá)，通過QQ 群、微信群等發(fā)送群體消息，可發(fā)出去并不知道誰看到了，誰沒看到，因此給管理工作帶來了極大的困擾。釘釘?shù)摹癉ING”消息功能可以讓發(fā)布者準(zhǔn)確及時查看信息或者通知的狀態(tài)，只要群發(fā)消息，發(fā)布者能查看信息發(fā)布后收到信息已讀和未讀人的條數(shù)，可以看到對方是“已讀”還是“未讀”狀態(tài)，誰收到了誰沒收到一目了然。如果對方一直顯示消息“未讀”，可以通過“Ding一下”模塊，利用短信或電話提醒功能提醒對方查收信息。DING消息便于研究所將重要文件、會議通知、緊急事件等消息及時通知給全體職工，提高了群發(fā)消息的有效性，確保通知到位，從而節(jié)省了時間，最終提升研究所的整體工作效率[2]。

2.3“釘釘”軟件實現(xiàn)智能考勤

傳統(tǒng)的考勤方式大多由部門內(nèi)部指定專人進(jìn)行紙質(zhì)統(tǒng)計的方式進(jìn)行，這種統(tǒng)計方式不僅占用了正常的上班時間，而且存在職工代替簽到的情況。而“釘釘”軟件則實現(xiàn)了智能化考勤管理。通過釘釘軟件自帶的考勤打卡功能，實現(xiàn)對職工工作時間上下班的考勤打卡進(jìn)行統(tǒng)計。

釘釘打卡采取手機(jī)定位功能，打卡必須在指定區(qū)域如辦公區(qū)，職工進(jìn)入該區(qū)域后系統(tǒng)會自動提示定位地點，打卡時間設(shè)定為上班到崗時間和下班離崗時間，打卡成功后會收到系統(tǒng)反饋信息。離開辦公區(qū)域的考勤打卡為外勤，應(yīng)有請假、公務(wù)外出或出差等審批手續(xù)說明外勤原因，如無正當(dāng)理由視為異常考勤。如果忘記打卡可以申請補卡，但要經(jīng)過部門領(lǐng)導(dǎo)審核通過后才能通過。人事部門管理人員可以通過系統(tǒng)的后臺統(tǒng)計數(shù)據(jù)，十分方便就能按照要求自動生成周報表、月報表、多維度統(tǒng)計報表等，極大的方便統(tǒng)計職工出勤情況。

2.4 通達(dá)審批

通達(dá)審批主要用于研究所部分工作的在線審批及送閱，包括用印、請假、出差、租車申請，以及公文流轉(zhuǎn)等流程。審批流程可根據(jù)具體工作規(guī)定和要求進(jìn)行設(shè)計和調(diào)整。譬如釘釘請假的可以做到智能請假、分級審批的方式、保留請假記錄和請假材料、有效控制請假作弊狀況。

2.5 釘盤與文檔

釘盤與文檔主要用于存儲個人文件、發(fā)布公共文件及共享文件。在研究所的日常辦公中，有大量的文件和表格需要存儲，分級別存儲能夠方便、快速找到所需文件，提高了研究所文件資源使用的便捷性，減少了職工的工作量。

釘盤可以創(chuàng)建個人文件夾，保存那些與個人工作相關(guān)的文件，當(dāng)然也可以上傳生活相關(guān)的文件;創(chuàng)建內(nèi)部“共享文件夾”，是由指定職工上傳，向特定或全體職工共享的文件，主要是會議紀(jì)要、常用表格、工作經(jīng)驗等，所上傳的文件失去使用價值時應(yīng)及時刪除，或經(jīng)管理員提醒后及時刪除。管理員在收到其他人員舉報或所領(lǐng)導(dǎo)指示后，可直接刪除[3]。

3結(jié)束語

研究所通過釘釘平臺的應(yīng)用實現(xiàn)了日常工作的信息化管理，通過整合內(nèi)部資源，規(guī)范工作流程，促進(jìn)信息化管理水平的提高，減少了職工工作量，提高了職工工作效率。隨著平臺使用的推進(jìn)，將繼續(xù)完善擴(kuò)展應(yīng)用，設(shè)計實現(xiàn)出更實用、強大、符合管理工作的功能，以滿足實際工作的需要，從而提升研究所核心競爭力。

參考文獻(xiàn)

[1] 劉立成.高校輔導(dǎo)員巧用“釘釘”提高管理效率探研[J].成才之路，2018（22）：9.

[2] 包靚，趙旭斌，王飛非.基于釘釘平臺的高職院校學(xué)生管理應(yīng)用探索與實踐：以金華職業(yè)技術(shù)學(xué)院建筑工程學(xué)院為例[J].金華職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2019（1）：10-14.

[3] 朱宇航.新時代高校大學(xué)生管理工作的新途徑：基于“釘釘”的運用[J].福建師大福清分校學(xué)報，2018（3）：70-73.

作者簡介：

汪開卷（1983-），男，北京人;畢業(yè)院校：中國農(nóng)業(yè)科學(xué)院研究生院，專業(yè)：農(nóng)業(yè)信息化，學(xué)歷：碩士研究生，現(xiàn)就職單位：中國農(nóng)業(yè)科學(xué)院植物保護(hù)研究所，研究方向：信息化管理。