水利工程檔案管理問題及處理措施

陳紅

摘 要：水利工程檔案是最真實、最客觀地記錄和反映水利工程建設全過程的資料，對工程建成后的運行管理、養護維修、改（擴）建等工作起著非常重要的作用，對其他類似工程也具有借鑒和參考的價值。因此，收集好、管理好、利用好檔案資料是各參建單位和檔案管理人員的重要職責。鑒于此，文章結合筆者多年工作經驗，對水利工程檔案管理問題及處理措施提出了一些建議，僅供參考。

關鍵詞：水利工程;檔案管理問題;處理措施

0 引言

做好水利工程檔案管理，不僅加快工程建設進度，提高工程管理水平，還為今后工程的運行管理、維修養護等提供可靠的依據和參考價值。針對目前水利工程檔案管理中存在的諸多問題，既要提高認識，提高各級領導的重視，也要切實加強檔案管理人員培養力度，切實推動水利工程檔案管理事業更好更快地發展。

1 水利工程檔案管理的意義和價值

1.1 水利是國民經濟的基礎性產業之一

水是生命之源、生產之要、生態之基，是影響國計民生最大的自然資源。興修水利、消除水害，關系到個人的生產生存和社會的發展進步。國家對水利工程建設高度重視。巨大的投資規模反映了水利重要的社會性功能，承擔著基礎產業所賦予的任務。

1.2 水利工程檔案是參建各方維護自身利益的重要依據

水利工程通常投資規模大、建設周期長、風險隱患多、技術要求高，在長時間的施工過程中各參建單位難免會遇到合同糾紛等事宜。作為客觀記錄工程建設過程的檔案資料，是參建各方主張自身權益，進行事故索賠和反索賠的重要依據。特別是現在建立了工程質量終身制，水利工程檔案作為證據的作用將要更為凸顯。

2 水利工程檔案管理問題

2.1 重視程度不夠、業務水平不高

水利工程檔案管理是一項專業性極強的工作，要求檔案管理人員兼有水利工程和檔案管理2個專業的業務知識。然而，目前建設單位的檔案管理人員對行政檔案管理比較了解，對項目建設檔案管理沒有經驗。大部分施工、監理等參建單位均較少配備專職檔案員，一般是由普通工作人員擔任或由工程技術員兼任檔案員，造成水利工程檔案管理水平低下。

2.2 管理制度不夠完善

水利工程在建設前期，由于機構、人員不到位等客觀原因，造成基層單位未構建與檔案管理工作相配套的制度，導致工程檔案管理無章可循，加之沒有配備專職檔案管理人員，工程技術員自覺收集檔案的能動性偏低、收集到的檔案分類整理不細致、資料完整性偏低、信息化水平長期無法提升等諸多問題的滋生，不利于水利工程取得預期運營效益，甚至對其可持續發展進程形成一定制約。部分基層管理人員長期沿用既往經驗、方法開展檔案管理工作，在水利工程整體完工時才收集、整理相關資料，這種“臨時抱佛腳”的工作風氣若長期不被解除，則將會增加檔案資料遺失、缺損等問題發生的概率。

2.3 資料質量水平亟待提高

在檔案管理過程中，存在著有部分監理、施工單位資料內容填寫不正確，對《水利工程施工監理規范》（SL288-2014）理解不到位，沒有按照最新規范及標準進行編制的現象。在工程實施過程中，部分原始資料的格式與書寫不規范;有的檔案資料缺少原件、附件;有的資料內容與工程實際不一致，缺少針對性;有的檔案管理人員對收集到的資料保管不善，致使資料嚴重破損等問題。檔案管理人員在進行歸檔的過程中沒有對其進行再加工、再調整、再完善，嚴重地影響了檔案管理工作的效率，從而影響了檔案資料的質量。

3 水利工程檔案管理問題的處理措施

3.1 完善檔案管理相關制度

從某種層面上分析，只有在一套完善的檔案管理工作制度支撐下，檔案管理工作方能有更大可能踐行規范化發展的路線，相關方法實施的可靠性方能有所保障。為保證檔案材料采集的全面性與完整度，歸檔過程的標準性，需構建完善的檔案管理制度，并嚴格執行，清晰擬定檔案移交歸檔體制，明確歸檔范疇、內容及具體時間等;擬編檔案管理、檔案崗位要求及職責落實等機制，確保各個檔案管理人員職責清晰，分工明確，密切合作，促進部門檔案管理規范、有序推進。在水利工程建設、生產管理等階段會形成大量文件資料，這些文件真實的記錄了水利工程建設、生產運行期間的所有活動，在考評工作質量、經驗學習等諸多方面均起到一定作用。各級檔案部門應積極履行自身職責，立足于實際狀況，自覺參與，針對水利工程形成的各種資料歸檔工作做出科學指導，從根本上確保與工程相關檔案采集、歸檔的全面性、完整性。

3.2 加強組織領導

在水利工程檔案管理工作中，要嚴格按照“統一領導，分級管理”的原則開展檔案管理工作。項目法人及各參建單位要成立檔案管理領導小組，對各類參建單位檔案資料格式進行統一要求，形成檔案管理工作由“項目負責人統一領導、部門配合、專人負責”的管理機制。在工程實施過程中，項目法人在進行工程進度、質量、安全等檢查時，對工程檔案資料收集、整理、保管等情況同步進行檢查，形成一種項目法人對檔案管理工作高度重視的工作格局。

3.3 水利工程檔案業務各個環節的質量管理

由于水利工程項目在規劃和建設過程中，會涉及到的環節比較多，同時這些環節還具有復雜性的特征，所以任何一個環節如果出現問題，勢必會直接影響到整個水利工程項目的建設。所以必須要意識到工程檔案管理在其中的重要性，工程檔案管理工作提出以及具體應用過程中，其主要是對各個環節的各種不同類型信息資源進行客觀的收集和利用，這樣可以為各個環節的決策提供準確有效的依據作為支持。由此可以看出，水利工程檔案在形成以及具體應用過程中，各個環節相互組合在一起，可以被看作是一個具有有機特征的整體。任何一個環節的工作如果沒有落實到實處，達不到理想化的實施效果，那么很有可能會直接影響到全局工作的實施。所以，必須要將質量管理放在首要位置上，將檔案的質量落實到各個環節當中。同時，還要將水利工程檔案的形成、歸檔等各個環節，看作是一種具有無限循環特征的過程。在日常工作過程中，必須要及時發現隱藏在其中的問題，同時還要將信息及時反饋到新的工作環節當中，這樣才能夠保證水利工程檔案管理的水平。

3.4 注重檔案人員素質強化與管理信息化建設

隨著檔案管理標準與要求的愈發嚴格，對檔案人員能力素質提出更高的標準要求。構建高素質、高專業檔案管理隊伍儼然成為檔案管理工作強化的關鍵所在，所以單位需加大對人員素質能力強化的重視度。若條件允許，積極組織檔案管理人員開展集體性的先進管理技術、理念教育活動，進一步深化人員的專業素質能力與技能水平。與此同時，組織檔案人員結合定期培訓教育、進修學習的方式，促進管理人員管理觀念與思維的轉變，并深入掌握現階段檔案管理領域的發展態勢、相關法規制度的提出等最新動態，確保其檔案管理工作開展滿足水利工程建設需求。另外，加大信息化檔案管理重視度，引進更為先進的管理技術，并注重對老舊設備的更新與維修，確保檔案管理具備良好硬件環境。

3.5 注重檔案收集工作的強化

要想進一步提升檔案收集管理效果與有效性，需依據具體工程建設情況，在項目準備階段、施工階段以及竣工驗收階段進行檔案采集的強化。檔案管理部門需要求檔案管理人員加強與工程參見單位的聯系，并按照規定制度嚴格開展檔案收集工作。需要注意，不同階段所開展的檔案收集工作標準要求不同，所以必須按照規定標準開展符合不同建設階段的檔案收集工作，確保水利工程項目檔案資料收集的完整性與連續性。此外，檔案管理部門需積極參與到項目驗收活動中，對項目驗收階段檔案資料的提交細致審核，若發現檔案資料中存在問題、漏洞，需要求參見單位重新進行檔案資料的搜集和提交，確保檔案資料達到標準要求后方可繼續參與決算。

結束語

總之，水利工程檔案管理工作對于我國水利事業的建設發展具有非常重要的意義，同時也是水利工程項目后期運行管理工作的重要參考依據。因此，要充分認識到檔案管理工作的重要性，不斷完善檔案管理制度，采取有針對性的工作策略有效解決大型水利工程檔案管理工作存在的問題，促進檔案管理效率的不斷提升，助力水利事業持續健康發展。

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