探討高職院校檔案管理信息化建設(shè)

徐椏

摘要：當(dāng)前，從整體上看，我國社會(huì)已全面步人信息時(shí)代，“互聯(lián)網(wǎng)+”思維也成為社會(huì)諸多領(lǐng)域追求創(chuàng)新發(fā)展時(shí)重視遵循的指導(dǎo)性思維。在這一趨勢(shì)下，高職院校應(yīng)主動(dòng)探索實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的有效路徑，力求真正將信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與檔案管理實(shí)踐結(jié)合起來，從而有效地提升檔案管理水平。為此，本文主要對(duì)高職院校展開檔案管理信息化建設(shè)的重要價(jià)值進(jìn)行分析，探討高職院校有效在檔案管理工作中展開信息化建設(shè)的有效路徑，旨在提供具備一定參考意義的借鑒。

關(guān)鍵詞：高職院校;檔案管理;信息化建設(shè)

檔案管理在高職院校整體管理工作中占據(jù)著十分重要的地位，對(duì)于高職院校各項(xiàng)管理工作水平及綜合辦學(xué)實(shí)力提升而言，意義顯著。信息時(shí)代，高職院校實(shí)現(xiàn)檔案管理工作質(zhì)量改善最為行之有效的途徑即是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作與信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的深度融合，在“互聯(lián)網(wǎng)+”思維的指導(dǎo)下，有效構(gòu)建信息化檔案管理模式，應(yīng)用計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)有效地提升檔案管理工作效率。為此，高職院校應(yīng)深入理解檔案管理信息化的重要價(jià)值，積極主動(dòng)地探索實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化有效路徑，力求增強(qiáng)檔案管理工作實(shí)效性。

一、高職院校展開檔案管理信息化建設(shè)的重要價(jià)值分析

（一）有利于實(shí)現(xiàn)檔案管理效率與質(zhì)量提升

檔案管理信息化建設(shè)是高職院校數(shù)字校園構(gòu)建工作的重要組成內(nèi)容，對(duì)于高職院校實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展而言，有著重要的積極促進(jìn)作用。檔案管理工作與高職院校的多項(xiàng)工作密切相關(guān)，諸如教育、科研、規(guī)章制度建設(shè)等，具備高度決策指導(dǎo)價(jià)值和歷史發(fā)展記錄價(jià)值，通過實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，高職院校能夠快速地完成檔案材料歸檔、檔案分類管理和檔案信息檢索，從而切實(shí)有效地提升檔案管理工作效率與質(zhì)量。

（二）有利于促進(jìn)檔案內(nèi)在價(jià)值開發(fā)

檔案作為一類重要的文獻(xiàn)資料，對(duì)于高職院校展開各方面重大決策來說，具備重要的指導(dǎo)價(jià)值。與此同時(shí)，檔案資料也是高職院校完成教育管理和人力資源管理等其他各方面工作的重要參考依據(jù)。通過開展檔案管理信息化建設(shè)工作，高職院校能夠切實(shí)有效地促進(jìn)檔案的內(nèi)在價(jià)值得到開發(fā)與實(shí)現(xiàn)，促進(jìn)高職院校更為合理地做出各方面決策，保障高職院校各項(xiàng)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

（三）有利于推動(dòng)高校實(shí)現(xiàn)長遠(yuǎn)可持續(xù)發(fā)展

當(dāng)前，高職院校的整體發(fā)展趨勢(shì)是招生規(guī)模不斷擴(kuò)大，因而檔案管理工作壓力也在日益增大。為實(shí)現(xiàn)對(duì)于大量檔案資料的有效管理，高職院校勢(shì)必需要通過引入信息技術(shù)來有效提升檔案管理工作的效率。因此，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，對(duì)于高校實(shí)現(xiàn)長遠(yuǎn)可持續(xù)發(fā)展而言，同樣具備十分重要的作用，有利于使檔案管理工作適應(yīng)高職院校的發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃。

二、高職院校有效推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)工作的策略

（一）更新檔案管理理念，增強(qiáng)信息化檔案管理建設(shè)意識(shí)

檔案管理工作理念直接影響著檔案管理工作模式和最終的管理成效，有序開展檔案管理信息化建設(shè)，高職院校首先應(yīng)從整體上更新檔案管理工作理念，擺脫陳舊落后檔案管理理念的束縛，以此為信息化檔案管理工作展開創(chuàng)造良好條件。為此，高職院校應(yīng)把握信息化檔案管理建設(shè)的實(shí)質(zhì)與內(nèi)涵，充分認(rèn)識(shí)信息技術(shù)與檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)結(jié)合的優(yōu)勢(shì)所在，增強(qiáng)信息化檔案管理建設(shè)意識(shí)，主動(dòng)接納“互聯(lián)網(wǎng)+”思維，將信息化檔案管理建設(shè)工作上升至戰(zhàn)略層面，進(jìn)而切實(shí)有效地推動(dòng)檔案管理工作水平提升。為此，高職院校應(yīng)營造良好的信息化檔案管理工作氛圍，加強(qiáng)宣傳工作，重視提升檔案管理工作人員的思想認(rèn)識(shí)，有序展開檔案管理信息化建設(shè)。

（二）加大資金支持力度，全方位確保信息化建設(shè)有序開展

檔案管理信息化建設(shè)工作必須以一定的資金支持作為物質(zhì)保障，為此，高職院校領(lǐng)導(dǎo)層與管理層應(yīng)重視加大在檔案管理方面的資金投入，為檔案管理信息化實(shí)現(xiàn)提供充分支持，從而全方位確保檔案管理信息化建設(shè)穩(wěn)步推進(jìn)。首先，高職院校應(yīng)重視為檔案管理工作部門配備高性能計(jì)算機(jī)，保證計(jì)算機(jī)運(yùn)算與處理速度充分滿足檔案材料更新及檔案信息檢索的需要;其次，高職院校需要為檔案管理部門構(gòu)建信息化辦公環(huán)境，有效推動(dòng)檔案管理工作人員順利地轉(zhuǎn)變檔案管理思維，更好地開展信息化檔案管理工作;第三，高職院校需要重視做好檔案的數(shù)字化工作，增強(qiáng)數(shù)據(jù)風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，為檔案管理部門購置付費(fèi)殺毒軟件，以此避免檔案資料因接入互聯(lián)網(wǎng)而發(fā)生遺失和損毀的情況，增強(qiáng)信息化檔案管理的安全性;最后，高職院校應(yīng)適當(dāng)提高檔案管理工作崗位待遇，以此增強(qiáng)檔案管理工作崗位對(duì)于高素質(zhì)人才的吸引力，提升檔案管理工作隊(duì)伍整體專業(yè)水平。

（三）打造專業(yè)管理隊(duì)伍，提升檔案管理工作人員信息素養(yǎng)

檔案管理信息化工作的開展離不開一支具備高度信息素養(yǎng)與專業(yè)實(shí)踐能力的高水平檔案管理工作隊(duì)伍，為此，高職院校應(yīng)重視面向檔案管理工作人員展開信息化檔案管理主題培訓(xùn)工作，邀請(qǐng)信息技術(shù)領(lǐng)域與檔案管理工作領(lǐng)域的專家和學(xué)者為檔案管理工作人員進(jìn)行專門的講座，增進(jìn)他們對(duì)于信息化檔案管理的認(rèn)知與了解，幫助他們掌握計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)操作及信息化檔案管理工作方法，同時(shí)指導(dǎo)他們開展信息化檔案管理實(shí)踐，從而切實(shí)有效地推動(dòng)檔案管理信息化實(shí)現(xiàn)。與此同時(shí)，高職院校應(yīng)優(yōu)化檔案管理工作部門人員結(jié)構(gòu)，避免采取從其他崗位調(diào)用人員兼職檔案管理工作的做法，重視通過人才招聘引入兼具檔案管理專業(yè)背景、一定實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)及較強(qiáng)學(xué)習(xí)能力的高素質(zhì)人才，切實(shí)提升檔案管理工作隊(duì)伍綜合素質(zhì)。此外，高職院校應(yīng)培養(yǎng)檔案管理工作人員形成終身學(xué)習(xí)意識(shí)，促使他們主動(dòng)利用業(yè)余時(shí)間展開對(duì)于信息化檔案管理相應(yīng)理論的學(xué)習(xí)、展開信息化檔案管理創(chuàng)新探索，從而將他們作為檔案管理執(zhí)行主體的能動(dòng)性調(diào)動(dòng)起來，進(jìn)一步加快檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程。

（四）提升信息技術(shù)水平，加強(qiáng)檔案管理信息化平臺(tái)開發(fā)工作

信息化檔案管理的實(shí)現(xiàn)，需要以信息化檔案管理平臺(tái)作為支撐。為此，高職院校應(yīng)重視與計(jì)算機(jī)企業(yè)展開深度合作，共同從檔案管理的實(shí)踐需求出發(fā)，開發(fā)檔案管理信息化平臺(tái)，打造功能完備、頁面清晰、操作便捷的檔案管理軟件，利用這一軟件對(duì)各類檔案進(jìn)行有序管理，順利完成檔案資料的數(shù)字化，同時(shí)建立檔案信息搜索引擎，以此方便快捷地為不同的用戶提供其所需要的檔案資料，進(jìn)一步提升檔案管理工作效率。與此同時(shí)，高職院校需要幫助檔案管理工作者充分掌握信息化檔案管理平臺(tái)的使用方法，確保這一平臺(tái)能夠真正投入到檔案管理工作實(shí)踐之中。

三、結(jié)語

總而言之，在信息時(shí)代，構(gòu)建信息化檔案管理模式，已成為高職院校的必然選擇。高職院校檔案管理工作部門應(yīng)形成對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)的全面認(rèn)知，深入理解信息化檔案管理在實(shí)現(xiàn)檔案管理效率與質(zhì)量提升、促進(jìn)檔案內(nèi)在價(jià)值開發(fā)及推動(dòng)高校實(shí)現(xiàn)長遠(yuǎn)可持續(xù)發(fā)展方面的重要價(jià)值，通過增強(qiáng)信息化檔案管理建設(shè)意識(shí)、加大相應(yīng)資金支持力度、打造具備高度信息素養(yǎng)的專業(yè)檔案管理工作隊(duì)伍以及提升整體信息技術(shù)轉(zhuǎn)化應(yīng)用水平這些措施，切實(shí)有效地推動(dòng)信息化建設(shè)進(jìn)程展開，全面改善檔案管理工作質(zhì)量，最大化地發(fā)揮檔案管理工作的重要作用。