事業單位檔案管理現狀及對策研究思路構建

摘要：隨著時代的發展和社會的進步，我國事業單位也在穩定發展，事業單位中檔案管理工作目前還存在一些問題需要解決，本文就檔案管理的現狀進行分析，從而探討解決這些問題的對策。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;現狀;對策

中圖分類號：D630.1;G271 文獻標識碼：A ?文章編號：1003-9082（2020）07-00-01

一、事業單位中檔案管理工作中存在的問題

1.管理人員不重視檔案管理工作

目前事業單位檔案管理部門的管理人員從意識上不重視檔案管理工作，他們沒有認識到檔案對單位發展的意義和影響，這樣在實際的工作中就會不端正思想態度，管理的檔案信息比較混亂，同時也沒有采取有效的措施進行檔案歸類和保存，有可能會導致檔案信息出現丟失，影響到事業單位的發展。

2.檔案管理的基礎工作不到位

檔案管理過程中沒有做好基礎工作，比如說，沒有按照規范和相關的要求正確擺放檔案，這樣單位的其他工作人員在查閱檔案時會很困難，影響到實際的工作進程;另外，若是不及時對檔案進行檢查和整理，很容易丟失檔案，使檔案信息不完整，同時也可能會因為意外而銷毀一些重要的檔案資料。

3.檔案管理使用的設備比較陳舊

因為事業單位對檔案管理的重視程度不足，所以單位對檔案管理投入的資金不足，單位使用的設備仍然比較陳舊，沒有與時俱進，甚至也沒有形成檔案管理的專門空間，檔案管理和處理的工作環境比較簡陋。紙質的檔案資料甚至可能會在潮濕的空間中腐爛，若是與一些易燃易爆物放在一起，檔案資料可能會有安全保存的問題。

4.不積極開發和利用現有的檔案資源

檔案管理的工作人員沒有對這份工作有全面的了解，片面地認為檔案管理工作就是對紙質的檔案資料進行保存，防止丟失，在單位需要的時候拿出來就可以，然而事實上檔案對單位的作用不僅僅局限于此，檔案管理人員還應該要對檔案資料進行歸類和整理，在檢查過程中發現并解決問題，為單位的發展提出建設性的建議，然而檔案管理的工作人員并沒有做到對檔案資料的開發和利用。

二、解決檔案管理工作問題的對策

1.提高管理人員的檔案管理能力

為了確保檔案管理工作到位，首先，檔案管理人員應該要提高自身的專業技能和水平，單位應該要對管理人員進行針對性的培訓工作，確保他們通過培訓學習掌握基本的檔案管理技能，提高專業素養，同時保證工作有序進行。在對檔案管理人員進行培訓的過程中，他們不僅要掌握計算機的操作技能，同時還要學會如何對文件進行分類和快速查找，對資料進行有效分析，同時提高管理人員的記憶力，確保他們的技能提升。其次，單位內部也應該積極宣傳，激勵檔案管理人員提高自身的職業道德素養，從意識上認識到檔案對單位發展的重要性，從而在實際的檔案管理工作中公平公正對待工作，同時對信息和數據進行真實的記錄，對數據進行分析，并進行合理的歸類保存。只有這樣，才能夠提高檔案管理工作的質量，及時發現并解決單位發展中存在的問題。

2.加大資金投入有效管理檔案信息

事業單位應該要重視檔案管理工作，加大資金投入，建立專門的管理室進行檔案的存檔，同時也要投入資金進行管理設備的更新，確保檔案管理室中能夠獨立進行檔案保存，避免存放其他“危險”的物品，使用現代化的設備進行管理工作，能夠促使工作更加高效、專業，工作人員在對檔案進行查找和檢閱時能夠更加便捷，管理人員在管理工作中也能夠更加規范化，減少損壞檔案的風險，確保檔案保存的質量和時間更長，真正發揮檔案對單位決策提供建議和參考依據的作用。工作人員一定重視檔案管理工作，單位要投入資金支持，從而保證單位能夠穩定發展。

3.建立并完善檔案管理制度

為了確保檔案管理工作到位，單位還應該建立并完善管理制度。首先，檔案管理的工作人員應該遵守國家規定的法律法規進行日常管理工作，了解到自身工作的重要性，在進行檔案管理時能夠分級、細化管理，根據單位內部制定的制度嚴格落實責任到人，明確每一個人的責任和義務，避免內部組織出現管理混亂的現象，加強對檔案管理的意識和重視程度，切實按照制度做好檔案管理工作。

4.利用多媒體設備和技術管理檔案

傳統的檔案管理工作主要是利用人工方式收集、分析、檢查并查找檔案信息，這種方式不僅費時費力，同時也降低了檔案使用的實效性，檔案存儲過程中容易出現問題。隨著時代的發展和科技的進步，在檔案管理工作中采用信息化技術和模式進行自動化的檔案管理工作將會提高檔案使用的效率，確保檔案保存過程中不易出現錯誤，同時能夠對檔案信息進行加工和分析，整理好的檔案直接保存在電腦云端，不僅提高檔案管理的效率，同時也節省紙張，保證檔案存儲的安全性。采用計算機等設備和技術進行線上的信息錄入、整理、分析和查找，能夠快速將需要的檔案信息提取出來，工作人員可以在家進行信息的查閱，也可以將資料下載到個人電腦或者是U盤上，便于工作人員的日常工作，及時進行信息的交流和共享。網絡時代的到來，使事業單位的不同部門和工作人員能夠通過網絡平臺交流并共享檔案信息，確保信息在交流中的實效性。如果只是采用紙質進行檔案保存，紙質本身存在缺陷，如果有人為損壞行為，有可能會丟失檔案數據和重要信息，而采用信息化方式進行數據存儲，能夠確保信息和數據準確，并能夠通過不同形式展示出來，這樣的保存方式既能夠提高數據的安全性，同時也能夠確保數據的保密性，直接彌補了紙質檔案存儲的缺陷，也受到大家的歡迎。隨著時代的發展，采用信息技術進行檔案的各種管理工作能夠打破時間和空間的限制，工作人員能夠及時進行檔案查閱，同時也能夠確保檔案數據存儲的安全性、穩定性和保密性，提高檔案管理的質量和效率。

結語

總之，事業單位的檔案管理應該要及時發現工作中的問題，并采取各種方式進行問題解決，檔案管理的工作人員一定要提高自身的專業技能和水平，采用信息化技術進行檔案信息的整理、分析和存儲，加強單位和所有工作人員對檔案管理的重視，從而在工作中發揮檔案管理的作用，為單位的發展提供有用的數據參考和建議，推動事業單位的快速發展。

參考文獻

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[2]張晶，張敏.事業單位檔案管理的現狀及對策分析[J].中國外資，2013，（23）：266.

作者簡介：易琳（1989.01—）女，漢族，大學本科學歷，助理館員，現供職于通榆縣發展和改革局資源綜合利用中心，研究方向：檔案管理。