做好企業養老保險業務檔案管理工作的方法

杜暉

摘? 要：隨著國家法制的不斷完善，養老保險、醫療保險、失業保險等等已經發展成熟，成為保證人民基本生活、基本權利的社保障體系，與此同時，也形成了較為復雜的養老保險業務檔案。在企業的養老保險檔案中，包含了企業員工的個人信息，和一些原始的數據，為了保證檔案內容的真實性，應該加強檔案的管理方法，完善檔案管理的相關制度，檔案管理工作人員，應該將不同的檔案，分類管理，統一歸檔，認證分類，嚴格按照企業養老保險業務檔案的管理辦法，對該檔案妥善保管。本文從我國養老保險業務檔案管理的現狀進行分析，對比傳統的檔案管理辦法，對檔案管理辦法中出現的問題有針對性的提出解決策略，以此促進企業可以穩定的發展。

關鍵詞：養老保險；檔案管理；方法

前言：

企業的養老保險是對參保人未來的養老生活的基本保障，養老保險中的資料作為重要的民生檔案，不僅僅記載了參考人的基本信息與保險信息，也記載了養老保險發展的印記，是社會保險經辦機構的珍貴資料。

其中養老保險檔案資料是在辦理養老保險的過程中，直接形成的具有事實依據的專業性的資料與不同載體的歷史記錄，是參保人在進行養老保險的參保過程中留下的的唯一的原始憑證，是確參保人可以享受養老保險帶來的權益的重要依據，因此企業應該重視養老保險的檔案管理工作，隨著社會保險事業的不斷發展，養老保險的功能越來越重要。為了保證參保人的養老保險檔案資料可以得到妥善的保管，企業有義務更新傳統的養老保險檔案管理方法，引進新的檔案管理方法，確保檔案的真實性與可靠性。

一、企業養老保險業務檔案管理工作的發展現狀

養老保險是社會保證體系中的基礎保險，筆者查閱資料后發現，在專業的檔案管理方面，企業中養老保險形成的文獻資料的數量非常大，而且管理方式并不穩妥，因此相關的管理制度有待完善。

目前，我們國家企業對養老保險檔案資料的收集整理工作一般都是以手工操作為主，勞動強度非常大，如果需要調取資料，需要手工尋找，難度大，任務重。同時，因為我們國家之前的養老保險資料均是紙質的，因此在進行儲存歸納的過程中，難免會造成檔案的磨損，而且紙質檔案在收納時會占用大量的空間。

長期以來，以紙張為載體的養老保險檔案信息只能將原件存放起來，給檔案的管理工作帶來了很大的難題。

二、企業養老保險業務檔案管理工作中存在的問題

2.1歸檔時工作量大

實物類的檔案資料在存儲時是非常耗時耗力的，企業自成立以來，尤其是大型企業，自這些企業成立以來，每年都會有很多的企業員工的養老保險檔案資料，而且隨著時間的推移，參保的人數會越來越多，再加上有的企業不僅僅給員工購買了養老保險，還有別的保險，在保險種類增加的背景之下，檔案資料的數量增加非常快，這對檔案管理工作來說，是非常難管理的。

2.2使用率過低

因為目前養老保險大多數都是紙質的實物保險，因此在某種情況上，直接限制了流通的效率，導致這些檔案資料不能充分的利用起來。大多數企業在對檔案進行調閱時，通常會采用手工操作的方式為主，這導致該檔案管理工作經辦的周期過長，效率過低，這樣是非常不利于參保人的，經常會出現因為歷史資料查不到的情況，導致該檔案變成死檔。

2.3管理不夠規范

因為大部分養老保險的檔案資料都是紙質的，因此在對這些檔案進行維護與調閱的時候，通常會以手工操作為主，這樣會導致勞動強度過大，容易出現檔案資料流失、不能按期歸檔等情況，導致工作出現缺陷，按照傳統的檔案管理辦法管理檔案，已經不能滿足當下的需求。

三、企業養老保險業務檔案管理工作中存在問題的解決方法

3.1將紙質檔案轉變成信息化檔案

將傳統的紙質養老保險的檔案資料進行收集，然后通過計算機錄入磁盤進行保存，這樣不僅僅不會導致檔案資料出現磨損，也會節省空間，減輕工作人員的工作量。在進行檔案收集之前，最重要的工作就是對原來的檔案資料進行備份，不然出現誤操作的情況，數據丟失，就很難恢復了。在整理的時候，要對每一份都編上獨特的記號，例如使用投保人的身份證號碼，以保證每一份檔案都有自己獨特的編號，方便后期查閱。

3.2檔案信息的保存與維護

相比較傳統的紙質的養老保險管理辦法，電子化信息管理法固然可以更加方便，但是也有缺點，例如不夠穩定。紙質的檔案如果出現更改的情況，會留下修改的印記，但是信息化的管理方法卻不會留下任何印記。因此，在養老保險檔案的保存過程中，要保證該檔案的完整性與真實性。

在存儲光盤的保存時，要放在避光防潮的地方保存，同時要保證保存空間的溫度不能過高，溫度差異不能過大，溫度過高或者溫度過低都會導致硬盤損壞。

3.3完善相關管理制度

養老保險資料管理的未來發展離不開計算機，與此同時，電子信息技術的發展也是實現養老保險資料檔案管理的重要條件之一。因此電子檔案的管理制度的完善，是十分有必要的。

根據目前的實際情況，以下幾種安全措施可以應用到檔案的電子管理中。一種是身份驗證，可以通過短信驗證與人臉識別驗證。對于一些只需要瀏覽部分資料的用戶，可以對檔案資料的信息進行權限設置，這樣不僅保證了用戶可以瀏覽相關資料，而且還能保證他們不能進行修改與刪除資料，保證了檔案資料的安全。

3.4提升檔案管理工作人員的職業素養

提升檔案管理工作人員的專業素養，可以保證電子檔案管理的成功。因此可以有計劃有步驟的開展檔案管理工作人員的培訓與再教育，這樣不僅提升了工作人員的專業性，還可以為領導小組提供儲備干部。在進行培訓的時候，可以根據工作人員的工作職能進行培訓，有針對性的進行培訓。對于一些在養老保險管理機構從事時間較長的老員工，可以在培訓的時候引入電子檔案的管理方法與管理制度，幫助他們使用電子檔案管理，以此適應新的時代。

結語

養老保險檔案關乎企業工作人員的后半生的生活質量，是退休生活的重要生活來源之一，因此養老保險的檔案管理工作的重要性不言而喻。近幾年來，隨著計算機的不斷發展與互聯網的發展，養老保險電子化管理已經取得了很好的效果，相比較之前已經有了很大的進步。因此本文對養老保險如何轉變成電子化檔案進行研究，期望可以為我國企業的養老保險資料管理提供一些力量。

參考文獻

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