論大型企業檔案的計算機管理體系模式

劉冰潔

摘? ?要：現在人類社會進入信息科技時代，知識經濟的特征日益明顯，在新的時代形勢下，企業檔案管理也面臨心得機遇，需要及時進行改革出更新，應用先進的計算機管理模式。對檔案工作者來說，是機遇，同時也是更新的挑戰。因此，我們每一個檔案員必須不斷地學習和吸收新技術，來積極地面對檔案事業這一新的發展形勢。本文擬在理論和實際研究基礎上，探討大型企業檔案計算機管理體系模式問題，希冀研究結果能為企業檔案管理水平進一步提高，提供一定的參考。

關鍵詞：計算機? 管理? 模式

中圖分類號：G275? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻標識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號：1674-098X（2020）06（b）-0176-02

大型企業的檔案管理部門承擔著保存和傳遞企業生產技術的關鍵角色。現代的大型企業檔案管理部門一般包括文字、圖紙、音頻、視頻、多媒體等多種檔案載體信息。其檔案積累的規模、收藏的結構等構成了一個有代表性的企業文明。因此，在當今信息技術高速發展的大環境下，大型企業檔案的計算機管理體系模式已成為評價一個大型企業技術水平的重要標準。

1? 大型企業檔案計算機管理體系模式發展概述

1.1 從數據準備開始

企業檔案管理在我國起步比較早，隨著計算機、信息技術等的不斷深化應用，計算機也逐漸開始被引入到我國大型企業檔案管理中。在剛開始的時候，檔案機讀數據的數量與質量是非常關鍵的，也是必須要進行解決的問題。為了實現這個目標，渤海造船廠集團有限公司檔案館的檔案員和科技與信息化處的程序員、網絡員一起搞研究和開發，在檔案工作人員辛辛苦苦一條一條地手工輸入的檔案數據已達10萬多條的基礎上初步建立了大型檔案目錄數據庫，檔案工作人員并沒有因為滿足而停下腳步，目前正在積極努力地開發多媒體檔案信息的數據庫，只有這樣不斷地開發新項目才能使大型企業檔案的計算機管理體系模式更先進、更科學。

1.2 積極應用新技術，實現新功能拓展

在各方的積極推動下，計算機信息處理技術在各領域得到了進一步推廣應用。在大型企業檔案管理中，計算機技術的引進，推動了計算機體系模式的建立健全，有效解決了其檔案管理中的問題與不足。最初是機讀目錄的編目，后來逐漸發展到光盤存儲的檔案全文信息保存。同時，處理能力也不斷提高，從只能處理一般文件信息，慢慢發展到可以處理很多錄音檔案、影像檔案等，而且，這些新型的多媒體檔案信息處理速率也越來越快。以及將部分檔案管理信息聯機進入大型企業的局域網絡上，實現了在現代信息技術的基礎上，以計算機硬件及通訊設備為依托，以應用軟件為手段、以數據庫信息為利用對象、以電子文獻的形式為提供的大型企業檔案的計算機管理體系模式。

1.3 建立數據庫，實現數據信息共享

現在所有歸檔單位的計算機已建立了大型企業的檔案計算機管理體系模式的信息管理局域網，改變了以往孤立的檔案信息系統中常見的應用方式封閉的狀況，我們讓這些這歸檔單位的檔案信息數據庫走出深閨，充分利用現代化的大型企業內部的局域網來共享各個歸檔案單位的檔案信息數據庫，使之全方位地參與到企業發展中來，應用主頁發布技術合理有效地進行檔案資源的二次開發及利用服務，不僅使大型企業面臨的檔案數據存量激增、保存質量降低、保管壽命減少等問題得到緩解，而且能進一步提高大型企業信息資源在規范化、標準化、系統化方面的管理。

2? 大型企業檔案計算機管理體系模式未來趨勢

2.1 網絡化應用

網絡環境下的大型企業檔案信息的計算機管理體系模式，總的來說就是對計算機技術、文檔一體化技術及其設備的合理組配，建立完整、高效、安全、可靠的大型企業檔案信息網絡，實現資源共享。網絡環境下的大型企業檔案信息服務模式能夠逐步解決大型企業內部局域網信息無序、污染等問題，以科學的控制技術對大型企業檔案資源進行管理，以使檔案信息利用者獲取有效的檔案信息。

2.2 多媒體技術應用

計算機多媒體技術在近幾年發展很快，實現大型企業檔案的計算機管理體系模式的多媒體化，已有了一些明顯的趨勢：從技術發展上看，現在3D音頻與視頻、新一代圖形處理AGP、MMx多媒體擴展、高速互聯網等都已經出現。這正是大企業檔案的計算機管理體系的多媒體化的一個大好契機，我們新一代的檔案員要讓我們的死檔案活起來，計算機的多媒體技術正是實現這一目標最好的方法。

3? 大型企業檔案的計算機管理體系模式待解決問題

3.1 加強復合型人才的培養

（1）提高檔案工作的標準化程度。計算機檔案管理涉及的內容比較多，需要設備、軟件、數據庫等相關技術支持，只有實現標準化，才能促進這些順利實現。

（2）在標準化的基礎上大力推進檔案工作人員的競爭意識，按照公平競爭、優勝劣汰的原則先拔人才。這樣，才能由輸血式提高轉變為造血式提高。

（3）除了采取優惠政策吸引人才外，還要加快檔案工作人員的計算機知識普及。檔案工作者自身必須要加強學習，注重骨干和尖子人才的培養，企業也要積極引進具有計算機素養的檔案管理人才，使檔案管理工作隊伍水平不斷得到提升。

3.2 實現電子檔案信息數據長期保存

（1）大型企業要組織專業的檔案管理人才，對各類電子文件特性進行深入研究，深度剖析其生成機制至歸檔全過程，對各個環節的關鍵技術進行研究，以真正確保數據信息的真實性、安全性。

（2）加強與電子文件相關部門的配合與協作，通過共同交流完善相關的制度與機制等，形成標準化電子檔案信息管理。加強協作，也能促進電子檔案信息的搜集、整理，保證電子檔案信息資料搜集全面。

（3）有效解決電子文件歸檔后出現的不足情況，例如，解決邏輯歸檔存在的安全問題，物理歸檔需要應用的載體等，同時，還要對設備進行及時的更新換代，以保證電子檔案信息能得到長期保存，不會丟失或出現其他問題。

3.3 網絡安全

網絡具有公開性，對大型企業檔案信息進行計算機管理，就需要提高上網的安全性，如應用防火墻、安全軟件等，以防止黑客、病毒等攻擊系統，造成信息資料泄露或被篡改。面對網絡的先天不足，應用一定的資金投入來彌補上訴的安全缺陷。如采用相關的安全產品：采用主火墻技術、網絡防病毒產品、實時入侵檢查手段、相關的網絡漏洞掃描產品等。

3.4 多媒體信息管理的實用化要解決的問題

（1）工具化問題。在當前多媒體信息演示系統開發中，很多開發軟件都有其自身的特點，軟件缺乏通用性，如果想要開發系統，就需要先開發軟件，這樣就會造成大量資源浪費。入股歐式線開發工具化，就可以減少重復工作，只要少量改變參數，就可以進行不同系統的開發，實現降本增效。

（2）解決多媒體檔案信息標準化處理和長期保存問題。由于設備兼容性不強，多媒體信息技術在處理和保存方面，還存在一定的問題，盡管已有若干此方面的標準在制定和論證中，但還不能投入到實際使用中。

（3）檔案計算機管理技術更新問題。計算機技術日新月異地發展，將其應用于大型企業電子檔案管理，還必須要及時進行技術更新，以增強技術的先進性，提高管理水平。

總之，檔案的計算機管理體系模式是大型企業局域信息網絡中所處理的所有信息的重要組成部分。在人類社會邁向知識經濟信息化時代，敏捷的大型企業局域信息網絡中檔案資源的管理、開發和有效利用直接關系企業的發展命運。

參考文獻

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