論新時代人事檔案管理制度與模式的創新

魯少梅

摘要：人才之間的競爭直接影響著企業的發展，不斷補充人才力量，并且加強人事管理，認真做好人事檔案的管理工作顯得至關重要。完善人事檔案管理制度，構建全新的、特色的人事檔案管理模式，有效實施創新策略，將為企業的可持續發展創造更多的有利條件。妥善解決人事檔案管理問題，新時代的人事檔案管理工作才能夠發揮出最強大的作用。本文特意分析了人事檔案管理中存在的一些問題，關于新時代下人事檔案的創新管理進行了總結研究。

關鍵詞：新時代;人事檔案管理;制度與模式;創新分析

引言：

有效管理人才，開發利用優秀的人力資源力量，為了企業的長遠規劃、持續發展等做出很大貢獻，人事檔案管理發揮著不可替代的重要作用。社會經濟高速發展過程中，大多數企業開始改進人力資源管理中的不足之處，針對人事檔案管理制度的建設、人事檔案管理模式的創新給予了更多關注。通過分析人事檔案管理問題，積極采取有效的創新措施，更容易取得人事檔案管理工作事半功倍的理想成效，鑒于此，筆者簡單闡述了幾點自己的看法。

1、人事檔案管理中存在的主要問題

各大企業始終需要高素質、全能型的優秀人才，鼓勵他們結合企業的實際情況，努力做好部門工作，充分發揮崗位作用，給企業可持續發展目標的順利實現奠定下良好的基礎。人才力量越集中，人事管理越重要，為了促進人事管理工作的有序推進，就必須加強人事檔案管理制度的建設。企業人才的流動性大，將會造成人事管理不穩定，管理工作形式化等問題，有效設置人事檔案管理部門，可以起到控制人員頻繁流動，及時改善管理工作弊端現狀的作用。然而，在各種因素的干擾影響下，一般企業傳統的人事檔案管理中存在著很大的缺失，這些問題具體表現為：

1.1人事檔案隱秘性大

傳統的人事檔案管理因為特殊性需要具有保密性，在想調用人事檔案時需要多層審批，實際上，除了在政審中查閱人事檔案應注重保密性外，其余調用都應該酌情而定，避免造成人事檔案管理資源的浪費[1]。同時也因為過于注重隱秘性，很多人事檔案管理工作也缺少必要的監督性，容易出現徇私枉法、不能及時糾錯的問題，必要的隱秘性是對員工自身信息的保護，但缺少監督的隱蔽性，則可能成為影響人力資源管理工作進行下去的阻礙。

1.2人員專業能力不足

很多從事人事檔案管理的工作人員并不具備檔案管理的專業知識，在思想意識上認識不足，導致工作效率較低，甚至在重要問題上犯錯誤，導致人事檔案管理無法發揮出應有的作用。

1.3封閉管理過于隨意

因為人事檔案中涉及很多重要的個人信息，所以導致其具有一定封閉性，但是人事檔案管理人員應當基于保密性的基礎上，讓人事檔案發揮人才資源優化配置的作用，避免因為過于封閉導致企業內人才資源的浪費。還存在一種情況，如果行政力量對人事檔案管理過于干涉的話，封閉式也意味著“隨意性”。一些領導由于個人喜好，對不喜歡的員工進行控制和操縱，在員工檔案中留下不光彩印記等等，這種惡劣事件的發生都可能是人事檔案封閉化管理的弊端。

2、新時代人事檔案管理制度與模式的創新措施

2.1主動創新理念方法

在人事檔案管理過程中，不只是要保證檔案的安全性、保密性，更要注意對檔案進行有效利用，發揮其應有的價值。針對人們對人事檔案管理的錯誤認識，相關管理人員要對該項工作進行必要的宣傳，使得該項工作得到單位管理人事工作的領導的高度重視[2]。在新的時代背景下，用人單位更要明確人才流動的社會化趨勢，認識到人才流動不應因為人事檔案管理變成一種限制性因素，相反，必要的流通能夠增進人才的互相溝通交流，這對于單位來說，也是一種吸納人才的途徑，通過這樣的創新式的人事檔案管理理念及方法，能夠帶領人力資源管理工作走向新的發展方向。

2.2及時消除身份限定

現有人事檔案管理制度中，只強調了政府工作人員、科研人員、國企人員和高學歷人員需擁有檔案，對其他人員的檔案則無何要求，這也是造成兩者在社會身份和地位上存在差異的原因，所以管理制度完善的第一步就是做到人人平等，任何人員都擁有一份屬于自己的檔案，基于我國人口大國的現狀，管理地點為原戶籍所在地，有流動需求時采取郵寄的方式;除此之外，檔案管理還要實現切實規范和監管，采取定期的查閱考核制度，規范管理人員行為和和保證人事檔案的完整。

2.3注重培養專業人才

在工作中很多檔案管理單位在創新工作方式方面都具有局限性，如經常會單純的去將相應的儀器替換，忽視了工作人員工作中的創新與再學習[3]。若是工作人員能夠提升自身的操作能力信息管理能力，能夠進行高度專業化的學習，才可以打造出一種跨越學科和專業的工作流程。因此注重培養人事管理檔案的專業人才十分必要，在此還需要進行全方位的組織和協調，讓其參與到培訓當中，做好專業對口的輸入和人才輸出工作，讓有技術保障的人才進入到檔案管理中。

2.4運用現代技術設備

新時代的人事檔案管理需要實現現代化。首先，建立人員電子檔案，實現對錯誤信息和新信息的改正和補充，當然這并不代表將紙質檔案作廢，很多證書、珍貴資料還是需要留有原版和復印件的，兩手準備，互相聯系和補充，同時實現電子檔案還能更快捷的制作紙質留存資料;其次相應組織機構要不斷進行人事檔案管理硬件設施和軟件、技術的開發利用，實現信息共享、檢索快速、準確率高的人事檔案管理。

結束語

總之，人事檔案管理是有效溝通人才和各項組織機構的平臺，在提升人才就業率的基礎上，不斷提高企業的綜合競爭力，但就當前我國人事檔案管理發展現狀來看，其重要性還沒有被充分認識到，其管理制度和模式也存在不完善和落后的情況，不能發揮既定作用的同時，也無法滿足時代的發展，所以需從樹立管理意識、健全管理制度、完善檔案內容以及結合現代化科學技術幾方面努力，實現人事檔案管理的現代化、系統化、信息化，為人才的有效利用和各類組織機構的發展奠定堅實基礎。

參考文獻：

[1]王英.企業人事檔案管理制度與模式的創新研究[J].勞動保障世界，2018（06）54-55.

[2]徐培培.關于人事檔案管理制度的創新思考[J].工程技術：文摘版，2018（23）211-212.

[3]趙麗麗.如何創新人事檔案管理工作的探索[J].現代企業，2019（01）79-80.