芻議大數據信息技術在檔案管理中的運用

萬富曉

摘 要：隨著我國現代化信息技術手段的不斷發展和應用，檔案管理工作的信息化水平得到了不斷提升，尤其是對大數據信息技術的應用規模不斷擴大。現階段的檔案管理工作在大數據信息技術發展背景之下迎來了諸多機遇和挑戰。本文簡單介紹了大數據技術在檔案管理工作中的應用優勢，并對其具體應用展開分析和討論，旨在有效推進大數據信息技術背景下的檔案管理工作，促進檔案事業加快發展。

關鍵詞：大數據信息技術;檔案管理;應用優勢

1 前言

隨著云計算、智能終端、物聯網等技術的不斷發展，數據分析已經成為諸多行業決策的重要依據。大數據信息技術給傳統行業帶來了巨大的沖擊與變革。檔案管理工作也不例外，大數據技術也會逐漸成為檔案數字資源建設及管理的發展方向。為了有效提高檔案管理效率和質量，充分發揮大數據信息技術的應用優勢，必須分析研究大數據時代下檔案工作發展的新模式、新思維，使傳統檔案管理積極主動融入大數據時代，為建設數據強國的偉大事業服務。

2 大數據的基本概念

什么樣才是大數據？很多人也許并不是特別的清楚。隨著移動互聯網信息技術的廣泛應用，各種不同角色間共同輸入與相互輸出的海量信息量所衍生創造出來的巨大信息數據徹底顛覆了云計算時代，大量信息數據的衍生直接導致海量大數據在云時代正式產生。其實，大數據并不需要具有明確的定義概念，如果僅僅從一個字面上的意思去理解，可以理解認為就是數據量龐大。但是，若硬要給大數據下一個準確定義的話，可以這樣的來進行準確理解：所謂大數據管理指的也就是那些在企業可能夠承受的管理實踐能力范圍內用一些常規管理軟件或者工具進行準確捕捉、管理和分析處理的大數據的一集合，需要采用新的數據處理技術模式才能夠可以有效的加強企業決策力、洞察力以及企業流程控制優化管理能力，形成具有海量、高收益增長率和功能多樣化的企業信息技術資產。

3 大數據信息技術應用于檔案管理的重要性

3.1 滿足檔案管理信息化需要

傳統上的紙質電子檔案由于數據存儲使用時間短、易出現丟失、查詢復雜等缺點，已經逐漸無法完全滿足移動信息時代對電子檔案管理的快速發展和新需求，電子檔案由于獨特的數字云計算技術管理優勢已經慢慢開始取代紙質傳統，在檔案的管理與整合中占有重要位置。檔案管理系統信息化為方便人們對檔案信息的實時查找和收集處理工作提供很多方便，但目前電子政務檔案管理信息化技術需要以利用大數據與云技術結合作為主要理論技術支撐才真正能夠有效滿足用戶各種多元化的檔案服務方式需求。除此之外，大數據云計算技術應用于檔案管理中的信息化服務模式中還能夠有效地大大提高我國電子政務檔案的資源利用率，增強檔案管理服務部門的檔案服務管理效率和提高服務管理質量。

3.2 滿足智慧城市發展需要

社會經濟的持續飛速發展必將導致城市信息化建設進程不斷加快，不同發達地區都在努力建立不同發展規模的智慧信息化城市智慧交通城市。智慧智能城市通過數據分析大量的云端經濟數據，比如城市經濟社會發展增長速率、經濟環境污染嚴重程度、經濟投資占比等來得出一個城市未來的經濟發展戰略方向，對以后城市可能出現的安全問題及時做好安全防范措施，對未來可能出現的發展機遇等做好前期準備實施工作。現階段檔案管理通過利用云數據對我國智慧城市建設提供的檔案信息主要包括利用大數據的云計算服務、大數據的有效信息整合、大數據的準確分類和利用大數據的快速信息查詢等方面。智慧城市的創設建立對提高大數據技術檔案信息管理服務信息化應用程度的要求很高，完善的智慧檔案管理公共服務信息系統建設是我們建立智慧城市的重要基本保障。

3.3 大數據技術應用是檔案管理工作自身發展的需要

大數據應用時代，是一個更加全面的應用時代，掌握了這些大數據綜合應用的新技術，我們就能夠對各種之前因為匱乏缺少必要的大數據而變得無法及時涉足的工作領域問題進行重新探索，檔案管理員的工作領域就是最明顯的例子。二十多年來，我國的企業檔案管理信息化管理模式經過了以傳統化為載體的企業檔案信息數字化管理時代，也就是經過了企業電子政務管理系統信息時代，無論是哪種信息時代，都已經產生了大量的檔案數字信息，盡管目前諸如移動云計算、移動數據互聯網、云數據存儲等新型IT數據服務管理模式已被運用到企業檔案管理中也難以完全滿足企業檔案管理人員工作的日常需要。相比于其他企業信息管理技術的不斷出現，大數據管理技術似乎更加能夠契合企業檔案管理相關工作的實際要求。特別是在當前知識經濟發展時代背景下，檔案管理資源轉化成專業知識產權資源將成為今后我國檔案管理業務工作行業發展的必然趨勢，而新的大數據技術必定會在資源轉化的這個過程中能夠起到相當大的推動作用。因此，將這些大數據分析技術應用在開展檔案管理相關工作中也還是可以滿足開展檔案管理相關工作的基本需要。

4 大數據信息技術在檔案管理中的應用優勢

大數據技術在檔案管理中有諸多優勢。一是采用大數據技術，實現了傳統紙質檔案管理模式向檔案信息多元化儲存方式的有機轉化，加快了檔案信息化的進程，有效推進檔案數字資源體系建設。二是利用大數據技術對檔案信息資源進行優化整合，構建共享平臺，不僅簡化了檔案管理流程，提升了檔案管理工作的質量與效率，還提高了檔案資源的利用價值，為經濟建設提供優質的服務資源。三是隨著計算機網絡技術的不斷成熟，越來越多的機關單位、企事業單位采取自動化辦公模式，數字化資源、電子文件不斷增加，檔案文件處理、存儲、備份等面臨新的挑戰。大數據技術能實現電子文件的鑒定、處理、存儲、備份一站式技術支撐，節約數據存儲時間和空間。

5 大數據信息技術在檔案管理中的運用

5.1 優化數據質量管理

檔案數據管理是檔案管理工作的重中之重，檔案信息數據資源較為龐大，數據結構類型復雜，管理任務十分艱巨，而采取大數據分析與管理，能很大程度提高檔案管理的效率。因此，在對檔案信息資源開展管理工作的過程中，應合理利用大數據技術，對檔案數據進行預處理，優化檔案存儲及數據使用。

在數據信息預處理階段，可采用ETL（Extract-Transform-Load，數據倉庫技術）工具進行數據信息的提取、轉換、加載等操作，經過一系列預處理，以實現信息數據的清洗與格式化。在信息存儲與使用階段，傳統的檔案信息管理所采取的關系型數據庫，無論數據管理還是數據存儲都有待完善，這種情況下，非關系型數據庫憑借其高吞吐量及高拓展性等優勢可更好地滿足檔案信息數據存儲及管理工作的需求，現階段可采用并行處理系統及非關系型數據庫進行操作，比如Big Table等檔案管理系統等。在云計算平臺系統移植ETLI具，從而提高對數據的利用率，加大對數據對象的檢測分類和優化處理，以此來確保后續檔案數據管理工作的有效開展。

5.2 開展可視分析工作

利用大數據技術對檔案信息進行可視化分析與管理，主要是針對受損概率高、利用頻率高、推廣性高的重要檔案，如高校檔案、廣播電視檔案、基建工程項目檔案等，運用可視化技術，將榮譽證書、底片、圖紙等實體檔案，進行有效轉換，以圖像、視頻、影像等方式展現出來，形成直觀化、可視化及交互性的檔案數據信息。可視化技術充分利用分析過程的人際交互與技術手段，促進計算機技術、信息技術計算能力及人的能力充分融合，以有效提高數據信息的洞察能力。

檔案信息可視化，可利用本單位檔案室或檔案館為中心，輻射所轄的各級單位檔案室，甚至面向社會、延伸至其他行業，形成縱向、橫向的檔案信息服務網，收集、整合各方面的檔案信息，建立高效優質的檔案信息數據資源庫，通過可視化管理及便捷的操作界面，及時向利用者提供準確、及時和直觀的檔案信息，為社會提供服務。

5.3 檔案大數據智能挖掘

隨著大數據時代的到來，大數據挖掘技術在檔案管理中的應用進入全新的發展時期，它貫穿了所有檔案管理及數據信息分析的整個過程。檔案數據大數據智能挖掘，一是深化了傳統數據的挖掘方式，在高質量的大數據環境下，挖掘出全面、可靠、有價值的檔案數據信息，使檔案管理流程由粗放式向精細化管理轉變;二是通過智能挖掘，建立內容豐富、質量優化并富有特色的檔案信息資源庫，為社會公眾提供全方位、深層次的檔案信息服務。三是通過智能挖掘，擴大了檔案數據的總量，完善了檔案門類，優化了檔案信息資源結構，最終實現檔案數據的開放與共享，開發了檔案信息的新價值。四是在保護個人信息安全的前提下，深入挖掘用戶興趣和需求，借助大數據技術進行分析，以本體庫為語義搜索引擎的應用基礎，強化語義引擎分析及協同過濾關聯規則相互結合，實現智能化概念匹配，完成用戶需求的有效挖掘，進而給用戶提供個性化、精準化的服務。五是隨著“智慧城市”如火如荼的建設，智慧檔案館應運而生。筆者認為，“智”，即是智能的感知，智慧化的檔案服務，是一場政府、企業與公眾交互方式的“智慧”變革。智慧檔案館在數字檔案館的基礎之上，利用大數據技術，對檔案資源管理、用戶數據等各類信息進行探索、感知、深入挖掘，匯聚融合，提煉萃取成取智慧信息，運用于管理、決策及服務。

5.4 構建云端存儲

大數據檔案技術應用的最基本技術條件之一就是存儲數據空間必須足夠充足，存儲數據空間過小就一定不能有效保證數據檔案信息的準確完整性，現階段如何建立企業云數據存儲空間是企業實施數據檔案管理技術應用的一個先決條件。云檔案存儲系統是將用戶信息檔案通過各種網絡語言的形式直接存儲于一個網絡移動終端上的信息檔案管理服務系統，不僅可以充分有效保障用戶檔案的信息安全性，還擁有對用戶檔案信息進行各種動態式數據分析的云記錄，可以滿足用戶不同復雜程度的存儲需求，從而為用戶提供一種多元化的信息管理服務。建立高端云檔案存儲管理模式首先我們需要通過加強基于云端進行檔案管理的系統硬件配套基礎設施配置，增加云端檔案管理系統硬件的檔案信息的保存量和儲量，其次也就是需要加入適合檔案管理不同系統作用的硬件配套管理軟件模塊來用以滿足對檔案信息的實時收集、處理、分析。云數字存儲不僅僅是可以對企業信息數據進行數字存儲，還甚至可以對經過特殊技術處理的文字圖片、視頻、聲音信息進行數字存儲，從而大幅擴大企業檔案管理的數字存儲應用范圍。另外，建立云存儲管理信息平臺還要注意保持與國家移動終端應用檔案管理信息系統的鏈接，實現對終端檔案管理信息的雙重實時存儲，保證檔案信息的實時完整性。

5.5 推進數字檔案建設

紙質檔案管理耗費資源較重，不利于節省單位各項開支。因此，單位要有區分的對紙質檔案進行數字化錄入，推進數字檔案建設。數字檔案建設能夠突破檔案利用限制，實現資源利用的規模化。一方面，除去一些具有歷史價值和收藏價值的檔案之外，應當將紙質檔案轉化為相應的電子檔案，實現檔案在計算機上的統一管理，減輕工作人員負擔，實現單位檔案一體化管理和一體化利用。同時，檔案被數字化之后，單位其他工作部門在檢索和借閱檔案時也會較為便利，只需要在檔案管理系統上進行相應的操作，就能實現檔案檢索和檔案查詢。另一方面，數字檔案還能夠與其他新型技術手段相聯系。例如，可以通過開發微信公眾號的形式，將公眾號與檔案管理系統相連，拓寬檔案服務范圍，實現公眾號查詢檔案服務，提高檔案信息化水平。

6 結語

隨著整個社會現代化水平的不斷提升，大數據信息技術的全面應用已經成為提高檔案管理工作質量和水平重要途徑和手段。大數據技術打破了傳統檔案管理模式的約束和限制，強化信息資源的共享與交流功能，提高檔案管理工作者工作效率，提升了檔案信息資源的利用價值，為整個社會發展帶來更多經濟效益和社會效益。因此，新時期的檔案管理必須緊跟時代發展節奏，充分利用各項先進技術，變革傳統檔案管理方式，完善檔案管理機制，推動檔案事業可持續穩定健康發展。

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