企業檔案管理工作中存在的問題與思考

戴珂 何菲

摘 要：在企業成立之初檔案便已經產生，它見證了企業從開始成立到發展壯大的每一個部分，貫穿于企業的歷史，為企業的建設和企業的每一個決策提供了重要的依據，也是企業建設不可或缺的一部分，然而在許多企業，檔案管理存在不同程度的問題，這些問題在企業的管理上產生了一些消極的影響。本文對企業的檔案管理實際工作中產生的問題進行探討，提出了一些解決措施來應對這些實際工作中的問題。

關鍵詞：企業檔案管理;企業管理問題;優化措施

檔案工作主要包括了檔案實體資料管理和檔案信息管理兩部分，檔案實體資料管理主要針對所有與企業經營和發展相關的資料信息和數據，針對此類對象通過先進的技術手段進行收集、整理、鑒定、保管、統計等環節進行管理，光對檔案信息進行深層次的智能管理和有效開發，充分發揮檔案資源在企業戰略性發展中的重要作用。新形勢下，檔案管理工作具有圖形、圖表、視頻等多種形式，且信息數據量越來越大，檔案內容從紙質逐漸轉數學化方式發展，因此加強新形勢下檔案工作的精細化管理成了目前檔案管理工作發展的必然趨勢。

1 企業檔案管理工作中的主要問題

1.1 企業檔案管理力量不充足

在大部分企業，檔案管理人員身兼數職，并且企業檔案管理職位變動次數比較多，沒有形成檔案管理的專門人才，更有甚者，沒有設立檔案管理專門的部門，這非常不利于檔案管理。許多檔案管理人員沒有專業能力，在檔案管理上沒有專業的知識儲備，對檔案的管理要求了解不夠，對檔案的收集整理歸檔裝訂等步驟了解不夠，不能夠充分勝任檔案管理工作，有可能會導致部分檔案沒有收集到或者有部分檔案收集不全面的行為，造成企業檔案資源的缺失和浪費。

1.2 檔案信息管理制度不完善

目前在不少企業中仍普遍存在著檔案信息管理制度不健全的問題，其主要根源還是來自對檔案工作重要性缺乏認識，領導層將檔案管理視為簡單的資料保存，對資料保存和管理質量缺乏嚴格的要求，因此造成管理工作缺乏相應的約束機制，對管理質量和效率的提高造成不利影響。在新形勢下，檔案管理工作缺乏相關管理制度予以有效保障，造成管理工作缺乏規范性、制度化，使得檔案管理工作隨意性較強，對檔案管理工作發展造成不良后果。

1.3 檔案信息管理流程混亂

檔案資料信息是企業發展的重要資源，在企業的重大發展決策制定中起著至關重要的影響作用。隨著時代發展速度加快，信息數量越來越龐大，內容多元且更加復雜，一定程度上使檔案管理工作難度增加，檔案管理人員需要進行及時地收集、整理、分析、篩選、保管等一系列工作。但在實際工作中，普遍存在著管理流程混亂，因沒有及時進行檔案信息的收集和存儲，導致檔案信息數據不全面、不真實、不準確的情況時有發生，無法在企業發展中發揮其作用。

2 企業檔案管理工作的對策

2.1 構建檔案管理數據庫

保證檔案管理數據庫的完整性與可靠性，才能促使檔案系統的效用得到最大限度地發揮。企業應該加快檔案管理數據庫建設步伐，確保所有信息資源實現統籌管理。企業要關注檔案資料掃描、圖像處理、業務管理、目錄管理、信息查詢和數據分析等工作，促使檔案管理系統功能更加豐富，為企業經營活動的順利開展提供更多便利。此外，企業要重視對檔案信息資源的采集，為檔案信息數據庫建設創造有利條件。企業要結合自身需求，保證電子文件分類與歸檔的合理性，各紙質檔案要借助數據壓縮、掃描儀等現代信息技術，逐步轉換為電子檔案，為檔案信息完整性與可靠性奠定良好基礎。企業只有發揮檔案管理數據庫的作用，才能讓數據信息查閱與使用便捷性得以提升。

2.2 創新管理工作方法

企業在檔案管理工作中開展實踐創新活動，有助于將檔案資料轉變成為生產力、無形資產，對企業的良好發展產生直接影響。因此，在具體工作中必須要樹立正確的檔案管理創新觀念，針對管理機制、管理工作思路進行有效創新改革，形成創新性的工作模式與機制，打破傳統的企業檔案管理工作局限性，達到預期的工作目標。企業在日常的檔案管理工作中，應該按照市場經濟環境對企業的要求，針對管理方式進行創新，拓寬相關的工作外延，深化具體的內涵，轉變傳統的單一管理手段，將檔案管理、資料管理、情報管理、信息管理、統計管理等有機整合。企業應該將檔案管理作為重點部分，有效進行檔案信息資料的搜集、整理，聯合進行編目處理、檢索處理與保管利用處理，規范企業的檔案管理行為，提升整體的工作效果。為有效創新相關的檔案管理方式，企業應該積極采用網絡信息技術，創建檔案管理的網絡平臺，通過網絡平臺進行各類信息的聯合開發與共享，創建出檔案信息的聯合體，通過有效的措施完成相關檔案創新人物，達到預期的工作目的。需要注意的是，在創新管理方法的過程中，企業還需積極采用先進的大數據技術、數字化技術、網絡信息技術、云計算技術等等，綜合搜集、整理與利用相關的檔案資料與信息，確保各方面檔案信息的利用率，滿足當前的企業檔案管理創新需求。

2.3 檔案管理人員業務水平提高

在新形勢下，檔案管理工作內容越來越多樣化、復雜化，對檔案管理工作的要求也越來越高。因此企業在招聘時應充分結合檔案管理發展需要，提高用人標準，吸引專業的綜合型管理人才，使檔案管理人員隊伍的綜合業務水平提高。同時為了有效保障檔案管理工作有效實施，還應加強檔案管理人員的培訓工作，定期進行先進檔案管理專業知識以及專業技能的培訓，使檔案管理人員工作的專業技能的更新能夠與時俱進，更加適應新形勢下實現檔案工作精細化管理的需求。

2.4 優化企業檔案管理體系

從檔案管理工作標準的完善來看，檔案管理工作的標準化發展，是檔案管理工作規范化發展的重要表現，而確定檔案管理工作標準，不僅能夠為崗位職責的界定、檔案管理工作崗位責任的明確提供依據，也能夠為后續的檔案管理工作考評奠定良好的基礎。在檔案管理工作標準的制定中，企業需要避免出現拿來主義傾向，而應當在遵守國家標準與行業標準、參考行業內其他企業的檔案管理工作標準基礎上，對自身檔案管理工作特點和需求等進行充分考慮，從而確保檔案管理工作標準具有可操作性。

從檔案管理方法的借鑒與創新來看，檔案管理方法與管理技術的發展，能夠為檔案管理工作的規范化提供有力支撐。為此，一方面，企業有必要對行業內其他企業的檔案管理工作方法做出積極借鑒;另一方面，企業有必要將先進的檔案管理技術引入到檔案管理實踐當中。如企業需要重視依托計算機、互聯網等構建檔案管理平臺，提升檔案管理工作的信息化水平，促使檔案信息能夠在有效存儲和共享的基礎上展現出自身價值，進而在滿足企業發展需求的基礎上，促使檔案管理工作得以與時俱進的發展。

3 結束語

綜上所述，在當今不斷發展的社會中，檔案管理工作必須做到不斷完善，與時俱進。積極探索新的管理理念和管理方式，加大對檔案管理工作的投入。在做好檔案管理工作的前提下，還要將檔案管理和企業發展聯系起來，讓檔案在企業發展中充分發揮其作用，推進檔案管理工作的有效性和先進性實施，為社會發展作出新貢獻。

參考文獻

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