醫院檔案管理中電子檔案系統的應用研究

張姍姍

摘 要：在醫院的經營發展過程中，需要重視對檔案資料的管理工作，充分發揮檔案信息的參考價值，促進醫院朝著良好的方向不斷發展。而電子檔案系統在醫院檔案管理中體現出較好的應用效果，能夠幫助醫院解決檔案管理中存在的難題，在提高檔案工作效率的同時，保證檔案資料的完整性及安全性，使檔案信息的保管、查詢和利用更加便捷。為實現醫院檔案管理中電子檔案系統的有效應用，本文就針對醫院檔案管理中存在的問題進行分析，探究醫院檔案管理中電子檔案系統的具體應用，希望能為醫院檔案管理的發展提供有利依據。

關鍵詞：醫院檔案管理;電子檔案系統;應用

近年來，隨著我國醫療科學技術的持續發展，我國人民對醫療服務的需求不斷提高，使得醫院檔案資料的數量也越來越多，對醫院檔案管理工作提出了更高的要求，需要不斷提高醫院檔案管理工作的現代化水平，使其能夠更好地服務于醫院發展。而電子檔案系統是促進醫院檔案管理進一步發展的重要途徑，需要加強對這一方面的研究，充分發揮電子檔案系統在醫院檔案管理中的積極作用，使醫院檔案管理水平得以有效提升。通過對醫院檔案管理中電子檔案系統的應用進行探究，有利于提出一些可靠的參考依據，促進醫院檔案管理的持續發展。

1 醫院檔案管理中存在的問題分析

1.1 檔案資料的儲存難度較大

在醫療科學技術的快速發展背景下，我國醫院醫療事業的發展水平不斷提高，使得病歷檔案及其他類型的檔案資料逐漸增多，需要使用更大的空間來進行檔案資料的儲存工作，確保檔案資料不受外部環境造成損壞等情況。然而在采用傳統的紙質方式進行檔案儲存的時候，需要占用大量的空間，使得檔案工作人員需要耗費大量的時間對檔案資料進行歸納，解決檔案存儲空間越來越緊缺的問題。同時，在使用傳統的介質進行檔案儲存的時候，普遍會出現各種各樣的檔案損壞問題，這主要是因為溫度、濕度等環境因素對儲存的檔案資料造成了影響，使得檔案出現受潮、泛黃等情況，嚴重影響到醫院檔案管理工作的質量[1]。

1.2 檔案資料的查詢難度較大

在傳統的醫院檔案管理活動中，普遍都是采用傳統的人工操作模式來進行檔案查詢，使得檔案工作的效率受到影響，再就愛上檔案管理人員對新型檔案管理模式的掌握不夠熟悉，進一步加大了檔案資料查詢工作的難度。由于各個部門體現出不同的工作特點，那么在傳遞檔案的時候，無論是檔案數量或是檔案遞交的時間都會出現較大的差異，給檔案管理的開展帶來更多挑戰。其次，在進行檔案資料的查詢過程中，必須根據檔案使用者提供的信息來進行分類查找，整個過程涉及的步驟較多，難以保證檔案查詢的及時性及有效性，對醫院各項工作的開展造成了一定的負面影響。

1.3 檔案資料的使用效率較低

在使用傳統的紙質方式進行檔案儲存的時候，檔案資料的受損情況較為嚴重，尤其是檔案發霉、檔案受潮等問題頻繁出現，給醫院檔案的利用帶來較多隱患。對于醫院醫療事業的發展來講，無論是在用藥處方上，或是在用藥比例方面，都有著較為嚴格的要求，若是檔案資料的完整性及準確性無法得到保障，那么醫院各項工作的質量也就會受到影響，甚至對患者的身體健康產生一定威脅。同時，在傳統的紙質檔案管理過程中，部分工作人員存在一定的僥幸心理，未能對檔案資料進行仔細的查驗，使得檔案資料的使用價值無法得到充分發揮，再加上檔案管理的人員數量有限，對檔案資料的使用效率產生一定影響，不利于醫院檔案管理的持續發展。基于這種情況，應用電子檔案系統不僅是提高檔案工作水平的有效途徑，也是保障醫院長久發展的重要因素[2]。

2 醫院檔案管理中電子檔案系統的具體應用分析

2.1 在檔案儲存方面的應用

在進行醫院檔案管理工作的時候，借助電子檔案系統能夠解決技術上存在的局限性，使檔案管理的靈活性及有效性得以提升。對于電子檔案系統的應用，需要做好醫院檔案的前期處理工作，主要就是對紙質檔案進行轉化，使其能夠成為可存入信息系統的電子檔案，便于利用電子檔案系統對其進行查詢和利用。與傳統的檔案儲存方式相比，電子檔案體現出以下幾個優勢：1）保證儲存空間達到要求，解決儲存空間不足造成的檔案泛黃、檔案受潮等不良問題，使檔案資料的完整性得到保障。2）確保檔案資料的保密性。充分發揮電子檔案在隱私保護方面的優勢，可以減少檔案泄漏、檔案丟失等問題的發生。3）降低投入成本。減少因紙質檔案造成的資金消耗，且能夠幫助檔案工作人員更加快速地完成檔案資料的處理，進一步降低檔案管理的人力成本[3]。

2.2 在檔案查詢方面的應用

根據以往醫院檔案管理工作情況來看，在進行醫院檔案的查詢過程中，普遍要采用人工的方式對檔案的編號信息、儲存位置等信息進行查詢，且還要發放檔案調取的通知，使得檔案管理人員的工作量較大，嚴重影響到醫院檔案管理工作的效率。但是在醫院檔案管理中應用電子檔案系統，可以有效解決傳統檔案系統的不足，只需要將關鍵詞輸入到電子檔案系統中，就能夠及時將需要的檔案資料找出來，在提高工作效率的同時，減少因人為因素造成的錯誤，使檔案管理工作的質量得到保障。通過對電子檔案系統的應用情況進行了解可知，該系統的優勢體現在數據庫技術、計算機技術等各種信息技術手段的綜合運用，在保證檔案查詢工作快速進行的同時，確保檔案查詢的準確性，實現改善檔案工作質量的目的[4]。由于電子檔案系統是一個現代化的檔案管理手段，想要充分發揮這一系統的作用，就必須要做好人員培訓工作，保證檔案工作人員的計算機水平達到要求，學會靈活操作電子檔案系統，促進醫院檔案管理水平的提升。

2.3 在檔案利用方面的應用

檔案資料作為醫院檔案管理工作的重要環節，是否能夠得到充分利用，直接關系著醫院檔案事業的持續發展，需要充分發揮電子檔案系統在檔案利用方面的優勢，促進醫院檔案利用率的提升。在傳統的醫院檔案管理過程中，普遍存在檔案調用效率過低、檔案利用存在環節冗余等情況，使得檔案管理人員的工作難度顯著提升，不利于醫院檔案管理工作的順利開展。但是將電子檔案系統應用到醫院檔案管理中，可以采用更多的途徑來提高檔案資料的利用率。在利用電子檔案系統進行檔案利用的時候，只需要對其進行簡單的分類和保存，根據檔案使用者的需求對檔案系統中的信息資料進行調取，使檔案使用者的信息需求得以充分滿足。通過這一方式不僅能夠提高檔案利用的整體效率，也能夠降低檔案管理人員的時間成本，使其能夠用更多的精力來完成其他工作，充分發揮自身的創新力，促進醫院檔案管理朝著現代化、科學化的方向不斷發展[5]。

3 結語

綜上所述，為充分發揮電子檔案系統在醫院檔案管理中的積極作用，促進醫院檔案管理水平的提升，需要充分了解醫院檔案管理的現狀及相關問題，結合醫院發展情況對其進行合理運用，充分發揮電子檔案系統在檔案儲存、檔案查詢、檔案利用等各方面的作用，促進醫院檔案管理朝著現代化的方向不斷發展。

參考文獻

[1]黃騰.醫院檔案管理中電子檔案系統的應用[J].科技經濟導刊，2019，27（24）：224.

[2]王小童.電子檔案信息的存儲及安全新探[J].蘭臺世界，2019（S1）：130-131.

[3]倪芳，聶真.醫院檔案管理中電子檔案系統的應用初探[J].辦公室業務，2019（03）：134.

[4]南鋒一.企業電子檔案管理存在的問題及對策[J].蘭臺內外，2018（10）：42.

[5]李娟.淺談檔案管理系統在醫院管理中的應用[J].中國衛生產業，2018，15（09）：71-72.