香港推行資訊科技策略計(jì)劃項(xiàng)目的績(jī)效審計(jì)案例分析

張伯宇

摘 要：香港司法機(jī)構(gòu)廣泛使用資訊科技，為進(jìn)一步改善對(duì)法庭使用者和整體市民的服務(wù)，香港司法機(jī)構(gòu)政務(wù)處分兩期推行資訊科技策略計(jì)劃。該策略計(jì)劃分為兩期進(jìn)行，其中第一期分為兩個(gè)階段，兩階段預(yù)計(jì)完成日期分別為2016年6月及2019年12月。2019年5月起，香港審計(jì)署就司法機(jī)構(gòu)政務(wù)處推行策略計(jì)劃項(xiàng)目的工作及其他相關(guān)事宜進(jìn)行績(jī)效審計(jì)，并做出評(píng)價(jià)，提出改進(jìn)建議，以期促進(jìn)策略計(jì)劃項(xiàng)目的后續(xù)調(diào)整和推進(jìn)。通過(guò)分析香港審計(jì)署對(duì)司法機(jī)構(gòu)政務(wù)處推行資訊科技策略的審計(jì)，總結(jié)對(duì)評(píng)價(jià)政府部門(mén)策略推行效果和加強(qiáng)對(duì)政府部門(mén)的績(jī)效審計(jì)的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)。

關(guān)鍵詞：資訊科技策略;績(jī)效審計(jì);案例分析

中圖分類(lèi)號(hào)：F127? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A? ? ? 文章編號(hào)：1673-291X（2020）18-0105-02

一、資訊科技策略計(jì)劃項(xiàng)目背景及項(xiàng)目介紹

1.項(xiàng)目背景。司法機(jī)構(gòu)由終審法院首席法官統(tǒng)領(lǐng)，司法機(jī)構(gòu)政務(wù)處在法庭執(zhí)行司法工作和運(yùn)作方面提供支援，由司法機(jī)構(gòu)政務(wù)長(zhǎng)統(tǒng)領(lǐng)，司法機(jī)構(gòu)政務(wù)長(zhǎng)協(xié)助終審法院首席法官處理司法機(jī)構(gòu)整體行政事務(wù)。為加強(qiáng)司法工作流程自動(dòng)化、提高運(yùn)作效率，改善提供于法庭使用者和整體市民的服務(wù)，香港司法機(jī)構(gòu)廣泛使用資訊科技，并于2011—2012年期間制訂資訊科技策略計(jì)劃，支援未來(lái)10年和之后的運(yùn)作。

2.項(xiàng)目計(jì)劃簡(jiǎn)介。按照資訊科技策略計(jì)劃，司法機(jī)構(gòu)致力分期推行綜合法院案件管理系統(tǒng)，以便按情況整合、精簡(jiǎn)和劃一規(guī)范各級(jí)法院和審裁處的程序，并推行多個(gè)法院以外的其他系統(tǒng)，以配合司法機(jī)構(gòu)的運(yùn)作需要。根據(jù)計(jì)劃，推行資訊科技策略計(jì)劃分為兩期進(jìn)行。

司法機(jī)構(gòu)就第一期制訂“六年工作計(jì)劃”，其中第一期分為兩個(gè)階段：第一階段，主要涵蓋建立資訊科技基礎(chǔ)設(shè)施，并于區(qū)域法院、裁判法院的傳票法庭和相關(guān)的法院辦事處推展綜合法院案件管理系統(tǒng);第二階段，主要涵蓋終審法院、高等法院、競(jìng)爭(zhēng)事務(wù)審裁處、裁判法院的非傳票法庭和小額錢(qián)債審裁處推展綜合法院案件管理系統(tǒng)。第一階段和第二階段的預(yù)計(jì)完成日期分別為2016年6月和2019年12月，第二期策略計(jì)劃涵蓋在余下法院和審裁處推展綜合法院案件管理系統(tǒng)的工作。

資訊科技策略計(jì)劃的重點(diǎn)主要在于以下七方面：一是推行綜合法院案件管理系統(tǒng)，用以支援法院及審裁處的訴訟程序;二是檢視和統(tǒng)一規(guī)范運(yùn)作程序;三是精簡(jiǎn)運(yùn)作流程，提升整體運(yùn)作效率;四是設(shè)立綜合數(shù)據(jù)體系;五是支援和鼓勵(lì)電子服務(wù);六是支援電子法院記錄，推進(jìn)“減用紙張”的環(huán)境;七是加強(qiáng)法庭科技設(shè)施。

二、審計(jì)工作的開(kāi)展

2011年，香港審計(jì)署完成對(duì)“司法機(jī)構(gòu)政務(wù)處的行政及法庭支援工作”進(jìn)行審查，有關(guān)結(jié)果載于2011年3月《審計(jì)署署長(zhǎng)第五十六號(hào)報(bào)告書(shū)》第二章。2019年5月，香港審計(jì)署就司法機(jī)構(gòu)政務(wù)處推行策略計(jì)劃項(xiàng)目及其他相關(guān)事宜工作展開(kāi)審查。

1.審計(jì)內(nèi)容和目標(biāo)。香港審計(jì)署對(duì)司法機(jī)構(gòu)政務(wù)處推行資訊科技策略計(jì)劃項(xiàng)目進(jìn)行審計(jì)，審計(jì)關(guān)注于是否按時(shí)按期推行計(jì)劃，并深入分析了影響計(jì)劃推行進(jìn)度的原因;推行過(guò)程中是否通過(guò)合理高效的管治架構(gòu)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行全程把控;香港審計(jì)署還關(guān)注其他與推行資訊科技策略計(jì)劃相關(guān)的項(xiàng)目，并提出促進(jìn)該計(jì)劃推行的建議。本次審計(jì)的目標(biāo)是通過(guò)對(duì)香港司法機(jī)構(gòu)政務(wù)處推行資訊科技策略計(jì)劃項(xiàng)目第一期推行成效進(jìn)行評(píng)價(jià)，并提出相應(yīng)建議，促進(jìn)該項(xiàng)目發(fā)現(xiàn)整改問(wèn)題，提高質(zhì)效，吸取第一期推進(jìn)計(jì)劃的經(jīng)驗(yàn)以便進(jìn)行調(diào)整，推動(dòng)第二期計(jì)劃的進(jìn)行。

2.審計(jì)評(píng)價(jià)指標(biāo)和方法。香港審計(jì)署以司法機(jī)構(gòu)政務(wù)處推行資訊科技策略計(jì)劃的記錄和與推行計(jì)劃相關(guān)的文件規(guī)定作為主要的評(píng)價(jià)指標(biāo)，相關(guān)文件主要有管治架構(gòu)相關(guān)的《政府資訊科技總監(jiān)辦公室通告第2/2011號(hào)》，人力資源相關(guān)的《政府資訊科技總監(jiān)辦公室通告第4/2010號(hào)》，提交報(bào)告相關(guān)規(guī)定的《財(cái)務(wù)通告第2/2017號(hào)》。此次審計(jì)使用了調(diào)查法、訪(fǎng)談法、資料審閱法、對(duì)比分析法等審計(jì)方法。

三、審計(jì)結(jié)果

1.項(xiàng)目進(jìn)度全面出現(xiàn)延遲。根據(jù)資訊科技策略研究，策略計(jì)劃的推行分為兩期。根據(jù)2013年財(cái)委會(huì)文件，推行第一期策略計(jì)劃包括的四項(xiàng)工作，截至2019年6月均出現(xiàn)6—57個(gè)月不等的延遲。香港審計(jì)署就推行計(jì)劃出現(xiàn)的延遲情況，深入分析了原因，主要包括四個(gè)方面。一是更改交付模式，由外判改為運(yùn)用內(nèi)部資源于外判相結(jié)合，后續(xù)又進(jìn)行了外判比例的調(diào)整，反復(fù)更改影響了人力資源安排，造成人手短缺;二是對(duì)通過(guò)招標(biāo)方式采購(gòu)資訊科技基礎(chǔ)設(shè)施的籌備過(guò)程預(yù)計(jì)過(guò)于樂(lè)觀(guān)，該項(xiàng)籌備工作需要和其他政府部門(mén)配合，實(shí)際耗時(shí)比預(yù)計(jì)要長(zhǎng);三是開(kāi)發(fā)第一階段的法院系統(tǒng)需進(jìn)行收集用戶(hù)要求、系統(tǒng)分析和設(shè)計(jì)、推行和用戶(hù)驗(yàn)收測(cè)試等工作，需時(shí)比預(yù)計(jì)甚長(zhǎng);四是司法機(jī)構(gòu)政務(wù)處協(xié)調(diào)檢控部門(mén)及機(jī)構(gòu)參與有關(guān)綜合法院案件管理系統(tǒng)啟用的準(zhǔn)備工作中，存在缺少介紹使用流程的簡(jiǎn)介會(huì)造成使用不熟、效率低和仍未商定使用界面設(shè)計(jì)等問(wèn)題。

2.管治架構(gòu)。通過(guò)審查司法機(jī)構(gòu)政務(wù)處的記錄，發(fā)現(xiàn)存在未經(jīng)有關(guān)部門(mén)，如資科委審批的情況下修改管治架構(gòu)的情況，管治架構(gòu)修改后，相應(yīng)的職責(zé)存在未轉(zhuǎn)授的情況。需要注意的是，與司法機(jī)構(gòu)政務(wù)處溝通后，他們認(rèn)為無(wú)須尋求有關(guān)部門(mén)審批，但審計(jì)人員認(rèn)為應(yīng)有審批程序來(lái)明確權(quán)責(zé)。審計(jì)發(fā)現(xiàn)了項(xiàng)目監(jiān)管方面的問(wèn)題，根據(jù)項(xiàng)目計(jì)劃管理，應(yīng)設(shè)立正式的溝通框架，需要定期舉行會(huì)議和及時(shí)提交報(bào)告來(lái)跟進(jìn)項(xiàng)目進(jìn)度。通過(guò)審查司法機(jī)構(gòu)政務(wù)處的記錄，2013—2019年會(huì)議次數(shù)減少，會(huì)議間隔時(shí)間延長(zhǎng)。報(bào)告進(jìn)度更新的次數(shù)也減少，報(bào)告的提交存在不按時(shí)、不及時(shí)的情況，報(bào)告對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度的估計(jì)過(guò)分樂(lè)觀(guān)，以及報(bào)告中均未呈報(bào)項(xiàng)目情況問(wèn)題和整改要求。

3.對(duì)其他相關(guān)事宜提出建議。此次審計(jì)并未僅局限于資訊科技策略本身，審計(jì)人員還對(duì)與該策略推行相關(guān)的其他事宜進(jìn)行分析，并向司法機(jī)構(gòu)政務(wù)處提出改進(jìn)建議，主要包括三方面：首先，審計(jì)認(rèn)為司法機(jī)構(gòu)網(wǎng)站作為與公眾溝通最常使用的渠道之一，需要根據(jù)具體的用戶(hù)使用需求和偏好進(jìn)行優(yōu)化，使該網(wǎng)站更好地服務(wù)公眾;其次，司法機(jī)構(gòu)政務(wù)處需要加快更換已過(guò)時(shí)或殘舊的影音器材，并對(duì)使用和維護(hù)進(jìn)行記錄，加強(qiáng)后續(xù)監(jiān)管;最后，應(yīng)進(jìn)一步推廣使用電子文件。

四、思考與啟示

1.建立績(jī)效審計(jì)評(píng)價(jià)指標(biāo)體系。科學(xué)的績(jī)效審計(jì)評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，是績(jī)效審計(jì)能夠科學(xué)合理評(píng)價(jià)被審計(jì)項(xiàng)目的重要條件之一。在制定績(jī)效審計(jì)評(píng)價(jià)指標(biāo)體系時(shí)，可以多角度進(jìn)行考慮，比如參照行業(yè)平均水平、部門(mén)績(jī)效管理指標(biāo)、社會(huì)權(quán)威機(jī)構(gòu)評(píng)判標(biāo)準(zhǔn)、與項(xiàng)目相關(guān)的文件規(guī)定等，以往的審計(jì)經(jīng)驗(yàn)、審計(jì)資料等也可以作為擬定績(jī)效審計(jì)評(píng)價(jià)指標(biāo)體系的內(nèi)容之一。綜合考慮下的績(jī)效審計(jì)評(píng)價(jià)指標(biāo)體系能對(duì)被審計(jì)單位做出更全面的評(píng)價(jià)，降低偏頗的可能性，使得評(píng)價(jià)結(jié)果更科學(xué)，更具有說(shuō)服力和證明力。

2.對(duì)被審計(jì)單位要從多角度考量。香港審計(jì)署對(duì)司法機(jī)構(gòu)政務(wù)處推行資訊科技策略計(jì)劃項(xiàng)目的績(jī)效審計(jì)，不僅從項(xiàng)目的本身進(jìn)行考慮，審計(jì)發(fā)現(xiàn)了推行進(jìn)度和項(xiàng)目管治方面的問(wèn)題，同時(shí)也對(duì)項(xiàng)目之外的其他相關(guān)的事項(xiàng)進(jìn)行了關(guān)注，根本目的還是促進(jìn)策略計(jì)劃的順利推行。績(jī)效審計(jì)需要拓寬視野，在審計(jì)目標(biāo)的指導(dǎo)下，不僅關(guān)注于被審計(jì)項(xiàng)目本身，還應(yīng)關(guān)注與之相關(guān)的、對(duì)其造成較多影響的其他事項(xiàng)。權(quán)衡效率的情況下，多個(gè)角度切入進(jìn)行績(jī)效審計(jì)，可以使績(jī)效審計(jì)提供更全面的評(píng)價(jià)和建議。

3.發(fā)揮績(jī)效審計(jì)的服務(wù)作用。香港審計(jì)署對(duì)司法機(jī)構(gòu)政務(wù)處推行資訊科技策略計(jì)劃項(xiàng)目的績(jī)效審計(jì)中，在推行進(jìn)度方面，審計(jì)人員不僅局限于發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目推行反映出的推行進(jìn)度與計(jì)劃不符、推行進(jìn)度慢等問(wèn)題，更進(jìn)一步分析了其產(chǎn)生原因，使司法機(jī)構(gòu)政務(wù)處能夠在后續(xù)項(xiàng)目整改和推行有的放矢，有針對(duì)性地從根源思考和解決問(wèn)題。績(jī)效審計(jì)應(yīng)以真實(shí)性、合法性審計(jì)為基礎(chǔ)，堅(jiān)持服務(wù)性、建設(shè)性、增值性原則。績(jī)效審計(jì)可以通過(guò)對(duì)于審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題深入分析其原因等方式，幫助被審計(jì)單位尋找到問(wèn)題根源，對(duì)被審計(jì)單位來(lái)說(shuō)可以體現(xiàn)績(jī)效審計(jì)的服務(wù)功能，使績(jī)效審計(jì)不單是查找和發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，更能提出解決問(wèn)題的思路。

4.加強(qiáng)與被審計(jì)單位溝通。良好的溝通是績(jī)效審計(jì)不可或缺的要素，通過(guò)溝通可以加深了解被審計(jì)單位以及被審計(jì)的事項(xiàng)。溝通也是績(jī)效審計(jì)運(yùn)用的審計(jì)方法之一，通過(guò)有效的溝通來(lái)獲得被審計(jì)單位的配合，獲取審計(jì)資料、審計(jì)證據(jù)，高效的溝通可以提高審計(jì)質(zhì)量。另外，當(dāng)出現(xiàn)審計(jì)單位與本審計(jì)單位雙方對(duì)同一事項(xiàng)意見(jiàn)不一致的情況時(shí)，往往可能由于審計(jì)單位和被審計(jì)單位處于不同位置，對(duì)問(wèn)題考慮的出發(fā)點(diǎn)不同而出現(xiàn)不同考量。認(rèn)真聽(tīng)取被審計(jì)單位意見(jiàn)，可以使部分與績(jī)效審計(jì)評(píng)價(jià)指標(biāo)不符的事項(xiàng)得到合理解釋?zhuān)箍?jī)效審計(jì)更加周全。

參考文獻(xiàn)：

[1]? 香港審計(jì)署.審計(jì)署署長(zhǎng)第七十三號(hào)報(bào)告書(shū)[EB/OL].香港審計(jì)署網(wǎng)站，2019.

[責(zé)任編輯 文 峰]