項目辦公室行政管理精細化的思路與對策

丁世平

摘要：當前我國國有企業的內外部管理環境出現了較大的變化，給辦公室行政管理活動也帶來了較大的壓力。特別是在企業項目體系中，辦公室行政管理也應該進行積極的創新，并能夠全面貫徹精細化管理的相關理念，才能夠最終取得較好的管理成效。本文先闡述了項目辦公室行政管理的基本現狀，接著充分明確了精細化管理的具體思路，最后從優化辦公室行政管理的精細化體系、真正貫徹精細化管理的制度內容、切實提高辦公室人員的綜合素質三個方面，提出了行政管理精細化的具體對策。

關鍵詞：項目辦公室;行政管理;精細化管理;精細化思路

在我國中鐵公司項目運作過程中，辦公室行政管理模塊的作用是非常重要的，在很大程度上決定了項目建設的最終成效。對于項目部的內部運作來說，辦公室行政管理活動本身就比較復雜，涉及了多個部門的業務內容，需要辦公室工作人員跟其他部門人員做好溝通交流，才能夠實現行政管理活動在項目內部各個部門得到全面貫徹。在這種情況下，項目辦公室行政管理活動也應該充分認識到精細化管理理念的重要作用，并在后續時間里結合自身實際情況全面貫徹精細化模塊，最終才能夠取得較好的成效。而本文也主要立足于這一點，談一談行政管理精細化工作開展的有效對策。

一、項目辦公室行政管理工作的基本現狀

（一）新時期項目辦公室行政管理工作的內容

在新時期背景下，我國中鐵項目辦公室行政管理工作也變得更加明確，主要可以分為六個方面。第一，辦公室用品的采購與管理。即相關人員結合辦公室的實際需求以及當前我國在這方面的法律法規，選擇最合適的采購計劃，并做好各類物品的出入庫管理工作。第二，進行各個部門設備設施的維護維修管理工作。即辦公室在平時需要積極處理各個部門的設備設施損壞維修跟蹤監督與管理工作，同時還要做好相關記錄的保存與集中處理。第三，做好各類文檔數據的歸檔與更新。辦公室人員應該結合檔案數據類型與所屬科目的不同，做好各個檔案數據的歸檔，同時還要在平時工作過程中做好這些檔案數據的更新。第四，進行行政管理相關指令與信息的傳遞。辦公室本身就是連接高層項目部領導與各個基層職能部門的重要橋梁，因此在平時也需要將各類行政管理指令較好下達與傳遞到各個部門中，提高公司各類管理指令的貫徹力度，強化企業基層部門的執行力。第五，做好會議管理與服務工作。即根據項目運作的實際情況和領導的指示，進行各類會議的管理活動，具體有會議準備、組織會議、會議總結等。第六，做好公章管理工作。即辦公室人員應該嚴格貫徹“先批準、后使用”的管理原則，規范公章的使用，同時還要做好公章使用的跟蹤記錄管理。

（二）項目行政管理精細化工作開展的重要意義

雖然說項目辦公室在新時期背景下已經開始明確自身行政管理的具體內容，但是當前的行政管理活動還存在比較顯著的問題。這主要是因為包括中鐵公司在內的很多國企項目部，在進行辦公室行政管理的時候依然沒有真正突破傳統管理理念束縛，對于現代企業管理模式的融入水平也不足，國家政治性元素還非常突出，使得很多行政管理活動變得非常僵硬。在這種情況下，就有必要充分重視辦公室行政管理體系在當前新時期背景下的創新與改革，結合當前我國國企深化改革的相關背景進行科學合理的重新規劃。在這種情況下，我國國企項目部辦公室做好精細化行政管理體系就變得非常有必要。

在融入精細化理念以后，辦公室行政管理活動就能夠結合國企項目實際情況，重新規劃行政管理工作的具體內容，保證行政管理能夠與項目內部運作相契合，更有利于各類戰略規劃目標在項目運行過程中的實現。不僅如此，我國很多國企項目運作的僵硬以及行政管理理念的滯后性都比較突出。如果能夠借助于精細化理念來實現辦公室行政管理體系的創新與改革，那么就可以真正改變行政管理體系的格局，有利于國企項目在后續復雜市場環境中取得更好的發展。

二、項目辦公室行政管理精細化工作的思路

（一）明確精細化與標準化的相關理念

行政管理的精細化運作應該先明確精細化和標準化的相關理念，才能夠提供較好的理論指導與指引作用。這就需要辦公室人員能夠先對行政管理的整體工作流程進行全面的總結與分析，并對一些煩瑣的行政管理活動進行深入分解，結合辦公室行政管理體系的整體布局，實現工作任務的重組，最終能夠顯著提高辦公室運作的整體效率。在進行行政管理工作內容重新規劃的時候，相關人員一定要充分重視規劃銜接的合理性，最終達成行政管理的標準化。

（二）完成精細化管理科目的全面設計

在全面融入精細化管理體系以后，項目辦公室行政管理體系也應該進行管理科目的重新規劃設計。這主要是因為當前我國很多國企項目部的辦公室行政管理體系還沒有真正實現連續性和時效性的目標，很多管理科目與內容還處于含糊不清的狀態。而在融入精細化管理體系以后，國企項目辦公室就可以依托于此實現管理科目的重新規劃，重視行政管理工作的邏輯性，并關注行政管理活動的進行過程，最終可以針對各項行政管理體系進行量化績效指標的綜合設計，最終完成精細化管理科目的戰略規劃。

（三）構建項目行政管理的協同意識

在國企項目辦公室的行政管理體系中，各項行政管理活動單單依靠一個人是無法較好完成的，需要多個人員以及部門進行緊密合作才能夠取得較好效果。比如在部分行政管理文件簽批的時候，需要流轉到不同職能部門進行處理，最終再回到辦公室進行歸檔與管理。因此精細化管理理念的全面貫徹，也需要項目辦公室能夠切實貫徹協同意識，提高辦公室內部人員的合作意識，以及辦公室人員跟其他部門之間的溝通交流，最終能夠給精細化管理提供較好的支撐。

三、項目辦公室行政管理精細化工作的具體對策

（一）優化辦公室行政管理的精細化體系

在國企項目辦公室行政管理精細化運作過程中，還應該建設相對完善全面的管理體系。這需要相關人員能夠先對國企項目的實際情況進行全面的搜集與掌握，并明確當前行政管理的基本現狀，弄清行政管理的工作重點、職責劃分，以及在未來一段時間里行政管理體系的開展方向。在掌握這些詳細信息以后，就可以明確精細化行政管理的工作內容。在以后展開行政管理的時候，還應該能夠針對具體工作內容進行戰略梳理與重新規劃，推動行政管理工作內容的標準化和流程的規范化，制定精細化運作的詳細制度。

（二）真正貫徹精細化管理的制度內容

在精細化管理理念全面貫徹的背景下，國企項目辦公室應該能夠真正立足于精細化理念來進行崗位管理的設置。這需要辦公室能夠結合行政管理工作的具體內容，明確不同崗位的工作任務以及在行政管理體系中的具體責任，實現不同崗位的職責劃分。在這個過程中，辦公室可以考慮針對各個員工進行精細化考核，并融入定性指標和定量指標，以及多主體考核等模式，使得行政管理人員的自身工作現狀可以得到較好的評價，提高他們參與工作的積極性。

（三）切實提高辦公室人員的綜合素質

在辦公室行政管理的精細化運作過程中，辦公室人員的綜合素質是非常重要的，在很大程度上決定了行政管理活動的最終成效。對于國企項目辦公室來說，在后續時間里應該針對行政管理人員展開積極的培訓，并結合他們的崗位展開專業技能訓練，使得他們可以在工作過程中得到自身專業能力的顯著提高，更好支持精細化管理體系的有效展開。

四、結語

綜合來看，對于我國中鐵項目部辦公室行政管理體系來說，全方位融入精細化管理理念是非常有必要的。這需要辦公室能夠在后續時間里能夠真正明確精細化管理的重要理念，同時還要結合行政管理的具體內容進行優化調整，真正體現精細化管理的戰略作用。在這個過程中，辦公室行政管理工作也應該結合新時期國企發展的相關要求，不斷提高辦公室人員的專業能力，增強他們對于精細化行政管理體系的認知水平與掌控能力。這樣以后，項目辦公室行政管理的精細化運作就能夠取得較好的戰略成效，有利于國企項目的長遠可持續運作。

參考文獻

[1]李剛.淺談實現辦公室行政管理精細化的思路與對策[J].財富時代，2019（07）：176+178.

[2]付向軍.企業辦公室行政管理精細化的思路與對策研究[J].現代營銷（下旬刊），2019（04）：168.

[3]顏霞.探討工程企業辦公室行政管理精細化的思路與對策[J].建材與裝飾，2019（10）：172–173.

[4]郭洪斌.實現企業辦公室行政管理精細化的思路與對策[J].化工管理，2018（36）：7–8.