淺論企業檔案信息化建設

趙中林

摘 要：在信息化不斷發展的情況下，傳統的檔案管理模式需要投入諸多精力和時間，同時資源也存在較大的浪費。企業檔案管理應實現信息化、數字化的目標，將檔案信息化建設切實做好，能夠提高企業整體管理水平，支持企業的可持續發展。對此，本文主要對企業檔案信息化建設進行了探討，以供參考。

關鍵詞：企業;檔案;信息化建設

所謂企業檔案即企業形成于生產經營與管理活動中的各種材料，包括文件、圖紙、報表等，不論是從保存，還是利用上來說均具有重要價值[1]。企業生產活動的整個過程均客觀記錄其中，可以說是企業非常重要的一項知識資源，具有非常強的權威性，如同企業的血液一般不可或缺。快速發展的信息技術，使得以往主要為紙質保存形式的各種檔案和企業當前生產經營的各項要求不相符，因此急需運用以信息、數字和網絡為載體的保存形式，如此必然能夠讓檔案工作的開展更加便利，也更為有序。

1 深刻認識企業檔案信息化建設的必要性

1.1 企業信息化發展的要求

現階段，辦公自動化等信息系統的應用越來越廣泛，使得大部分電子文件在企業生產管理經營活動中出現，其充分體現了企業的運行情況，為企業決策提供了重要的基礎數據，這對企業的優化生產以及生產效益的提升極為有利，對企業來說，具有永久保存價值。

1.2 企業檔案管理現代化的需要

如今，企業信息化建設進程不斷加快，傳統的紙質檔案管理方式已經和企業檔案需求明顯不符，換言之，檔案信息化為各項檔案工作提供了十分重要的技術支持，同時其也是新形勢下檔案現代化管理的關鍵。企業檔案是企業管理的基礎工作之一，企業檔案工作一定要將傳統的管理模式改變，積極構建信息一體化管理模式，但必須滿足與市場經濟需要相符以及適應現代化管理要求兩個條件。

1.3 深度開發利用檔案價值的要求

開發、處理、傳遞和利用檔案信息是實現檔案價值的必經之路。作為信息服務機構，檔案部門要想讓檔案的作用得到最大化發揮，就必須將檔案處理自動化、信息服務網絡化、存儲數字化以及采集實時化的目標順利實現。

2 企業檔案信息化建設的具體路徑

2.1 加強企業對檔案信息化工作的重視

檔案信息化建設不僅是現階段檔案部門各項工作中的一項基礎工作，同時也是當前企業管理架構中不可缺少的內容[2]。企業在市場競爭中的地位受到信息完整性、準確性以及及時性的直接影響。所以，企業應在企業檔案信息化建設中納入日常事務，同時把企業檔案信息化管理納入企業考核范圍以及工作計劃之中。與此同時，企業管理層也要對檔案資源信息化建設工作提高重視程度。樹立新型的檔案資源信息化理念，形成同時代發展保持同步且開拓創新的管理思路，投入更多的經費與人力，進而更好地開展企業檔案資源信息化建設。

2.2 努力向標準化數據資料采集制度邁進

企業檔案管理工作涵蓋范圍非常廣，涉及的內容也十分繁雜，若缺乏嚴密、標準的管理制度，則就會丟失部分重要文件，使一些企業本可以避免的損失發生[3]。所以，企業檔案管理人員應嚴格按照相關規范、標準將數據采集與保管工作做好，確保可以及時把相關文件資料提供給企業，也能夠讓檔案管理人員將已經損壞或與要求不符的文件找出，并立即將其更換。標準化工作不僅要根據國家相關法規和規定進行運作，還需將企業實際情況結合起來，對自身資源予以最大化利用，根據國內外信息管理方式把適合企業的檔案管理標準制定出來。除此之外，當企業不斷發展，社會不斷變化，需第一時間進行修改，但需注意的是制定標準化并非就是說現有標準即為絕對的，除了對檔案信息的真實性、有效性予以保證，且還應在技術革新、制度革新方面做進一步加強，及時學習新的經驗，在恰當的時候更新標準化工作流程。

2.3 加強檔案部門基礎設施建設

如今，電子計算機技術是新技術革命的先導技術。電子計算機具有諸多優勢，包括運算速度快、精確度高、邏輯判斷能力強等。在管理文件方面，可借助計算機接收、查找、借閱、歸還文件，同時到時間辨認應銷毀的文件。在檔案管理方面，不僅可收集、整理檔案，且在庫房管理上也能夠起到積極作用。所以應在硬件上將電子計算機配備好，以有效加大企業檔案室網絡技術以及計算機應用力度，逐漸提升檔案信息化水平。同時，還需把局域網建立健全，讓各項工作均能夠實現網絡化，加強利用檔案，有效共享資源。

2.4 企業檔案信息化過程中的安全建設

隨著檔案管理信息化的成功實現，相應的也突顯出了信息保密性、安全性等問題。因為電子文件本身就比較特殊，即可復制、易刪除，能修改，加之信息和網絡技術存在的一些問題和諸多人為因素的影響，所以均在一定程度上影響了檔案信息化后的利用和保管。所以，為了讓數據的真實性、可靠性得到保證，就需對企業檔案信息使用制度以及保管制度予以完善;同時，在管理方面，應采取有效手段預防計算機病毒，制定一系列有效措施，針對企業員工（尤其是檔案工作人員）需要充分認識計算機病毒，嚴禁對病毒進行制造或傳播。另外，利用各種技術手段保護屏障來有效保護檔案信息，使安全風險降低。檔案人員應提高自身安全意識，建立完善的安全管理制度，切實將安全防范工作做好。

2.5 加強檔案管理專業隊伍的建設

檔案管理工作人員直接影響著企業檔案管理工作質量，其承擔著檔案管理、開發與服務的重要職責。現階段，決定檔案事業能否獲得持續健康發展的一項重要條件就是是否擁有充足的高素質檔案管理人才。對此，就需要適當將檔案管理專職人員數量增多，對其崗位職責與工作要求做出明確規定，使之能夠全身心投入到檔案管理工作中。同時應針對檔案管理人員，加大其專業知識和技能的培訓力度，同時注重提升其專業素質，從而促進檔案管理、服務、開發專業化水平顯著提高。并且，企業檔案管理人員應注重自身知識的更新，不斷提高自身各方面能力。

2.6 企業檔案信息化應與企業本身信息化相結合

企業檔案信息化可以促進企業綜合競爭實力增強，所以，務必要在企業檔案信息化建設中納入企業的總體規劃，按照階段的不同，一批一批的落實、部署，使得企業檔案管理工作中的各種問題均能得到有效解決，促進企業良好發展。其實，企業檔案信息化為企業信息化建設的實現提供了重要動力，二者之間并沒有矛盾關系存在，反而是相輔相成的，互為支撐。檔案管理工作的深度和高度和企業整體的信息化水平息息相關，所以只有實現企業信息化，才能促進企業檔案信息化建設的良好發展。因此只有有機結合二者，方可有效進行檔案信息化建設。

3 結語

總而言之，隨著大數據時代的來臨，信息化已在社會的諸多方面充分滲透，其中自然也包括檔案。新時期，檔案工作面臨著管理模式與利用模式的重大變革，企業要想發展，社會要想發展均依賴于檔案信息化建設。所以，現階段，擺在檔案工作者面前的一項重大課題就是將檔案信息化管理的節奏加快，對此，還需要在今后的實踐中展開深入探究與探討。

參考文獻

[1]葛建華.淺議企業檔案信息化建設[J].華人時刊旬刊，2014（2）：91-91.

[2]孫麗.企業檔案信息化建設的思考[J].辦公室業務，2017（6）：78-78.

[3]沈雪娟.淺議企業檔案的信息化建設[J].機電兵船檔案，2017，000（001）：20-21.