加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)?提升檔案信息化管理成效

王譯

摘 要：在當(dāng)前信息化時(shí)代背景下，各行各業(yè)都加快了信息化建設(shè)的步伐。在檔案工作中引入信息化技術(shù)，加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化保存，全面提高檔案信息的查詢、開(kāi)發(fā)和利用水平，更好的發(fā)揮出檔案信息的重要價(jià)值。文中分析了檔案信息化建設(shè)的重要性，并進(jìn)一步對(duì)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的策略進(jìn)行了具體的闡述，以此來(lái)促進(jìn)檔案信息化管理水平的提高，進(jìn)一步提升檔案信息化管理成效。

關(guān)鍵詞：檔案;信息化建設(shè);基礎(chǔ)設(shè)施;信息化管理體系;數(shù)據(jù)庫(kù);安全

檔案信息在社會(huì)發(fā)展過(guò)程中越來(lái)越受到重視，而且檔案成為獲取信息資源的主要途徑。為了能夠進(jìn)一步提高檔案服務(wù)水平，需要重視信息技術(shù)在檔案工作中作用的發(fā)揮，強(qiáng)化檔案信息化管理水平，打造數(shù)字化檔案管理模式，更好的發(fā)揮出檔案的實(shí)際效能。特別是隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，其為檔案信息化的實(shí)現(xiàn)提供了良好的契機(jī)。而且通過(guò)推進(jìn)檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)，借助于網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)來(lái)提高檔案信息開(kāi)發(fā)利用水平，以此來(lái)促進(jìn)檔案信息共享目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，有利于更好的發(fā)揮出檔案的價(jià)值。

1 檔案信息化建設(shè)的重要性

1.1 便于檔案的利用和存儲(chǔ)

檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)，主要是通過(guò)利用計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化處理和存儲(chǔ)，依托于檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)將檔案信息歸集在一起，為檔案信息利用和高效檢索提供重要的保障。特別是檔案信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用，通過(guò)將檔案信息完整的錄入到系統(tǒng)中，全面提高檔案管理過(guò)程的便捷性，而且通過(guò)采用數(shù)字化存儲(chǔ)形式也進(jìn)一步提高了檔案信息存儲(chǔ)的容量，為檔案工作的開(kāi)展提供更多便利的條件，有利于進(jìn)一步推進(jìn)檔案事業(yè)的健康、持續(xù)發(fā)展。

1.2 檔案信息查詢更具便捷性

在信息化時(shí)代背景下，檔案數(shù)量不斷增加，這也對(duì)檔案?jìng)鹘y(tǒng)儲(chǔ)存方式帶來(lái)了較大的挑戰(zhàn)。而且采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，后續(xù)查詢和借閱整個(gè)過(guò)程較為復(fù)雜。通過(guò)利用信息化手段來(lái)進(jìn)行檔案信息儲(chǔ)存，充分的利用電子空間的無(wú)限性特點(diǎn)，檔案信息存儲(chǔ)更為便捷和規(guī)范，能夠?yàn)闄n案信息查詢提供更多的便利。

1.3 推進(jìn)檔案信息資源的共享

檔案與人們的日常生活和工作存在緊密的聯(lián)系，特別是在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，在海量信息下為檔案管理工作帶來(lái)了較大的難度。同時(shí)人們對(duì)檔案信息需求呈現(xiàn)出快速增長(zhǎng)的態(tài)勢(shì)，對(duì)檔案信息資源共享的期望較高。檔案信息化建設(shè)工作的開(kāi)展，不僅為檔案開(kāi)發(fā)利用提供了便利條件，而且檔案服務(wù)質(zhì)量也有了較大程度的提升。并充分的借助于網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效共享，使檔案能夠更好的發(fā)揮出服務(wù)功能。

2 加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的具體策略

2.1 基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)

檔案信息化建設(shè)離不開(kāi)重要的基礎(chǔ)設(shè)施。而且檔案信息化管理對(duì)于系統(tǒng)軟件和硬件建設(shè)具有較高的要求，因此需要做好軟硬件設(shè)施的配置工作，充分的利用計(jì)算機(jī)的精準(zhǔn)性和強(qiáng)在的儲(chǔ)存空間來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的收集、整理、編輯和儲(chǔ)存，全面提高檔案管理水平。

2.2 構(gòu)建完善的檔案信息化管理體系

在檔案信息化建設(shè)工作推進(jìn)過(guò)程中，需要有具體的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)作為指導(dǎo)。因此要重視構(gòu)建檔案信息化管理體系，積極建立健全檔案信息化建設(shè)過(guò)程中各種規(guī)章制度，從而為具體工作的開(kāi)展提供重要的依據(jù)。通過(guò)完善各項(xiàng)規(guī)章制度，并確保規(guī)章制度的落實(shí)，為檔案信息化建設(shè)提供重要的制度保障，以此來(lái)提升檔案信息化建設(shè)工作的整體水平。在實(shí)際工作開(kāi)展過(guò)程中，還需要明確具體的信息化管理制度和完善運(yùn)行機(jī)制，重視對(duì)電子文件的管控。檔案部門之間還要構(gòu)建協(xié)同機(jī)制，協(xié)同推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。特別是在當(dāng)前電子政務(wù)推進(jìn)過(guò)程中，需要做好系統(tǒng)之間的銜接，促進(jìn)信息共享的實(shí)現(xiàn)。另外，還要重視相關(guān)法律法規(guī)的完善，積極劃分檔案信息化建設(shè)的任務(wù)，以此來(lái)確保檔案信息化建設(shè)總體目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

2.3 檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)

在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，數(shù)據(jù)庫(kù)作為其中較為關(guān)鍵的一個(gè)環(huán)節(jié)。通過(guò)應(yīng)用大數(shù)據(jù)和云計(jì)算技術(shù)來(lái)建立數(shù)據(jù)庫(kù)，不斷豐富檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的內(nèi)容，并及時(shí)做好信息更新工作，這無(wú)論是對(duì)檔案管理水平還是檔案服務(wù)質(zhì)量的提升都具有極為重要的意義。特別是借助于互聯(lián)網(wǎng)優(yōu)勢(shì)，還能夠?yàn)闄n案信息的利用提供更多的渠道和便利性。而且強(qiáng)大的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)也有利于更好的利用檔案信息，充分的發(fā)揮出檔案信息的使用價(jià)值，為檔案事業(yè)的健康發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2.4 優(yōu)化系統(tǒng)功能，完善檔案服務(wù)

通過(guò)對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行不斷優(yōu)化，進(jìn)一步豐富其功能，可以為檔案服務(wù)質(zhì)量的提升打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在具體檔案信息管理系統(tǒng)優(yōu)化過(guò)程中，基于檔案管理和利用作為出發(fā)點(diǎn)，積極構(gòu)建完善的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，實(shí)現(xiàn)檔案管理和利用一體化建設(shè)，全面提升檔案信息管理系統(tǒng)的實(shí)效性。利用檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的分類錄入，并建立對(duì)應(yīng)的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，為檔案信息利用者提供快速檢索的便利。同時(shí)在網(wǎng)站上公布部分可公開(kāi)的檔案信息，為檔案利用者提供更多的便利，并進(jìn)一步推進(jìn)檔案信息資源共享的步伐，使檔案服務(wù)不受時(shí)間和空間的限制。

2.5 加強(qiáng)檔案信息資源的安全管理

在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，相較于傳統(tǒng)的檔案管理模式，檔案信息化的實(shí)現(xiàn)也隨之帶來(lái)了檔案信息安全問(wèn)題。因此需要重視檔案信息資源的安全管理。具體需要通過(guò)設(shè)置檔案信息訪問(wèn)權(quán)限，即只有具有訪問(wèn)權(quán)限的人員才能獲取到相應(yīng)的檔案信息，進(jìn)一步提升檔案信息保密性。而且通過(guò)設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限后，也能夠針對(duì)不同人群提供檔案信息服務(wù)的針對(duì)性，促進(jìn)檔案信息服務(wù)質(zhì)量的提升。對(duì)于具有檔案信息修改權(quán)限的人員，在針對(duì)檔案信息進(jìn)行修改時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)對(duì)修改人員的資料信息進(jìn)行自動(dòng)保存，并具體顯示出已修改的檔案信息，進(jìn)一步提高檔案信息的真實(shí)性和可靠性。而且也能夠進(jìn)一步規(guī)范檔案管理人員的行為，確保檔案信息的安全。檔案信息管理系統(tǒng)在具體運(yùn)行過(guò)程中，易受到病毒、黑客等諸多因素的影響，檔案信息安全受到較大的威脅。一旦檔案信息系統(tǒng)出現(xiàn)崩潰，檔案信息會(huì)出現(xiàn)丟失、毀損的情況。這就需要系統(tǒng)要能夠自動(dòng)備份檔案信息，便于檔案信息及時(shí)恢復(fù)。而且還要采取異地備份的方式，這樣即使出現(xiàn)意外情況，也能夠及時(shí)恢復(fù)檔案信息資源。另外，還要針對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，避免發(fā)生病毒入侵和信息泄露的問(wèn)題，并通過(guò)安裝具體的安全防護(hù)軟件及運(yùn)用安全防護(hù)技術(shù)，及時(shí)發(fā)展系統(tǒng)運(yùn)行異常情況并加以處理，進(jìn)一步保證檔案信息管理系統(tǒng)運(yùn)行的穩(wěn)定性和可靠性。

3 結(jié)束語(yǔ)

在當(dāng)前信息技術(shù)快速發(fā)展的新形勢(shì)下，各行各業(yè)都將信息化建設(shè)作為重要的內(nèi)容。目前檔案信息化建設(shè)工作得以不斷推進(jìn)，而且取得積極的成效。因此在實(shí)際工作中，還需要檔案工作者要重視自身觀念的轉(zhuǎn)變，并加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視度，在實(shí)際工作中不斷的提升自身的信息素養(yǎng)，使其自身能夠滿足檔案信息化發(fā)展需求。各檔案管理部門還需要在實(shí)際工作中強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，重視先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備的應(yīng)用，引進(jìn)專業(yè)的技術(shù)性人才，為檔案信息化建設(shè)工作的開(kāi)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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