探討“互聯網+”時代事業單位的檔案管理創新

張朝陽

摘 要：隨著“互聯網”時代的發展，信息技術已融入社會各行各業，改變了事業單位的辦公模式。將信息技術與檔案管理相結合，不僅可以有效地提高檔案信息管理水平，而且可以實現事業單位檔案資源的合理利用，為公眾提供更好的服務。文章分析了“互聯網”時代公共事業單位檔案管理工作，提出了創新應用措施，以期有效促進檔案管理工作的順利開展。

關鍵詞：“互聯網+”時代;事業單位;檔案管理

1 檔案管理工作信息化的基本概況

檔案管理工作信息化就是將傳統的實體檔案管理變為信息化檔案管理的過程。事業單位檔案管理信息化由國家檔案行政管理部門進行統一組織和歸納。將現代化的信息技術合理地應用到檔案管理活動中，能夠很大程度上提高事業單位對于人員信息管理的效率，能夠提升檔案管理的安全性，能夠加快事業單位信息化的進程。

2 “互聯網+”時代下事業單位檔案管理創新的作用

2.1 資源共享

在“互聯網+”時代下實現事業單位檔案管理的創新是非常有意義的，因為通過信息化的手段不但能夠提升工作人員的工作效率，也能夠實現資源的共享。首先，借助互聯網能夠實現事業單位對于檔案的隨時調配。其次，信息化的管理模式將辦公室內各個部門進行連接，從而建立起來數字化的信息收集模式，擴大了檔案收集的范圍。最后，通過“互聯網+”方式，將檔案管理從傳統的實體紙質管理轉化成為信息化管理[1]。

2.2 提高工作效率

“互聯網+”應用，在一定程度上減輕了檔案管理人員的工作壓力，簡化了工作步驟。同時，創新檔案信息化能夠提高它的利用價值，在進行綜合性統計的過程中，通過一些信息化的設備不僅可以滿足當前檔案數據信息的收集工作，還可以實現一些智能化的檢索工作，對于現階段檔案數據信息管理具有重要的價值。

3 現階段事業單位檔案管理中存在的問題

3.1 信息化管理水平較低，設備不齊全

“互聯網+”時代，越來越多的新型產品被研發出來。事業單位檔案管理，傳統的實體管理方式已逐漸被信息化管理方式取代。隨著檔案管理系統中檔案數量的不斷增加，掃描儀、微縮儀成為檔案管理工作當中的必須品。但從目前形勢看，很多事業單位的設備不齊全。這導致信息化檔案管理水平不高。

3.2 風險性高

雖然事業單位信息化檔案管理有很多的優點，但由于其發展的時間較為短暫，仍有一些風險性因素存在。例如：與紙質的檔案管理方式相比，信息化的管理方式要將單位人員的檔案資料上傳到云端，人員信息資料被竊取的風險增加，可能會給國家的安全以及經濟造成損失。同時，部分事業單位對人員檔案安全管理方面缺乏明確的指導規范，造成人員電子信息資料被盜用情況時有發生，嚴重地影響了事業單位的正常工作。

3.3 信息資源的利用效率低

工作人員的檔案信息對于事業單位來說是非常重要的，它是增強事業單位價值的保證。檔案信息能夠為事業單位提供準確的信息資源，從而促進事業單位的長足穩定發展。但是，多數事業單更加注重于檔案資料的收集、保管及分類，對檔案資料的使用價值并沒有過度多地深入探究，導致事業單位檔案管理出現“重存輕用”的情況[2]。

4 “互聯網+”時代下事業單位檔案管理的創新策略

4.1 充分利用信息化技術手段，加強事業單位檔案管理的數字化建設

事業單位對于檔案管理的傳統做法是：以實體紙質管理為主，由檔案管理人員對檔案進行收集、分類、保管等，這樣的管理方法很煩瑣，且工作效率低下。“互聯網+”時代，應對檔案管理工作有所創新，充分利用信息化技術，提高信息系統的管理水平，從而確保檔案系統中各個環節都能夠達到相應的標準，進而發揮出它應有的作用。事業單位的管理者要高度注重“互聯網+”模式的應用，加強計算機和網絡技術的應用與管理工作，可以借鑒國外優秀的檔案管理經驗，加強檔案管理工作的保密性、安全性。例如，某事業單位為了在“互聯網+”時代下實現對檔案管理工作的完善，該單位采取了這樣的方式：首先，由于本單位沒有經驗豐富的數字化檔案管理人才，所以向市里申請邀請專業性很高的人員來到該單位進行現場指導。并且按照檔案管理保密程序的規定，通過大量的篩選，選擇了某品牌的掃描儀、微縮儀等相關技術設備，最后對紙質檔案進行信息化處理。檔案管理信息化不但優化了管理的效率，也確保了檔案的機密性[3]。

4.2 做好充分的安全防范工作，避免出現信息泄露等問題

目前，由于互聯網的迅速發展，信息泄露事件屢見不鮮。因此，在“互聯網+”時代下，做好檔案管理的安全防范工作至關重要。事業單位要充分意識到檔案管理安全的重要性。在對檔案進行存放時，要確保檔案室門窗緊閉;應派安保人員在檔案室門口進行看守，防止其他人員的闖入。檔案管理人員要提高安全意識，做好相應的安全防范工作，確保檔案管理工作的順利進行。因此，應不定期地對檔案管理人員進行培訓，教會他們如何避免危險的發生。同時，事業單位應制定相關的安全管理制度，對于出現違規操作的人員要給予一定的處罰。為了更好地落實檔案管理安全防范工作，事業單位可以從以下幾個方面入手：首先，要對檔案管理系統的訪問進行設置，這是檔案管理安全防范工作最有效的方式之一，能夠有效地避免一些不法分子的闖入，從而提高信息化檔案管理的安全性;其次，添加防火墻技術，防護墻能夠在想要保護的網絡與其他網絡之間產生“屏障”，從而避免其他網絡對于要保護網絡的訪問。

4.3 構建一個完善的信息數據庫，提高信息資源的利用效率

事業單位的檔案管理部門應該加強對“互聯網+”的了解，從而真正地將互聯網與檔案管理融合在一起，構建一個更為完善的檔案信息管理平臺。通過對檔案的不斷整理、收集、更新等方式，構建一個較為完整的檔案管理框架。在事業單位檔案管理的創新中，要根據需求對資源庫進行不斷的更新，從而使檔案管理系統內能夠更好地服務于事業單位。與此同時，檔案管理人員要將紙質的檔案進行錄取、分類等，然后設置相應的服務窗口，方便相關人員查閱。例如，在醫院等事業單位中，通過“互聯網+醫療健康”方式，依托電子政務外網，促進國家全民健康信息平臺同政務信息資源的相互結合。醫院等事業單位在創建新的資料庫的同時，要將病理、電子健康檔案等窗口進行不斷地更新升級，使各個醫院之間建立起資源共享平臺，在促進事業單位檔案管理完善的同時，能夠起到提高醫院數據有效性的作用[4]。

5 總結

綜上所述，本文探討了“互聯網+”時代公共事業單位檔案管理的創新，重點分析了信息化檔案管理的作用和存在的問題，希望對推動公共事業單位信息化檔案管理的發展起到一定的作用。

參考文獻

[1]王天素.互聯網+時代下事業單位財務管理創新研究[J].財會學習，2019（34）：63+65.

[2]解美麗.試論“互聯網+”時代事業單位檔案管理創新[J].科技創新導報，2019，16（19）：179-180.

[3]蔡默冰.淺談互聯網時代下醫療事業單位檔案管理[J].科技視界，2017（05）：271.

[4]韋俊玲.互聯網+時代事業單位財務管理創新研究[J].現代工業經濟和信息化，2016，6（08）：19-20.