事業單位檔案管理工作中存在的問題與解決措施

侯曉花

摘 要：檔案管理是事業單位建設和發展的重要部分，只有切實完善事業單位的檔案管理工作，才能夠實現對內部人員的有序管理。但是從我國大部分的事業單位建設現狀分析來看，檔案管理存在的很多問題，不僅制約了事業單位的實際工作效率，還對事業單位的可持續發展產生了消極影響。本文主要從事業單位檔案管理工作中存在的問題進行簡要分析，針對性的提出相應解決措施，從而能夠推動事業單位檔案管理工作的開展，切實滿足社會對事業單位的具體需求。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;問題分析;對策研究

隨著我國經濟形式的不斷發展，事業單位的建設也取得了成效。從事業單位在激烈的市場競爭中迎來了發展的機遇也相應的面臨著一定的挑戰。在新形勢發展下，要想真正實現事業單位的檔案管理工作，就需要提升實際工作效果，認識到檔案管理工作內容的重要性，結合時代發展需求，創新管理模式和管理理念，從而能夠實現規范化統一管理，真正體現事業單位檔案工作的意義與價值。

1 事業單位檔案管理存在的問題分析

1.1 檔案管理信息化水平較低

就我國當前科學技術的創新與發展來看，現代化的檔案管理系統建設已經廣泛應用于各個行業和領域。信息技術在社會生產與建設中起到了十分重要的促進效果。但是就事業單位的檔案管理工作現狀來看，事業單位內部尚未普及信息技術手段，檔案管理的信息化建設也存在缺陷。部分事業單位為了簡化檔案管理工作，不積極開展創新，仍然沿用原始的檔案錄入方式。這不僅會降低檔案管理的實際工作效果，也在一定程度上制約了事業單位的可持續發展。

1.2 檔案利用率較低，尚未發揮出應有的價值

檔案管理人員不僅要加強檔案的收集與整理，也應當進行檔案內容的鑒別與保管，能夠樹立以人民為服務的工作理念，才能夠進一步加強檔案管理工作水平，為事業單位人事決策提供相應的參考依據。人事檔案管理主要是為事業單位所運用，但是卻仍然存在著重保密，輕利用的問題，人事檔案服務意識較弱，開發意識較差。檔案的利用范圍有限，大多數的檔案查閱內容是自然情況，例如職業、工資等。并且人事檔案利用工作水平較低，方法單一，管理工作處于被動服務狀態，從而削弱了人事檔案管理功能。

2 解決事業單位檔案管理問題的主要措施

2.1 增強事業單位檔案管理的使用率

在事業單位檔案管理工作的改革和創新中，需要實現管理方式和管理內容的改革。傳統的檔案管理工作已經不能適應新時代發展的具體需求，為此事業單位就需要結合傳統的檔案管理方式優勢性進行創新，結合具體措施改善檔案管理工作存在的不足。為了加強實際的管理效果，事業單位還需要結合自身的工作能力和具體需求創設檔案管理部門，安排專門的管理人員進行檔案管理工作。在科室設置和人員搭配的過程中，能夠保障檔案資料的集中管理，避免由于分散的管理模式造成檔案管理能力下降，管理效率降低等問題。

2.2 加強檔案現代化建設，應用信息技術手段

隨著現代化技術的發展，事業單位的檔案管理工作也需要普及信息技術手段。在現代化與信息化檔案管理工作的建設中，能夠真正促進認識檔案管理工作的有效融合，滿足社會對事業單位的具體需求。為此，事業單位需要結合自身發展現狀，切實改善檔案管理工作中存在的漏洞和不足，在提升工作能力和工作效果的同時，有效傳達檔案資料和信息，保障信息資料的真實性。在現代信息技術的輔助下，檔案管理也體現出自身的高效性。將文字和圖片、視頻等內容轉換為數據資料，并分類存儲，在后續查閱中利用電腦通過關鍵字即可快速查詢資料。紙質與數據資料并存的方式，也能夠滿足不同工作的需求。對于部分需要保密的檔案資料而言，在進入檔案資料訪問系統后，由系統對查閱人的身份進行識別，并在其工作職能和個人權限的前提下開放部分數據庫。在完成基本的檔案共享基礎上，保障了部分重要檔案資料的私密性。此外，相關技術人員還要重視檔案保密 工作，能夠將檔案室與辦公區域有效分離，做好檔案室的門窗加固工 作，以及檔案資料防盜防潮工作，充分保障事業單位檔案管理的安全 性。

2.3 完善檔案管理機制

事業單位在社會發展中做出過突出的貢獻。為此，完善檔案管理機制，嚴格約束工作人員的檔案管理工作行為能夠有效解決檔案 管理工作中存在的各種問題，加強檔案管理的改革和創新。事業單位要結合行業發展規范和國家頒布的檔案管理法規內容，并以事業單位自身的實際發展現狀作為基礎，全面約束檔案管理人員的具體行為。明確界定不同工作人員的 具體工作內容與工作職權范圍，從而能夠在后續檔案調取和查閱中，規定工作人員的權限，避免重要保密資料的外泄。工作人員還要結合法律法規的具體內容開展檔案管理，結合具體章程辦事。加強事業單位內部對檔案管理工作的監督和管理，嚴禁管理人員違法、違章辦事，全面提升事業單位檔案資料和信息的安全性，讓檔案管理工作更好的為單位服務，推動事業單位的建設與可持續發展。

3 結束語

綜上所述，隨著當前社會形式的飛速發展，事業單位也需要不斷進行改革和創新，實現事業單位的檔案管理數字化和信息化改革。通過這種改革創新方式真正體現出社會主義下事業單位的實際價值，提升檔案管理的工作能力和工作效果，推動中國特設社會主義的建設與發展。

參考文獻

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