新時期強化事業單位檔案管理的研究

黃翊鵬

摘 要：提升檔案管理工作水平，完善檔案管理工作流程，強化檔案管理工作力度，完整、規范、科學的記錄日常工作，可為推動單位高質量發展提供基礎保障。本文就新時期背景下事業單位如何強化檔案管理工作作出分析，提出建議，以供參考。

關鍵詞：新時期;事業單位;檔案管理

事業單位作為當前社會事務管理的重要參與者，承擔大量基礎公益服務職能，受到政府與社會各界的廣泛監督。科學高效開展檔案管理，全面準確記錄主要工作，可為輔助領導決策，維護單位合法權益，保障工作平穩有序進行提供有力支撐。但目前由于受機構編制、場地經費等客觀因素限制，以及長期以來形成的檔案管理是“幕后”工作等錯誤認識的影響，各單位普遍對檔案工作重視不夠，對人員缺乏系統培訓，日常工作中時常出現檔案丟失、歸檔資料混亂、不完整等問題，導致檔案資料難以發揮資政作用和憑證價值。本文從分析事業單位檔案管理工作存在的問題入手，在工作機制、管理手段、人員隊伍建設等方面提出建議策略，以期為更新事業單位檔案管理理念、創新管理方法，應用全面合理的管理策略，不斷提高整體工作水平提供參考。

1 事業單位檔案管理工作存在的問題

1）檔案管理制度不完善。完善的管理制度可為事業單位檔案管理工作提供有力支撐，促使檔案管理工作更加規范有序開展[1]。但由于長期以來檔案管理在事業單位各項工作中未受到應有的重視，導致其所相關的工作流程、管理制度在規劃制定方面存在較大的滯后性。雖然有部分事業單位能夠為檔案管理工作配備相應的管理制度，但制度內容不科學、不貼近實際，使得制度執行效果較差，未取得預期

效果。

2）檔案管理信息化水平較低。信息技術及智能設備的有效應用，可輔助檔案管理人員高效管理檔案資料，提升工作效能[2]。但現階段事業單位檔案管理方式多以人工為主。隨著經濟社會快速發展，事業單位職能不斷轉變，工作要求標準顯著提升，資料數據不斷增多。傳統的檔案管理模式，已難以適應現代化工作需要，利用信息技術設備，建立數字化檔案，提高信息化管理水平，已經成為提升工作水平的現實需要。

3）檔案管理人員能力不足。無論是人工管理還是應用信息技術，都需要配備專業的檔案管理人員，能夠對檔案管理工作各項環節進行全面管理，及時解決存在的問題或隱患，同時也能夠對檔案管理工作的長遠發展提供有效建議。但目前檔案管理人員能力不足，事業單位難以根據檔案管理工作需求制定相應的人員培訓計劃，即使開展培訓工作，在培訓過程中很多檔案管理人員也只是掌握基礎的檔案管理內容，在檔案業務的新知識、新管理方法、新技術等方面缺乏深入了解，導致人員整體能力水平較低。

2 新時期強化事業單位檔案管理的策略分析

1）完善事業單位檔案管理制度。緊跟時代步伐，及時對檔案管理制度作出優化調整，以完善的管理制度推動和保障檔案管理工作的有序進行[3]。一是提高對檔案管理工作的認知水平及重視度，了解檔案管理工作開展對事業單位發展的重要性，加大對檔案管理工作的人力、物理投入，改變檔案工作弱化、邊緣化的現狀。二是深入分析當前檔案管理工作要求、內容，結合本單位職能及現階段工作開展情況、發展規劃等方面，科學設置管理部門，對綜合性檔案、業務檔案、干部人事檔案進行歸口管理，厘清管理權責，明確責任主體。三是根據我國檔案管理工作相關要求，梳理完善現有管理制度，強化對文書檔案材料的整理歸檔、人事檔案材料的收集報送管理，嚴格做好檔案材料驗收、鑒別等工作內容。建立健全檔案庫房管理、檔案安全應急處置、人員培訓等方面制度。同時，嚴肅工作紀律，對違規違紀違法工作行為予以嚴懲，促進檔案管理工作的健康開展。

2）提高檔案管理工作信息化程度。積極運用圖像識別、大數據等現代信息技術建立數字化檔案管理系統，通過配備掃描儀、開發應用軟件等方式，將檔案資料錄入相應的管理系統[4]。利用系統對檔案資料進行安全存儲和自動化、智能化分析處理，實現高效便捷的查詢閱檔功能。這種檔案管理方式，一方面能夠確保檔案資料內容完整、準確;另一方面能夠提升檔案資料存取效率，便于檔案管理人員進行管理;更重要的是，可以有效減少對紙質檔案的使用損耗，延長紙質檔案壽命。另外，開展檔案管理信息化建設，還需要加大對信息技術及設備使用方面的安全管理力度，做好相關軟件系統、智能設備的安全加密工作，如根據用戶設置訪問權限，采用人臉識別方式定期對檔案管理系統及設備的運行狀態進行檢查維護，確保檔案管理工作的安全穩定[5]。

3）高效開展檔案管理人員隊伍建設。高水平高素質的檔案管理人員能夠快速熟練掌握工作技能，嚴格按照管理制度和相關要求高效開展各項工作，促進檔案管理更加全面合理。因此，檔案管理人員的業務水平和工作能力對檔案工作的開展質量、管理效果、信息化應用程度等方面有重要作用。工作中，需注重對在職檔案管理人員的培養，緊跟形勢發展變化，時刻關注檔案業務的新知識、新技能，根據檔案管理人員的實際情況和能力水平，合理設計培訓內容，設置考核目標，強化檔案管理人員的學習意識，通過理論知識講解、軟件技術技能實踐操作等方式，幫助檔案管理人員快速更新知識結構，加強技能儲備，有效提升檔案管理人員的綜合能力，為更好地從事本職工作奠定基礎。同時，還要注重關心關愛檔案管理人員，制定科學有效的激勵機制，在考察專業能力的基礎上，突出對工作態度、創新能力等綜合素質的考量，讓長期默默在一線奉獻的人員得到更多的晉升機會，更好地激發工作人員的積極性、創新性。

4）拓展檔案管理服務范疇。首先，要轉變工作思路，結合電子政府、辦公OA建設，通過辦公網絡將成文材料及時歸檔，使檔案資料由事后收集變為事中收集，進一步提升檔案資料歸檔效率。采取協作共管的辦法，建立相應的檔案資料填寫、收集標準，對于常規性工作制定制式表格，將檔案管理工作由被動收集變為靠前指導，引導資料形成部門或者個人規范打印，為后期掃描、軟件提取信息奠定基礎。其次，要積極融入單位的各項工作，將檔案管理由“幕后”變為“臺前”，使檔案記錄的歷史經驗切實發揮指導作用。比如，在編制單位發展規劃、項目招標等重大工作時，通過調閱以往檔案資料，可以充分總結借鑒成功經驗，幫助承擔具體工作的人員迅速了解情況進入角色，確保單位各項工作有序傳承銜接。第三，還要針對檔案信息進行整理、編纂，讓檔案得到全面的開發和應用，將檔案管理和服務由對內收集保管擴展到對外宣傳利用方面，通過制作視頻短片、圖片展板等方式，以檔案工作獨有的視角，生動直觀的宣傳展示單位全貌和細節，詮釋單位歷史，進一步提升單位影響力和公眾認知度。

3 結語

綜上所述，新時代發展背景下，事業單位應加強對檔案管理工作的重視度，全面分析目前檔案管理工作過程中存在的不足之處，通過完善管理制度、提高檔案管理信息化水平、加強人員培訓等方式規范檔案管理流程，促進事業單位檔案管理工作的開展更符合時代發展要求。

參考文獻

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[5]肖婷.新時期事業單位檔案管理創新思路[J].辦公室業務，2020，（5）：107-108.