淺談干部人事檔案信息化管理

張宏

摘 要：干部人員的個(gè)人詳細(xì)資料被記錄在干部人事檔案中，為了解干部人員的具體情況可通過(guò)查詢干部人事檔案得知，同時(shí)干部人事檔案也是正確選用干部的重要依據(jù)。因此，有必要?jiǎng)?chuàng)新干部人事檔案管理制度中的工作形式，通過(guò)推進(jìn)干部人事檔案管理制度改革進(jìn)一步提升人事檔案管理的信息化、規(guī)范化。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案;管理信息化

隨著科技的不斷發(fā)展，干部人事檔案必須加強(qiáng)信息化管理。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用大大提高了干部人事信息管理質(zhì)量。

1 干部人事檔案現(xiàn)狀

科學(xué)技術(shù)的發(fā)展給生活、工作帶來(lái)了極大的便利，然而，大部分干部人事檔案工作落后于時(shí)代發(fā)展，不能與時(shí)俱進(jìn)，管理技術(shù)落后，工作效率偏低，人事檔案仍然以紙質(zhì)為主，而且管理不規(guī)范、不統(tǒng)一：比如信息不夠全面，數(shù)據(jù)存在偏差，更新既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力，并且紙質(zhì)版信息易丟失、損壞，一旦恢復(fù)信息既困難又麻煩。為改變這一管理現(xiàn)狀，應(yīng)改變落后的技術(shù)管理手段，運(yùn)用高效、科學(xué)、方便的干部人事檔案管理模式，最大限度地發(fā)揮檔案管理的利用率。

現(xiàn)階段檔案部門(mén)對(duì)檔案管理人力資源投資資金有限，檔案管理人員不能及時(shí)參加培訓(xùn)，優(yōu)秀檔案管理人才很難被吸納進(jìn)來(lái)，諸多原因?qū)е卢F(xiàn)階段檔案管理人員綜合素質(zhì)不高，檔案管理團(tuán)隊(duì)綜合能力較高，嚴(yán)重制約先進(jìn)管理技術(shù)在信息化檔案管理建設(shè)過(guò)程中的應(yīng)用和

推廣。

2 加快干部人事檔案信息化建設(shè)速度

2.1 電子信息系統(tǒng)的建立

在組織人事部門(mén)帶領(lǐng)之下，在各級(jí)檔案管理人員中抽出一批人進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，各級(jí)檔案管理單位應(yīng)該根據(jù)本單位的實(shí)際情況，具體問(wèn)題具體分析，以求全面提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)，使他們學(xué)會(huì)用科學(xué)技術(shù)，用現(xiàn)代化的輸入設(shè)備，將紙質(zhì)版的干部人事檔案信息資料輸入電腦，使用現(xiàn)代化的相應(yīng)技術(shù)將各種資料轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)的信息，便于查找查閱。 使其在計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)傳播技術(shù)等普遍應(yīng)用的條件下，每一位檔案管理者必須緊隨時(shí)代潮流，不斷適應(yīng)和學(xué)習(xí)電子信息技術(shù)革命帶來(lái)的影響和變革！各級(jí)檔案管理單位在資金充足的情況下，讓檔案管理人員參加定期培訓(xùn)學(xué)習(xí)，認(rèn)真學(xué)習(xí)和掌握檔案管理最新理論、最新技能。檔案管理人員還應(yīng)不斷加強(qiáng)思想政治和法律法規(guī)教育，提高自身政治修養(yǎng)和職業(yè)修養(yǎng)。

2.2 干部人事檔案信息化管理目標(biāo)

全面地建設(shè)數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)，使干部人事檔案信息以電子版為主，跟隨時(shí)代步伐，切實(shí)利用現(xiàn)代技術(shù)和設(shè)備，將頻繁使用的檔案資料信息制成各種文件形式，實(shí)現(xiàn)檔案信息化、數(shù)據(jù)化，以便利于查找、統(tǒng)計(jì)、等日常管理工作。既保障了檔案信息的長(zhǎng)久性，安全性，也減少了紙張浪費(fèi)，同時(shí)促進(jìn)了環(huán)保，可謂一舉數(shù)得。

3 干部人事檔案管理規(guī)范化信息化

規(guī)范干部人事檔案管理工作，應(yīng)制定相關(guān)制度，并促使其信息化。要使人事檔案工作管理規(guī)范，就需要制定相關(guān)制度并嚴(yán)格執(zhí)行。為了使人事檔案管理工作信息化，應(yīng)當(dāng)盡快完善信息管理系統(tǒng)，加快建設(shè)干部信息庫(kù)和干部電子檔案，從而提高工作效率和質(zhì)量。另外，要不斷強(qiáng)化干部檔案工作隊(duì)伍的服務(wù)能力，并定期對(duì)其進(jìn)行崗位培養(yǎng)，使其更專業(yè)化規(guī)范化。

目前，由于網(wǎng)絡(luò)等高新科技的應(yīng)用，使得在干部檔案信息化在管理過(guò)程中，要增強(qiáng)防護(hù)檔案信息泄密的措施。從某種程度上來(lái)說(shuō)，在整個(gè)檔案信息化管理的過(guò)程中，要切實(shí)做好如防火墻技術(shù)、加密技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)病毒防治技術(shù)、跟蹤檢測(cè)技術(shù)以及數(shù)字檔案信息資源備份等等。如若其中任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題，都可能帶來(lái)安全威脅。

要真正實(shí)現(xiàn)干部人事檔案管理數(shù)字化，及時(shí)地對(duì)管理工作更新，使得干部信息的更新速度能夠同步，并且要確保信息無(wú)誤。因此，為了防止意外導(dǎo)致信息缺失，必須做好備份措施;為了防止重要且不宜曝光的信息泄露，要切實(shí)做好安全保密工作。此外，要抓好應(yīng)用，加快建設(shè)信息管理系統(tǒng)，當(dāng)用人選人的時(shí)候干部檔案應(yīng)充分發(fā)揮作用，而且為規(guī)范借閱檔案的程序，要建立并完善管理制度，明確工作人員的職責(zé)。爭(zhēng)取使得干部人事檔案作用能夠信息化、規(guī)范化。

4 人事檔案管理需要信息化的大力支持

1）要使人事工作效率得到提高，符合利用者對(duì)人事檔案信息的深層次開(kāi)發(fā)利用需求，必須建設(shè)加快干部人事檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)，利用先進(jìn)科技來(lái)完善人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)功能。

2）要想實(shí)現(xiàn)信息共享，必須增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)給現(xiàn)代生活帶來(lái)了極大的便利， 當(dāng)然也能在人事信息管理檔案中發(fā)揮其強(qiáng)大功能，通過(guò)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)，使人事檔案現(xiàn)代化。為實(shí)施人事檔案現(xiàn)代化，應(yīng)為人事管理機(jī)構(gòu)設(shè)置信息中心，并且對(duì)人事管理信息化進(jìn)行指導(dǎo)，充分利用網(wǎng)絡(luò)，建立共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)信息共享，使信息服務(wù)能以好的形式循環(huán)。

3）安全為首，實(shí)行檔案信息動(dòng)態(tài)化管理。干部人事檔案是屬于黨和國(guó)家的機(jī)密，任何個(gè)人不得私自保存和泄漏人事檔案材料，不得向社會(huì)無(wú)條件地提供服務(wù)。在干部人事檔案信息管理中，保證信息安全尤為重要，對(duì)于人事檔案來(lái)說(shuō)，安全性主要包括：保存安全和使用安全。為了保證其信息的安全性，需要通過(guò)采用相關(guān)的技術(shù)手段和具體有效策略。其一，要對(duì)信息進(jìn)行備份處理，以防萬(wàn)一，其二，要建立恢復(fù)機(jī)制。在網(wǎng)絡(luò)方面，通過(guò)技術(shù)對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)控，以確保安全。在確保信息安全的基礎(chǔ)上，要對(duì)人事檔案信息進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，同時(shí)要進(jìn)行維護(hù)干部人事檔案信息。另外，要不斷摸索發(fā)現(xiàn)更有利于建立電子人事檔案的新途徑、新方法。為提升檔案的使用價(jià)值，需要建立健全人才跟蹤系統(tǒng)，而建立人才跟蹤系統(tǒng)，則離不開(kāi)通過(guò)現(xiàn)代技術(shù)手段，目的最終是改善干部信息檔案管理工作。

4）增強(qiáng)人事檔案的時(shí)效性和真實(shí)性。對(duì)于干部人事檔案，信息的準(zhǔn)時(shí)性和真實(shí)性極為重要！為了增強(qiáng)其人事檔案的準(zhǔn)時(shí)性和真實(shí)性，要增強(qiáng)人事檔案管理的動(dòng)態(tài)性，固定時(shí)間整理人事檔案資料，對(duì)已有資料進(jìn)行檢查，對(duì)于不重要無(wú)意義無(wú)需保存的資料進(jìn)行刪減，增加新的內(nèi)容，這樣既利于資料的管理同時(shí)又利于人力資源管理部門(mén)全面了解干部人員的真實(shí)情況。增加并擴(kuò)寬信息容量，使信息管理體系和處理系統(tǒng)得到完善，從而提高管理效率。

綜上所述，要改變干部人事檔案信息管理現(xiàn)狀，必須建立電子信息系統(tǒng)，完善人事檔案信息管理體系，充分利用現(xiàn)代技術(shù)手段，增強(qiáng)工作人員的專業(yè)性，大力推動(dòng)人事管理檔案規(guī)范化、制度化、信息化，最終實(shí)現(xiàn)干部人事檔案信息化管理，全面促進(jìn)人事管理創(chuàng)新的目的，最大限度地發(fā)揮干部人事檔案管理的服務(wù)功能。

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