大數據時代背景下檔案管理工作改革路徑探討

楊倩

摘 要：大數據時代的到來，為檔案管理的提質增效創造了良好的平臺載體和技術手段，促進了檔案管理的信息化。與此同時，目前檔案管理行業仍存在創新意識缺乏、檔案數據要求低、數據庫缺乏、安全意識缺乏、專業人才缺乏等問題，影響了檔案管理水平的有效提升。針對這些現狀，本文提出增強安全管理、建立數據規范、創新管理理念、拓展服務內容、建立管理團隊的應對措施，具有一定創新性和針對性。

關鍵詞：大數據;檔案管理;管理策略

現階段，我國不斷走向信息化、現代化，在大數據技術的幫助下各領域各行業都迎來了發展的新時期。與此同時，大數據為行業的發展帶來了相應的問題，這些問題在檔案的管理工作當中有所體現。基于檔案所具備的重要性，相關管理人員在對其進行保存、整理時需要保持高度的嚴謹性。另外，個人的檔案信息是實時更新的，管理人員需要及時對信息進行保存，保證檔案的完整性、實時性。

1 現階段影響檔案管理工作的相關因素

1.1 對檔案數據要求低

有些管理者對檔案信息管理的要求不高，對檔案信息技術的要求也不高，在采集信息時直接利用宏觀數據分析中觀數據，再到微觀數據。隨著大數據時代的到來，人們提高了對數據的要求，需要深入、具體、全面的檔案數據，因此，管理者要借助大數據技術管理檔案信息，適應時代的發展要求。而且檔案管理工作缺乏完善的保護機制和行業準則，部分管理者缺乏維權意識和安全意識，如果發生檔案信息泄露的問題無法采取有效的應對方法，導致檔案管理環境日益惡化，不利于檔案管理行業的健康發展。

1.2 檔案信息數據的安全系數低

現階段，我們國家社會不斷走向信息化，公民的個人信息也變得更加完善、更加復雜、更加全面，為了有效地對個人數據信息進行保護，提高個人信息數據的安全性，相關部門需要對檔案管理工作的安全性進行再升級。大數據技術一方面幫助提高了檔案管理的質量和水平，但是另外一方面又對檔案內的信息數據造成了相應的威脅。對檔案相關數據信息造成威脅的兩大因素：一是網絡黑客、病毒的威脅。二是檔案管理相關人員、技術的缺失。由于兩大主要因素的威脅，大數據時代的檔案信息數據安全仍然難以得到百分百的保障。

1.3 缺乏專門的數據庫

檔案管理工作缺乏大數據時代下的具體流程與規范，在這種情況下，檔案的登錄、修改、存檔各環節容易造成失誤、偏差，甚至會導致數據的丟失，特別是如果檔案管理服務的后期監督沒有跟上，檔案管理的質量和效率會大受影響。管理者需要掌握信息收集和整理能力，建立專門的檔案數據庫，才能提高檔案管理的效率。

2 大數據時代背景下檔案管理工作改革路徑

2.1 轉變檔案管理觀念，推進檔案管理改革

近年來，雖然我國檔案事業取得快速發展，但是，檔案管理的工作理念依然落后，不能適應信息時代人們對檔案資料的多樣化需求。這就要求在現實工作中，要加快轉變工作理念，結合具體國情和地方現實情況，不斷優化檔案管理體制和管理模式，以不斷提高科學化水平。不斷引進先進的信息資源，全面提升檔案管理的信息化水平，有效推進檔案管理向標準化、規范化和現代化方向發展。并且，相關單位領導要高度重視、加強管理，不斷強化檔案工作人員的責任意識，科學定位檔案管理的目標、找準檔案工作的重心，有效達到檔案管理工作的目的。從而，全面推進檔案管理改革，提升檔案管理的效率。

2.2 完善檔案管理工作的相關制度

大數據時代的檔案管理工作要與完善的檔案管理工作相關制度相匹配才能最大程度地發揮信息化技術的優勢。在完善相關制度的同時，需要充分了解大數據時代檔案管理工作的相應原則和需求，深刻認識檔案管理工作的具體信息。在建立相關制度之后，還需要嚴格落實制度的相關工作，不斷優化完善工作，提高制度的可行性，從嚴從實落實制度。最后，還需要在日常工作中不斷監測制度落實過程中所遇到的阻礙因素，實時對問題進行解決。

2.3 增強安全管理，實現資源共享

數據安全是時代背景和應用中最為重要的關鍵要素，檔案管理中安全性是值得重點關注的，由于信息化技術迅猛發展，數據不再是紙質的形式，通過計算機使其面對更多的安全問題。信息的安全問題涉及個人，如果信息泄露，個人的安全和信息完全處于暴露狀態，個人完全得不到保障。檔案信息安全管理，首先要在技術上加強，通過運用各種新技術、新手段，如身份認證、單點登錄、人臉識別、瞳孔識別、數據加密、權限設置等，建立起完善的檔案信息安全防護系統。對新接手的檔案進行嚴格的審查，從源頭上避免信息泄露等問題，對于網上共享的檔案資源要進行信息分層，避免在下載和傳輸信息的過程中泄露資源。其次，要完善針對數據化管理的相關安全規章制度，確保各項工作有章可循。特別要完善檔案開放標準和保密制度，注重內網外網的使用原則，注意操作中的流程，避免信息泄露或信息盜用，在信息安全的前提下實現數據共享利用。最后，要建立檔案備份數據庫，檔案數據庫方便了檔案信息的管理，但數據庫儲存空閑有限，面對大量的檔案資源管理人員必須改變原來的儲存方式，降低儲存成本。大數據有強大地數據處理和信息儲存功能，因此，管理者可以借助大數據技術進行備份管理，這樣既保證了檔案信息的安全，也方便檔案資源的集中管理、開發和利用。

2.4 創建專業智能化檔案服務體系

大數據背景下，檔案管理需要不斷創新管理方法和管理模式，以專業化帶動檔案利用，挖掘檔案價值，從而更好地起到服務作用。因此，數字檔案要具有明顯的小巧性、功能性、便捷性和高效性特征，實現智能化管理，智能化應用，最終形成使用方便、管理方便、價值轉化方便、服務方便的創新管理模式。同時，在新的管理模式下，要不斷運用新的信息化技術如云技術、智能技術和人工智能等，打造一流的專業化檔案服務體系。這些創新需要在原有信息化管理檔案的基礎上增加檔案數據挖掘與分析工作，以便于形成精確尋找、利用，從而提高檔案服務效率、服務質量和服務水平。

2.5 統一檔案管理標準，推進檔案管理現代化

我國的檔案事業在不同的時期具有不同的檔案整理標準，而且，現在各地方也有自己的一套管理體系和標準。在國家大力推進檔案數字化信息資源建設背景下，沒有統一的標準要求，勢必會影響紙質檔案數字化建設的進度。“制定科學化管理建設標準規范，切實為檔案管理工作提供規范要求支撐，有效解決各行業之間標準不統一的問題”，能夠大幅度提高檔案管理的現代化。這就要求從國家層面制定明確的檔案管理細則。特別是在推進檔案管理數字化方面的技術指標和工作標準，以便各地方結合自身發展實際全面推進檔案管理數字化、現代化建設，全面提升檔案管理科學化水平。

3 結語

總而言之，大數據時代的來臨改變了我國檔案管理工作方式，優化了檔案管理工作的結構。為了適應新時代發展的需求，我國檔案管理人員應具備創新創造意識，將大數據技術與檔案管理緊密結合在一起，制定出嚴格的檔案管理制度，構建安全的檔案管理平臺，豐富檔案管理工作的服務內容，培養出專業的管理人才，建立起一支高素質的管理團隊，從而促進檔案管理的信息化發展。

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