大數據背景下移動檔案管理系統前瞻

張松

摘 要：近年來，隨著4G、5G移動網絡的普及，大數據正在影響著人們生活的點點滴滴;檔案管理工作只有推陳出新，充分利用信息化技術手段，實現檔案管理的電子化、信息化。這也是未來檔案管理行業發展的必然趨勢，本文分析了移動檔案管理系統與傳統電子檔案管理的優劣，進而闡述在大數據背景下移動檔案管理系統如何更好的為檔案管理工作添磚加瓦。

關鍵詞：大數據;移動;檔案管理系統

近年來，智能手機在人們的日常生活中扮演越來越重要的角色，支付寶、微信、淘寶等手機軟件的應用大大方便了人們的日常生活，方便快捷已經成為人們用來衡量日常的標尺。檔案是人們在社會活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖像及其他形式的原始記錄，電子檔案已在檔案管理工作中廣泛應用，檔案管理工作如何進一步推進檔案管理工作的信息化、便捷化。移動檔案管理系統是未來檔案管理行業發展的必然趨勢，檔案管理工作只有結合自身工作特點，不斷實踐探索，逐步實現在移動智能端檔案管理系統的成功構架，下面就針對移動檔案管理系統的一些特點和問題進行探討。

1 移動檔案管理系統的優點

移動檔案管理系統，是大數據背景下的檔案管理工作的必然發展方向，其具有這些方面的優勢，具體如下：

1.1 移動檔案管理系統的應用，查詢更便捷

傳統電子檔案在查詢使用時需要人們到特定的檔案管理部門，甚至還需要攜帶必要的證明，才能查閱和使用，這不僅占用了人們的時間，還大大降低了檔案利用率;而移動檔案管理系統可以讓人們實現足不出戶就可以查詢自己需要的檔案材料，這兩者之間的差距，不言而喻。

1.2 移動檔案管理系統的應用，共享性更廣泛

傳統電子檔案一般采用局域網存儲或利用專用網絡實現電子檔案共享，這就大大降低了檔案的共享性，而移動檔案管理系統在提供便捷的檔案查詢的前提下，還可以更快捷的傳輸到需要檔案信息的單位或人手中，這大大降低了人們通過傳統檔案傳輸方式過程中的人力物力消耗，大大縮短了傳輸時間，提高辦事效率。

1.3 移動檔案管理系統的應用，精準性更強

傳統電子檔案在查詢和利用的過程中，由于人與人、單位與單位之間溝通效率的影響，人們在查詢檔案或者提供檔案信息過程中，往往不能夠精準獲取到所需的檔案信息。而移動檔案管理系統由于信息共享性，進一步避免了檔案利用過程中的種種失誤，使得檔案管理工作更加精準的為人們的生活工作服務。

2 移動檔案管理系統實現的存在的困難

雖然移動電子檔案管理系統具有很多優點，也是未來發展的必然趨勢，但就目前來看實現移動檔案管理系統還存在許多困難。

2.1 移動檔案管理系統安全性更易受到破壞

信息技術的應用一個致命的缺陷就是他的安全性，網絡技術的應用更加加大了這一缺陷，手機病毒、黑客技術等等不正當手段嚴重威脅著移動檔案管理系統所存儲的檔案安全。

2.2 移動檔案管理系統相關法律法規和規章制度還不完善

檔案管理相關法律法規和規章制度還處在傳統檔案管理思維范疇下，大數據背景下的檔案管理法律法規和規章制度亟待人們去思考和制訂。

2.3 移動管理系統需要全國大數據化的實現

2014年3月，大數據首次寫入中國中央政府工作報告;2015年10月，黨的十八屆五中全會正式提出“實施國家大數據戰略，推進數據資源開放共享”這表明中國已將大數據視作戰略資源并上升為國家戰略，短短幾年時間我國的大數據戰略取得了舉世矚目的成績，但距離實現這一國家戰略還有很長的路要走，而移動檔案管理系統需要依托國家大數據戰略這一前提才能實現。

3 移動檔案管理系統工作前瞻

3.1 首先提高檔案管理人員的專業素養和開拓精神

目前的檔案管理工作，絕大部分還處在傳統的紙質檔案材料管理這一范疇，已經嚴重滯后于社會發展，只有不斷加強檔案管理人員的專業素養的培養，加快電子化檔案管理工作全面展開和普及;檔案管理工作性質決定了檔案管理工作重復性、枯燥性，而檔案管理的工作又是社會發展不可缺少的重要環節，這就要求我們檔案管理人員要具有認真負責任職業操守，一絲不茍的工作作風，為將來移動檔案管理系統實現打下堅實基礎。

3.2 建立檔案信息流轉的審批流程及法律制度

由于電子檔案信息可以根據需要在不同的載體上同時存在，也可以相互轉換，包括檔案材料的文字、簽名、印章等，這使得電子檔案信息的安全性、可靠性無法保證。只有建立和完善檔案信息的流轉審批流程和制度，規范檔案信息的傳輸安全，并且對原始檔案材料建立完善的保護措施，確保第一手檔案材料可靠性。只有有了完善的檔案信息流轉的審批流程和完善的法律規章制度，才能推動移動檔案管理系統的實現。

3.3 打破檔案管理工作的地域限制

目前我國的人口流動性強，全國流動人口數量從1993年的7000萬增加到2000年的1.4億，10年內翻了一番。但檔案資源建設的局限性、資源利用平臺的封閉性等，帶來了群眾查檔難的問題，為此，我們要努力推進檔案數字化工作，促進互聯互通，不斷打破地域壁壘，提升人民群眾的獲得感。只有打破檔案管理工作中的地域壁壘，才能更快更好的推動移動檔案管理系統的實現。

3.4 做好檔案管理工作的宣傳

變封閉為開放，掌握檔案利用工作的話語權。相較于電視、報紙等傳統媒體，微信、微博等新媒體平臺受眾更廣。檔案部門應抓住機遇，用好新媒體平臺，擴大檔案工作宣傳陣地，讓檔案與群眾“零距離”，讓更多的群眾了解檔案，進而支持檔案工作。只有在廣大人民群眾的支持推動下，檔案管理工作才能更好的實現信息化，進而推動移動檔案管理系統的實現。

移動檔案管理系統將傳統的檔案資源形成的數字資源以及原生數字資源相整合并加以平臺化建設，大大改善了傳統檔案背景下檔案整理與開發利用方面的不足，并進一步結合移動網絡背景實現了用戶互動性服務，滿足了用戶在線查檔、在線預約、資源挖掘、專題建設研究等方面的需求。目前，移動檔案管理系統建設研究日益向智能化方向發展，對檔案內容資源、檢索查詢、信息安全以及用戶交互的要求也進一步提高。在未來的數字檔案館建設中，我國檔案工作者應結合我國國情、借鑒不同國家建設經驗，使移動檔案管理系統建設更加完備，并能在國家大數據戰略建設浪潮中穩步推進。