淺談檔案管理信息化的科學發展路徑與創新

高倩

摘 要：檔案信息化管理主要指的是運用現代化技術手段對企業的重要檔案進行系統信息化操作，在科學合理范圍內實現資源共享，以此來促進企業更好運轉。相對于傳統方式下檔案管理，這樣的優化方式不管是對于后期利用的便捷之處，還是對于整體數據的保存性而言，都有極大意義。

關鍵詞：檔案管理;信息化;存在問題;發展路徑

關于檔案信息化建設的重要性已達成共識，要轉變傳統檔案管理的思想，使資源的作用得到更大的發揮，提高檔案管理能力。我們的社會不斷的發展進步，對檔案信息資源領域的開發具有積極的帶動作用，從發展的角度來看，即檔案信息要發揮出更大的作用，更好的利用檔案信息資源。為了實現此目標，必須要提高服務水平，使檔案管理工作邁上更高的臺階，走向信息化、數字化的發展之路。

1 企業檔案信息化管理現狀分析

1.1 檔案管理意識較為薄弱

在很多企業中，對檔案信息化管理都意識薄弱。面對當下信息化的迅速發展和大數據時代的日趨形成，人們的生活方式和工作環境均受到了一定影響。打破傳統模式對檔案進行管理，是對檔案管理人員的一項挑戰。信息化時代下，企業針對檔案進行信息化管理所要耗費的資金較高，大多數企業站在無關緊要的立場，認為檔案信息化管理對企業的發展不能夠起到較大影響，是可有可無的存在，降低了管理者對檔案信息化管理的重視程度。

1.2 檔案信息存在安全隱患

信息安全隱患是網絡時代下的一大威脅，很多企業在進行檔案信息化管理過程中，存在著極大安全問題。具備高新技術手段的網絡黑客利用盜取的企業信息做違法交易，泄露公司內部核心數據，這樣一來，輕者企業信息外露，嚴重的造成企業財產損失。因此，檔案信息存在的安全隱患，主要是因為企業自身對信息化管理工作認知存在缺陷，未能夠做到良好防護措施，針對重要檔案進行加密保護。

1.3 缺乏專業管理人才

新時期，數字化、網絡化以及智能化對檔案管理人員提出了更高的要求，其中信息化建設理解匱乏，沒有形成更加全面的認知，系統內的業務操作和知識培訓等都不精準，擁有的僅僅是簡單的計算機操作和文字能力。這樣一來，企業檔案信息化管理在專業人才運用方面便極度匱乏，無法滿足實際需求。

2 加強檔案管理信息化建設的路徑

2.1 轉變認知，改變觀念

實現檔案管理信息化建設任務十分繁重，這就要求廣大檔案管理工作人員最先重視起來，為了實現檔案管理的信息化，我們必須要統攬全局，認識到信息化建設任務繁重，時間急迫，不斷思考，促進思想觀念的轉變，爭取早日做到我國檔案管理的信息化。

2.2 不斷提高服務，擴展檔案的利用

在檔案管理體制的完善中，要提高服務并且擴展檔案的利用。在這個方面，以我國檔案信息化建設為例，管理縝密、健全的單位，最能突出的就是個人的檔案信息，一個單位的檔案管理信息化水平，便能體現出整個單位的人事管理思想，所以檔案管理工作十分艱巨，這對檔案管理人員提出了要求，管理人員應該時常關注管理工作中遇到的問題，具體問題具體分析，采取合理的策略和方法，不斷開闊新視野，擴寬新思路，綜合運用自身總結的各種方法處理好檔案工作中出現的問題。這也需要檔案管理者熟悉工作流程，在工作中能夠創新模式，創立檔案管理反饋和產生模式，時時刻刻改正管理上出現的不足，擴大檔案資源利用的范圍，從而更加有利于檔案信息化管理的

建設。

2.3 加強網絡方面的建設

檔案的信息化管理與互聯網密不可分，這就需要檔案管理人員將傳統的檔案信息，傳輸到互聯網上來，為每件事建立一個電子檔案，這對從事檔案管理的人員也提出了要求，管理人員要擅長計算技術，提高效率，也有益于減少工作操作造成的失誤。要想將信息化管理做好，就要把信息做好，需要確立一個現代的信息服務模式，更加信息化、網絡化，因此要加強網絡方面的建設，將檔案信息和網絡緊密結合起來。

2.4 做好檔案的附加值，合理開發檔案資源

因為對檔案工作有了好的開展，檔案管理的信息化建設逐步確立起來。這體現在，計算機信息的應用大幅度提高，有了計算機，處理檔案工作的效率得到提高。因此檔案的信息化管理工作也離不開計算機網絡，同時計算機能夠最大速度管理檔案信息，其速度遠遠超過了人力，所以檔案的使用范圍能夠得到空前的提升，對檔案資源的利用程度就會大大加深，這就方便了工作，能夠最快、最準確地查到所需要的信息，有效提高工作效率。

2.5 提高管理人員素質，為信息化建設提供人才

想做好檔案管理信息化建設，檔案管理者的道德意識、信息處理能力以及服務意識必須相應提升，對信息化建設的具體內容與規則必須更加了解，才能夠對檔案管理的信息化建設提供中堅力量。

2.5.1 道德意識

真實性高的檔案才能夠在信息化建設之后具有借鑒意義。所以檔案管理者必須時刻維護檔案的真實性，以保證內容信息可靠。提高檔案管理者的道德意識，防止檔案管理者歪曲檔案內容，篡改檔案成果的惡劣現象出現。同時也要保證客觀鑒別檔案，堅持實事求是，力求尊重檔案的真實性，絕不按照主觀臆測檔案，做出不恰當的分類。除此之外，檔案管理者必須要有維護檔案的意識，并且與一切歪曲檔案內容、破壞檔案真實性的行為作斗爭。

2.5.2 信息處理能力

一個優秀的檔案管理者，必須要擁有良好的信息處理能力。管理者必須要注重提高相關能力，在增強對信息的敏感度的同時提高自身鑒別與處理信息的水平，以保證社會對檔案的需求得到滿足。

2.5.3 服務意識

一個優秀的檔案管理者，必須時刻注意自身服務意識的提高。由于檔案管理者經常需要有效開發檔案信息，以保證重要信息的時效性，及時與社會接軌，加強檔案管理對于事業單位工作的有序進行是基本保障。所以檔案管理者必須要時刻注重自身對于現代化設備運用的認知與熟練程度，保證自身具有的服務意識能夠跟上時代進步，在履行職能時，將服務意識運用其中，按照國家現有規定標準進行檔案的利用開發與公布。

3 結束語

檔案管理信息化建設是一項系統工程，加強檔案管理工作人員的認知，不斷創新，使工作內容更加符合社會發展的潮流，適應時代發展的需要，制定出適宜的創新手段，吸納更多專業人才，同時還要牢抓信息化建設的主要時機，構建科學的檔案信息管理平臺，從而提高檔案管理人員的工作效率，提高專業服務質量，只有這樣，使檔案管理信息化水平邁入一個全新的高度，促使檔案發展。

參考文獻

[1]王麗君.檔案管理信息化建設的思考[J].黑龍江科學，2018（15）.

[2]劉佳梅.檔案信息化建設面臨的問題與對策[J].傳播力研究，

2019（11）.

[3]張景潔.信息條件下的檔案管理工作[J].數字通信世界，2017（12）.