數字化檔案管理工作的實踐與探討

閆亞祥

摘 要：隨著時代的不斷進步與社會經濟的高速發展，數字化時代的到來帶動了各個行業快速進步。檔案管理作為一項復雜且對工作質量、效率要求相對較高的工作類型，也需要結合時代發展，引入先進技術，構建數字化檔案管理模式，以適應時代發展。本文將結合實際情況，對數字化檔案管理工作進行詳細分析，以期為今后開展的有關工作提供寶貴參考與借鑒。

關鍵詞：數字化;檔案管理

現在全球已經進入信息化時代，世界各國都面臨著信息化變革，在此背景下人們的生活和工作方式也發生了顛覆式的改變。對于檔案管理工作來說，其要想跟上時代的步伐就必須也要實現信息化、數字化突破。所謂檔案數字化指的就是檔案由傳統的紙質實體檔案向數碼影像電子檔案轉化的過程，數字化檔案不僅能完整的記錄事件內容，還便于資料的儲存，在很大程度上減少了資源浪費，降低了制作儲存成本，但同時數字化檔案也面臨著檔案安全性和數字真實性和完整性的方面的威脅和考驗，一旦出現問題會給單位和個人造成嚴重的影響。因此客觀，全面的認識數字檔案，做好檔案數字化管理工作，是相關管理技術人員需要重點關注的問題。

1 檔案數字化管理的優勢

1.1 提高了檔案管理工作效率

通過對檔案進行數字化管理，可大幅度提升檔案管理工作效率，彌補了以往檔案管理模式的缺陷和弊端，將人員從繁重的工作壓力中解脫出來。首先，通過對檔案進行數字化管理，實現了對紙質檔案管理的全面升級，同時也緩解了紙質檔案管理機械操作繁瑣、復雜的問題。其次，在現代社會發展中，檔案資料數量越來越多，尤其在當前的信息化社會背景下，以往的檔案管理模式并不能滿足當前實際發展需求，而通過檔案數字化管理，則可大幅度提高工作效率，更好地滿足現代化發展需求。最后，通過檔案數字化管理，更加容易凸顯檔案等應用價值，例如，可實現對檔案的快速檢索，節約了檔案應用和管理人員的時間。

1.2 提高經濟效益高

隨著我國經濟的快速發展，我國出現了龐大的信息儲量，之前我國使用落后的辦公方式進行辦公，使得二者之間出現了明顯的矛盾。在此之前我國檔案管理工作通常使用粗放型模式進行辦公，當辦公人員無法及時處理龐大的信息量時，常常采用擴充辦公人員和增加辦公經費這兩種方式進行處理。這使得企業的成本大幅度增加。而將數字化技術應用到檔案管理工作中有效地解決了這個問題，因為數字化檔案管理不再使用以傳統紙質為載體的檔案信息，而是采用新型的機讀檔案。這一改革不但縮減了保管檔案費用，而且在很大程度上節省了占地使用面積。使企業的開支有效降低，從而大大提高了企業的經濟效益。同時采用這種方式為查閱資料提供了便利，減少了重復印刷帶來的紙張浪費以及其他人員開支。

2 事業單位數字化檔案管理工作存在的主要問題

為了適應當前時代的發展，事業單位已經基本上實現了數字化檔案管理，雖然在一定程度上提高了工作效率，但事實上仍然存在一些問題，影響檔案管理數字化進程。首先，設備滯后。目前大部分事業單位所采用的計算機、影印機、掃描機，不管是使用時間較長，更為主要的是在功能上也存在一定的滯后性，數字化檔案管理的實現，對軟硬件設施的要求都相對較高，而設備的滯后性，將直接影響到數字檔案的保存，是檔案管理數字化的重要阻礙。其次，大部分檔案管理人員的年齡偏大，對于數字化的接受程度相對較低，還有一部分則是非管理專業出身，一人身兼數職，缺乏管理經驗，但年齡較小，需要事業單位在這一人才任用、培訓方面加以重視。再次，精細化管理工作仍待完善。目前，事業單位中大部分檔案仍然是紙質檔案，以書面形式充分顯現，這些檔案存儲時間較為久遠，無法完全錄入到計算機中，需要結合實際情況，采取有效的對接方式，保證紙質檔案與數字檔案的準確對接。最后，事業單位的檔案管理系統與自動化辦公室之間無法實現緊密對接，這也就使得單位檔案管理、自動化管理系統之間缺乏管理規范，不利于檔案管理工作的數字化發展。

3 做好檔案數字化工作的相關措施

3.1 加強檔案計算機建設

近年來隨著信息技術的發展，數字化信息資源逐步取代了傳統的文獻信息資源，特別是在互聯網大范圍普及的環境中，任何人、任何時間在任何地點儲存資料信息都變得有可能，因此為了適應時代的發展，使檔案管理工作能夠跟上社會的發展步伐，要盡快加強檔案計算機建設。在知識信息化時代，建立檔案數字化服務中心的最終目標是要實現檔案內容智能化、檢索服務快捷化，信息傳遞網絡化的全新檔案管理系統。因此，檔案建設管理部門應該加快數字化加工步驟，有計劃的建設全文信息數據化，逐漸實現檔案文件的公開式計算機查詢。

3.2 做好數字化檔案精準管理

與傳統檔案管理相比，數字化檔案管理工作更為簡單、方便、快捷，但是對細節的重視程度卻有所提高，若是數字化檔案文件沒有得到有效處理，就很有可能會導致文件丟失、損壞，影響檔案管理質量。因此，在今后事業單位必須要展開檔案的精準化管理。一方面，應該完善管理制度，對檔案管理的書面化、全面化、同步化、專業化給出具體的要求，而文件從形成、收集、整理、審核、歸檔、移交的各個環節，其工作規范、內容都要更為明了;另一方面，要設立專職檔案員的這一職位，同時，明確崗位的工作原則與職責范圍，配合責任追究制度，一旦發現問題應追究責任人的工作疏忽，避免到時候出現責任推諉的情況，同時，能夠促使人員之間形成相互監督的工作氛圍，為精準化管理的實現打好基礎。

3.3 完善檔案管理安全體系

首先，要提高風險意識，積極做好應對檔案數字化風險的準備。要想實現檔案數字化安全體系建設，必須先實現檔案管理人員的安全思想建設。因此應該提升檔案管理人員的安全意識，使他們將檔案安全管理工作作為檔案管理的首要任務去完成。另外應該讓檔案管理人員充分了解檔案出現風險事件的后果，了解檔案數字化管理風險的重要性，在日常工作中在思想、知識、技術等方面做好準備，從根本上保證檔案數字化管理工作的安全。

3.4 提升檔案管理人員素質

檔案管理人員是檔案數字化工作的主要操作人員，他們的工作能力和個人素質對檔案數字化工作的效果有直接的影響。首先應該改變管理人員的傳統老套理念，讓他們發自內心的接受新型數字化管理模式。其次，要對檔案數字化管理人員進行定期的職業能力培訓，提升他們的計算機操作能力，保證他們能夠熟練的應用計算機進行工作。最后，要重點提升檔案管理人員的職業素質，提升他們的保密意識，從源頭做起維護檔案的信息安全，提升電子檔案的信息安全性。

4 結語

綜上所述，就是檔案數字化管理工作的主要內容和重點注意事項，完善我國檔案數字化管理還有很長的一段路要走，相關人員應該不斷尋找、完善檔案數字化管理方式，只有做好檔案數字化管理工作，才能更好的發揮出檔案的實際效用，才能更好的為社會服務。

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