基于大數據背景下的檔案管理問題研究

摘 要：檔案是社會發展和經濟建設中積累的寶貴資源，其具有借鑒價值和指導意義，隨著大數據技術的應用與發展，以往的檔案管理手段和模式已經逐漸被時代淘汰，基于大數據技術下的檔案管理急需轉變和更新，進而更好的適應時代發展需求。本文主要針對大數據背景下的檔案管理問題進行分析和探究，并且提出相關優化對策，希望給予相關領域以些許參考和借鑒。

關鍵詞：大數據;檔案管理;問題;優化對策;分析

隨著我國科學技術的蓬勃發展，信息技術、數字技術、互聯網技術已經在各個行業和領域獲得廣泛而深入的應用，成為推動社會發展和經濟建設的核心力量，尤其在我國政府提出“互聯網+”戰略后，各個領域都在積極探索互聯網技術應用新模式，隨著大數據技術的發展和更新，其應用于檔案管理中，突破了時間和空間的制約，對以往管理手段和模式帶來了巨大沖擊。因此，檔案管理也要積極迎合社會以及時代發展，基于大數據技術下進行改革創新，發揮大數據技術的應用優勢，實現檔案管理事業的可持續發展。

1 在檔案管理中引入大數據技術的優勢

1）優化管理質量。以往的檔案管理主要以紙質檔案為主，在管理方面受到人為、環境等因素的影響，其管理質量較差，難以發揮檔案資源的社會價值和應用作用。基于大數據技術可以將紙質檔案轉變為電子檔案，通過云計算和大數據技術，對檔案資源進行科學的調整以及計算，實現資源和計算的快速匹配，對所有檔案進行有序以及高效的管理，避免發生人為失誤，進而優化管理質量。

2）保證檔案安全。檔案是人類社會發展進程中積累下的寶貴資源，其具有較強的應用價值，保證檔案資源安全是檔案管理的基礎性工作。以往在開展檔案管理中，紙質檔案如果保存時間多長，其容易出現丟失、破損等情況，對資源安全埋下較大隱患。通過大數據技術可以對電子檔案進行科學管理，并且對重要的檔案資源進行備份保存和云上傳，提升檔案儲存的可靠性以及安全性。

3）提升利用效率。檔案利用是發揮檔案資源價值的重要方式，所有的檔案資源都具有較強的借鑒和應用價值，但是當前，我國在的檔案資源利用方面存在較大不足，很多檔案在完成歸檔后即進入保存狀態，沒有對資源進行有效的開發和利用。通過大數據技術優化檔案管理，可以顯著提升其應用效率，使用者只要通過信息終端即可完成資源獲取，不需要親自來到檔案室查找資源，在節約查找時間的同時，還突破了地域的制約和影響，便于使用者隨時隨地的獲取資源，發揮檔案的應用價值。

2 基于大數據下檔案管理中存在的幾點問題

1）軟硬件建設不足。基于大數據技術下的檔案管理，需要以完善的軟件和硬件設施作為支撐，進而保證各項管理活動的有序進行，但是當前，一些單位和部門在開展檔案管理中，對軟硬件建設缺乏重視，例如一些管理軟件存在較大的安全隱患，并且與工作實際相脫節，單位沒有定期組織人員進行軟件維護，進而為管理活動帶來阻礙和制約;又例如一些單位沒有花費資金用于硬件設施建設，打印機、計算機、復印機等硬件設備數量不足。

2）安全問題嚴重。檔案屬于一種寶貴的信息資源，尤其是很多檔案涉及單位穩定、企業安全甚至國家安全，信息技術具有較強的開放性，其在運用中本身就存在一定安全隱患，如果在開展檔案管理中沒有加強安全建設，計算機容易受到病毒、木馬以及黑客的侵襲，如果機密性的重要文件被盜取或者破損，會對單位帶來巨大影響，甚至危害社會穩定和國家安全。

3）管理人員綜合素質不高。檔案資源具有內容復雜、類型眾多、原始信息等特點，對管理人員的素質和能力提出了嚴格的要求，在大數據下的檔案管理，要求管理人員具備嚴謹的工作態度、敬業的職業精神、較強的崗位能力以及較高的職業素養，但是當前，一些管理人員無論在素質和能力等方面都難以滿足崗位要求，例如一些管理人員觀念陳舊、思想保守，對大數據技術缺乏正確認知，應用大數據進行檔案管理的熱情不高;又例如一些管理人員不具備專業背景下，在平時的生活和工作中缺乏學習，自身的專業知識和信息技術操作能力缺陷，對檔案工作的創新與發展帶來嚴重阻礙。

3 基于大數據下檔案管理優化措施分析

1）加強軟硬件建設。基于大數據下的檔案管理，需要以軟硬件設施作為支撐，管理單位要認識到信息時代的特點以及檔案管理的未來發展趨勢，結合自身實際情況以及管理需求，加強軟硬件建設，加大資金投入。首先，通過專項資金的形式加強硬件采購，對管理需求進行調查分析，采購服務器、數碼照相機、光盤刻錄機、掃描儀以及計算機等硬件設施，充分滿足檔案管理信息化的需求;其次，根據自身管理需求開發和采購軟件系統，保證管理軟件的合理性、針對性、科學性以及實用性，將軟件系統建設作為檔案管理的核心和重點;最后，在采購硬件設施和軟件系統建設中，不能一味的追求和強調高新先進，要根據實際情況科學選擇，避免出現資金浪費的情況。

2）重視檔案管理安全。在信息時代下，互聯網所具備的開放性為檔案管理帶來一定安全隱患，因此，在開展檔案管理中，要給予管理安全以高度重視，發揮大數據技術的管理優勢。首先，應用大數據以及云計算技術，對重要的檔案資源進行云保存，避免由于系統故障或者其他因素而導致檔案資源丟失，及時備份確保檔案安全;其次，定期使用殺毒軟件對計算機進行查殺，及時修復系統漏洞，避免給予病毒和黑客以可乘之機;最后，利用防火墻阻擋外部訪問，并且提升管理人員的安全意識和責任，同時，在構建檔案管理信息系統中，還要從安全角度進行優化設計，將檔案利用納入安全體系中，避免發生檔案丟失等問題。

3）提升人員素質。首先，管理部門要提升檔案管理入職門檻，積極從高校中吸納具有專業背景的人才，不斷充實以及完善管理隊伍，輸入新鮮血液改變管理隊伍的學歷結構、專業結構以及知識結構，同時，為了吸引更多的現代化人才加入，還要適當提升崗位工薪待遇，為管理人員提供晉升空間，滿足現代人才的發展需求，其次，定期組織現有管理人員進行專業培訓，通過培訓提升其素質和能力，培訓內容要涉及檔案知識、專業能力、崗位責任以及信息技術操作能力等方面，將信息技術操作作為培訓的重點以及核心;最后，制定科學的人員管理制度，包括崗位責任制度、工作內容劃分以及獎懲制度等，通過制度對管理人員起到約束和規范作用，促使檔案管理趨于規范化發展。

4 結語

總而言之，檔案屬于社會寶貴資源，其是社會在發展進程中不斷積累和誕生的重要資源，具有較強的借鑒價值和指導意義。基于大數據技術下，管理部門要提升自身的思想認知，迎合時代發展積極開展管理改革，將信息技術、大數據技術和云計算技術作為管理新手段，提升管理的效率性和安全性，發揮檔案資源的價值。

參考文獻

[1]韓知霖.基于大數據環境下高校檔案信息化建設的問題及對應策略分析[J].計算機產品與流通，2020（07）：217.

[2]宋曉淳，倫鳳梅，吳衛，劉昊瑜，路紅華.大數據環境下高校檔案信息資源的安全隱患[J].計算機產品與流通，2020（07）：263.

[3]張海紅，黃凱.醫院人事檔案和大數據的融合發展[J].臨床醫藥實踐，2020，29（05）：399-400.

[4]陳真子.大數據在會計檔案管理中的應用發展分析[J].中國商論，2020（09）：156-157.

[5]楊紅.淺析大數據時代地質檔案安全管理[J].中國管理信息化，2020，23（09）：162-165.

作者簡介

李淑萍（1971-），女，蒙古族，大專，助理館員，現供職于通榆縣城鄉規劃服務中心，研究方向：檔案管理。