大數據環境下的檔案信息化管理探究

龍麥養

摘 要：隨著互聯網以及4G技術的全面覆蓋，以及5G的到來，我國已步入大數據時代，在這一時代背景之下，檔案的數據化、信息化已然成為未來發展中一個不可逆轉的趨勢。檔案的信息化能夠更好地適應時代，同時也優化了檔案處理過程，有助于檔案管理工作效率的提升。但就現在來看，檔案的信息化發展尚且存在著諸多的問題。本文將就大數據環境下檔案信息化的優勢、所面臨的困境以及具體的解決方法進行深入分析探討。

關鍵詞：大數據;檔案信息化

現如今，我國已然邁入大數據時代，互聯網以及大數據的應用極大的便利了我們的生活，同時也改變了我們的生活。生活中的許多事情都與大數據有了密不可分的聯系，因為大數據的大規模應用，使得人們獲得信息的渠道拓寬，信息的獲得量大幅增長，也使各類檔案的數據總量大幅增長，類型也更加豐富多彩。但同時也對檔案的管理工作造成了沉重的負擔，為了能夠更好地進行檔案的管理，檔案信息化成了必不可少的手段。而如何將檔案信息化也成了越來越多的人所關注的焦點。

1 檔案信息化的優勢

當下是一個信息爆炸的時代，各式各樣的信息層出不窮。這使負責收集信息的各類檔案的工作量與日俱增，傳統的檔案管理方式已然有些不堪重負，無法應對數量激增的各類信息。于是，檔案的信息化逐漸進入人們的視線，為這一問題提供了良好的解決思路。

1）便于保存和管理。傳統的紙質檔案管理模式，一旦數量激增，就需要增加管理人員和存放場地，考慮到新舊管理人員的配合問題以及面對眾多資料的慌亂，檔案極易丟失。就如處于大數據時代的現如今，傳統的紙質檔案管理模式早已不堪重負。除此之外，存放時間久遠的檔案本身就極難完整保存，也加大了檔案管理的難度。

與之相比，將檔案信息化就完美解決了以上的問題，將檔案錄入存儲電腦后，保存便不再是問題，更不需要擔心年代久遠的問題，無論何時從電腦導出，都是一份全新的檔案。至于管理問題，只要在錄入電腦時按照一定的順序（如按照字母排序），整份檔案都會簡潔明了，管理起來也會十分輕松。查找時信息化的檔案管理模式也只需在搜索引擎中輸入檔案的名字，所需檔案便可以找到，

2）降低保存成本。傳統的紙質檔案管理模式，需要眾多人員和場地的投入，并且檔案中的文件越多，投入就越大。與之相比，信息化的新型檔案管理模式所需的投入相對就要少得多。首先信息化的檔案管理模式對場地的需求并不高，其次一旦錄入電腦之后，對與管理人員的需求也要遠遠低于傳統的紙質檔案管理模式。同時傳統的紙質檔案受限于紙張的限制，一旦長時間頻繁地翻閱使用，會使紙質發生破損，加大保存難度和成本。但信息化的檔案卻沒有這一困擾，可以肆意的反復查閱，既省去了紙張的消耗，又使檔案的重復使用率和利用率得到顯著的提升。

3）有利于提高工作效率。傳統紙質檔案管理模式無論是保存還是提取都需要眾多手續，需要消耗大量的工作人員和工作時間，工作效率較低，同時對數量也會有所限制。而信息化的檔案管理卻沒有這個困擾，相較與傳統的紙質檔案管理模式，信息化的檔案管理模式在保存和提取時的手續都會少的多，不需要消耗過多的時間和工作人員，并且其本身具有自我整理和搜索查找功能，可以將檔案信息高效整合起來，并進行快速、精準的分析，極大地提高了工作效率。

2 檔案信息化所面臨的困境

1）沒有得到相應的重視。檔案管理工作雖然是一件極為重要的工作，但社會各界卻并沒有給予充分的重視，一些公司更是將自家的檔案管理工作視為可有可無的邊緣化工作。這種不重視的態度嚴重降低了檔案信息化的發展速度，阻礙了檔案信息化進程。現如今，大數據應用盛行，各行各業都通過各種方式參與到大數據這一巨大的社會浪潮中，但正由于各界對檔案管理工作的忽視，大部分的檔案管理工作并沒有及時地對檔案進行信息化建設，仍然是采用傳統的紙質檔案管理模式，在工作壓力倍增的同時也錯過了大數據的這一浪潮。

2）工作人員的技能缺失。相較于傳統的紙質檔案管理模式，新型的信息化檔案管理模式雖然對與工作人員的數量需求有所減少，但在工作人員的素質需求卻是有所增加。信息化的檔案管理模式是借助大數據得以實現的，故而需要管理人員對大數據要有所了解，需要具有大數據管理意識，但在實際工作中，這種具有大數據管理意識的工作人員數量極為稀少。若是工作人員沒有這種大數據意識，就會導致在實際工作中無法真正發揮出大數據應有的作用，在此之下，即便檔案管理工作已經向信息化管理模式轉變，仍然會不時有問題爆發，導致工作效率的降低。大部分的工作人員缺少這項技能，阻礙了信息化的檔案管理模式的推廣。

3）檔案信息化建設存在安全隱患。信息化的檔案管理雖簡化了工作流程，但仍然要立足于基礎檔案信息的整理，其中包括檔案信息的收集與歸納，文件的分類等，這些基礎檔案信息整理是檔案進行信息化管理的前提條件。但在實際工作中，很多的檔案管理工作并沒有一個科學、完整的檔案管理規章制度，這導致工作人員在對檔案在進行整理歸納時出現問題，可能會對檔案的信息化建設帶來嚴重的問題。

同時網絡安全隱患問題也隨之出現，信息化的檔案管理立足于網絡，網絡打破了空間和時間的限制，卻也沒有了現實中墻壁的保護，檔案信息管理、網絡環境的維護都需考慮到安全隱患的問題。

3 具體的解決方案

1）宣傳檔案信息化的重要性，引起社會重視。將紙質檔案信息化是檔案管理模式的一次重大進步，這在傳統的紙質檔案管理模式已然無法滿足需求的現如今顯得尤為重要。為了更好地推廣信息化的檔案管理模式，必須要讓社會各界認識到檔案信息化的重要性。強化企業、圖書館等需要進行檔案管理的部門的檔案信息化觀念。定期定點進行有關檔案信息化的宣講;相關的政府部門可以加大倡導力度，全方位、多角度地對檔案信息化的優勢及其重要性進行宣傳，以引起社會重視，唯有社會各界真正將檔案信息化重視起來，檔案信息化才能更好地進行推廣。

2）培養員工的專業技能。現階段中的檔案管理工作中的人員大多缺少大數據意識，無法勝任信息化的檔案管理工作。因此，想要推廣檔案管理的信息化，就需要加大投入，對員工進行專業技能培訓，培養員工們的大數據思維以勝任信息化的檔案管理工作。例如定期開展與信息化檔案管理相關的課程讓員工學習等等。

3）完善檔案信息化建設。檔案信息化建設出現的時間尚短，也不夠完善，許多的信息化檔案管理工作并沒有一個科學、完善的檔案管理規章制度，導致信息化的檔案管理在工作時進行地并不順利。為此，必須要完善檔案信息化建設，建立一個完整、科學的檔案管理規章制度。

同時為應對網絡安全問題，需要從政府監管和技術進步兩方面入手。首先，政府要出臺相應的法律法規來完善檔案信息化管理的網絡環境，打造一個健康的網絡環境。技術層面，根據級別和工作的不同，設定不同的操作權限，以保障檔案信息的安全性，從根本上解決檔案信息化建設中有可能會遇到的安全隱患。

4 結語

現如今，大數據應用在各行各業都有所涉及，在此背景之下，檔案的信息化已然是不可逆轉的潮流，雖然尚有不少問題殘留，但這并不是檔案管理工作止步不前的理由。隨著人們的日益重視，相關法律法規的逐步完善以及技術的不斷進步。檔案信息化必將推廣開來。

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