淺談檔案管理中電子檔案管理

田長海

摘 要：隨著我國社會經濟的不斷發展，計算機先進的科學技術也隨之蓬勃發展，促使傳統的檔案管理方式不能滿足于當前的檔案管理所需，漸漸被現代化新型的電子檔案管理模式所替代，新型電子檔案管理具有安全可靠的傳輸、高效便捷的管理工作等優點，逐漸促進了檔案管理水平的不斷提升，也加快了檔案管理工作的開展速度。

關鍵詞：檔案管理;電子檔案;電子檔案管理工作;優勢;存在問題;措施

檔案管理主要包括傳統檔案管理方式和電子檔案管理方式。通常情況下，檔案管理工作主要對檔案進行收集、整理、鑒定、保管、統計和提供利用的工作。但是隨著計算機技術和電子信息技術應用的不斷發展，電子文件逐漸進入我們的工作及生活中。紙質文件、紙質公文等實體資料都在通過電子公文、電子文件等電子文檔所取代[1]。檔案部門也面臨著電子檔案創建、接受、整理、保管、取代。而且電子檔案在檔案信息儲存、輸出及處理方面，具有紙質檔案不能超越的優勢，通過有效的管理形式、管理方法，不斷提升信息時代的電子檔案管理工作效率。

1 針對檔案管理的主要作用

檔案管理主要是通過服務性、政治性以及管理性為群眾提供便利的一項工作。檔案管理主要是為做好相應的管理文檔及服務性檔案管理的工作，檔案管理不會出現物質或金錢。在檔案管理工作中，檔案不能被檔案管理機構或檔案管理人員所應用，由于檔案管理是針對各部門形成的歷史文件的專業進行專門負責管理的，因此，檔案管理是作為管理性質的工作。而且檔案管理系統也不是單獨存在的，是組成社會管理系統的一部分。檔案管理利用為社會實踐服務提供相應的檔案信息的一項工作，這也是檔案管理工作的特點之一。在每個歷史社會時期中，檔案管理工作都是以經濟、政治、文化提供相應的服務為主要工作，從而為檔案管理的發展奠定了堅實的基礎。由于檔案部門主要是為適應社會所需，對相關工作進行研究及編著，才能更好的凸顯出檔案管理具有良好的服務性的工作特點[2]。從而在階級社會中，檔案管理工作還會體現出相應的階級利益與階級關系，也被統治階級所掌握，為相應的階級政治、經濟和文化提供所需服務，對于服務的方向集中體現為檔案管理工作的政治性。

2 電子檔案在管理中存在的問題

1）檔案管理人員缺乏相應的管理水平。在電子檔案管理過程中，電子檔案管理人員的管理水平較低，缺乏較為專業的管理方式，部分電子檔案管理人員也沒有受過全面的系統教育培訓，造成管理人員的專業素養和管理能力都有待提升，在目前快速發展的檔案管理工作中很難適應社會所需的發展要求。

2）缺乏對電子檔案安全的重視。目前的電子檔案會有一定的安全隱患問題所存在，主要是因為當前網絡在高速的發展，計算機網絡允許所有身份的人隨意進入，雖然這樣有利于信息化電子資源實現共享，但是，這樣容易造成電子檔案信息在流轉或是傳輸的途中使信息發生泄漏的現象。

3）電子檔案管理缺乏標準化。當前電子檔案的管理不能完全實現標準化，由于部分電子管理檔案的相關部門只是按照部門自身的發展情況對檔案進行相關的管理，缺少對檔案管理全局性的發展，要整體的對檔案管理制定計劃，為實現檔案管理的全面發展，因此，阻礙了電子檔案管理的標準化發展道路。

4）電子檔案真實性容易遭到破壞。電子檔案的主要特點有高度的分離性和可變性，在電子檔案完成后儲存到辦公系統過程中，有利于電子檔案的復制和修改，通過修改后的電子檔案替代了原本的電子檔案，導致電子檔案和文件間沒有明顯的界限，造成電子檔案的真實性容易遭到破壞。

3 電子檔案的主要優勢

1）電子檔案方便操作。在電子檔案完成后，對所形成的檔案進行增加、刪除和修改都很便捷，在修改過的文檔中不會留下修改痕跡，確保檔案頁面的干凈整潔。而且電子檔案還有很高的準確性，促使對電子檔案在進行檢索操作時更加方便。

2）保證檔案管理的質量。通過電子檔案的廣泛應用，促使檔案管理的工作質量不斷提升。對于傳統的檔案管理主要是人為親自做，因此，往往受到很多人為因素的影響，然而目前的電子檔案管理是利用計算機技術，在計算機技術當中通過設計的自動化程序來進行相應的操作及運營，有效提高了電子檔案的管理工作質量和相應的工作效率，確保了電子檔案的實效價值。

3）電子檔案具有相應的完整性和持久性。在電子檔案管理的實際應用過程中，電子檔案管理能夠保持檔案的相對完整性和持久

性[3]。一般情況下，紙質版的檔案需要在特定的環境或者相應的條件下才可以對檔案進行良好的保存，而且還要依靠手工對檔案進行相應的歸檔和儲存工整，這樣容易造成紙質檔案在歸檔和儲存過程中出現損壞或者缺失等現象發生。但是電子檔案就不用擔心這些情況的發生，由于電子檔案是通過計算機自動完成的，避免了人為因素造成的失誤發生概率，而且電子檔案不會隨時間的變化而發生任何變化，致使電子檔案可以保存的更加完整，時間也可以更加持久。

4）電子檔案能夠提高工作效率。由于電子檔案管理主要是利用計算機的應用來進行相應工作的，有利于提高人們的工作效率。目前，隨著信息化技術的不斷發展創新，促使電子檔案管理避免了人們立卷歸檔、檢索查找等較為復雜的工作困擾了，從而降低了管理人員的勞動強度，逐漸提高了檔案管理工作的效率和質量。

4 對于電子檔案管理的主要措施

1）轉變檔案管理的思想觀念。要堅持以人為本的戰略，加強檔案領導及檔案工作人員對于電子檔案的深入了解和認識，不斷進行探索從中尋找規律，從而不斷總結相關經驗。

2）加強培養檔案管理人員。由于檔案管理作為一個新型的管理模式，對于電子檔案管理工作人員要熟練掌握儲存、傳輸、檢索等相關技術，有利于對電子檔案進行相應的管理工作，還需要對檔案管理的基礎知識、管理原則以及管理環節進行了解，要認識到電子檔案長期保存的重要性和必要性，作為電子文件的收集、積累、整理、鑒定、歸檔。所以，只有適應當前信息技術和檔案管理的發展，就需要對電子檔案管理人員的培養。在檔案人員通過自身的不斷學習，提高自身素質，才可以更好的適應電子檔案管理工作，有利于促進電子檔案的持續發展。

5 結束語

綜上所述，在目前電子文件被越來越多的應用中，信息時代逐漸變成檔案管理的主要趨勢。檔案管理相關工作人員也要不斷對檔案管理創新理念和思路，按照檔案管理的有關規定，實事求是的以較強的責任心，不斷加強文件的管理工作，做到能夠熟練的掌握電子檔案管理的方法、技巧以及相應工作流程，例如，科學的檔案管理平臺的接受、儲存電子信息文件等相關工作。與此同時，為確保信息的絕對安全，要不斷加強我國電子檔案管理的科學化，不斷完善和提高自身對于信息技術的認識，將電子檔案管理的優勢發揮出最大的價值，促使電子檔案管理工作的效率可以有效提高。

參考文獻

[1]王云霞.淺析事業單位檔案管理中的電子檔案管理[J].科學與信息化，2019（1）：154-154.

[2]陳昭彰.高速公路建設工程中電子化檔案管理系統[J].中國交通信息化，2020（1）：47-47.

[3]黃夢華.高校電子新聞檔案管理模塊建設研究[J].檔案管理，2020（1）：81-82.