如何開展高中學(xué)籍檔案信息化管理

劉道琳

摘 要：高中學(xué)籍檔案管理是學(xué)校日常管理工作的重點(diǎn)之一，它包括學(xué)生從入學(xué)到高中在校期間直至高中畢業(yè)三年間的一系列信息的記錄和管理。如今，隨著國家對于教育的重視，高中教學(xué)規(guī)模也在不斷擴(kuò)大，因而，對于高中學(xué)籍檔案的管理工作量也在加大，如何科學(xué)合理的管理檔案，改進(jìn)檔案管理方式，利用信息技術(shù)對于高中學(xué)生檔案進(jìn)行有效科學(xué)的管理，是中學(xué)學(xué)籍管理工作亟需解決的問題。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù);檔案管理;學(xué)校管理

學(xué)籍檔案的管理是國家對于培育人才信息的管理，隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，學(xué)校利用信息化技術(shù)來管理學(xué)籍檔案是檔案管理方式必須要經(jīng)過的路程。此外，信息化管理簡化了檔案管理工作人員的工作內(nèi)容，大大提高工作人員的工作效率。

1 高中學(xué)籍檔案的特征分析

1）內(nèi)容全面豐富。高中學(xué)籍檔案記錄內(nèi)容全面豐富，它包含了學(xué)生的基礎(chǔ)信息和學(xué)生的學(xué)業(yè)狀況以及成績，它還包括學(xué)生在校期間獲獎(jiǎng)情況，學(xué)生受到國家助學(xué)金的資助以及學(xué)生的身體健康狀況，學(xué)生學(xué)籍變更（轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)、休學(xué)以及復(fù)學(xué)），學(xué)生品德的鑒定以及入團(tuán)情況。

2）學(xué)生檔案信息來源分散。一份完整的高中學(xué)生檔案，它是學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)所記錄的重要信息檔案，它的來源方式比較多樣化，有的信息采集是通過教師日常班級管理工作來獲得的，有的信息是通過學(xué)生自己填寫來獲取的，有的信息是通過學(xué)校政教處記錄來獲取的，為此學(xué)籍檔案信息的來源比較復(fù)雜，而且學(xué)生在校期間，學(xué)籍信息是處于不斷變化的，為此這也給檔案的管理增加了難度。

2 高中學(xué)籍檔案管理存在的不足之處

1）創(chuàng)新管理觀念不足。很多學(xué)校對于利用信息化處理工作的觀念意識不強(qiáng)，為此沒有普及在檔案管理方面的信息化技術(shù)，但是信息技術(shù)對于數(shù)據(jù)的處理具有至關(guān)重要的作用，它在很大程度上方便了人們的工作和學(xué)習(xí);大多數(shù)高中學(xué)校對于學(xué)籍檔案管理方式依然使用傳統(tǒng)的方法，但是傳統(tǒng)管理方式容易出現(xiàn)學(xué)生真實(shí)信息和記錄信息的不對稱，學(xué)生信息在校期間是不斷的變化的，為此傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案管理方式容易出現(xiàn)學(xué)生信息錯(cuò)誤和遺漏的情況。

2）重視程度不夠。學(xué)校不夠重視學(xué)生學(xué)籍檔案的管理工作，只是專注重視學(xué)生成績，為此很多學(xué)校都沒有關(guān)于學(xué)生學(xué)籍檔案管理的專門辦公場所和專用設(shè)備，讓學(xué)籍檔案的管理人員即使有業(yè)務(wù)素養(yǎng)也限制于客觀條件，這些都是導(dǎo)致了高中學(xué)籍檔案管理出現(xiàn)漏洞的原因。

3 對于高中學(xué)籍檔案進(jìn)行信息化管理的意義

對于高中學(xué)籍檔案進(jìn)行信息化管理是讓學(xué)籍檔案進(jìn)入現(xiàn)代化必須要使用的管理方式，因?yàn)殡S著社會的進(jìn)步和高中學(xué)生入學(xué)人數(shù)的增加，學(xué)生的檔案數(shù)量也在不斷加大，而且隨著檔案管理方式的不斷進(jìn)步，對于檔案管理內(nèi)容的要求也越來越廣泛，龐大的學(xué)生檔案信息數(shù)據(jù)的收集和記錄以及分析都需要一種有效地管理方式進(jìn)行管理，為此對于高中學(xué)籍檔案管理方式提出了更高的要求。

高中階段由于學(xué)生數(shù)量龐大，學(xué)籍檔案管理時(shí)間長，學(xué)籍信息復(fù)雜，如果利用傳統(tǒng)機(jī)械的手動(dòng)方式去統(tǒng)計(jì)學(xué)生檔案信息就會出現(xiàn)工作效率低下，收集的信息容易出現(xiàn)偏差，但是利用信息化技術(shù)就可以啟動(dòng)網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，將學(xué)生的學(xué)習(xí)檔案信息錄入信息系統(tǒng)，利用信息化技術(shù)來管理高中學(xué)籍檔案，這樣有利于檔案信息的迅速查詢和及時(shí)更新，對于學(xué)籍檔案信息的信息化管理才能夠最大效率的利用，學(xué)生學(xué)籍檔案是國家培育人才信息的重要依據(jù)，利用信息化技術(shù)能夠讓學(xué)生檔案的信息記錄和管理更加科學(xué)合理。

4 高中學(xué)籍檔案信息化管理辦法

1）樹立信息化管理高中學(xué)籍檔案的創(chuàng)新意識。想要在學(xué)籍檔案管理方式上實(shí)施信息化技術(shù)，那么首先就是要高中學(xué)籍檔案的工作人員和主管領(lǐng)導(dǎo)要樹立使用信息化技術(shù)管理檔案的意識，讓他們意識到信息化管理檔案的好處和優(yōu)點(diǎn)，引導(dǎo)相關(guān)工作人員改變傳統(tǒng)的觀念，從思想上高度認(rèn)可信息化技術(shù)對于學(xué)籍檔案管理的作用，才能夠不斷的去接觸和學(xué)習(xí)如何使用信息化管理檔案的技術(shù)，觀念意識的改變?yōu)楦咧袑W(xué)籍檔案的信息化技術(shù)管理奠定基礎(chǔ)。

2）善于使用信息化技術(shù)管理學(xué)籍檔案。用信息化技術(shù)來管理學(xué)籍檔案包括將檔案的查閱和檢索等項(xiàng)目與信息化技術(shù)結(jié)合起來，讓高中學(xué)生的學(xué)籍檔案實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)距離的信息化傳輸;可以利用光盤將學(xué)籍檔案的信息利用圖文結(jié)合的方式進(jìn)行存儲;可以利用信息化技術(shù)對于高中學(xué)籍檔案進(jìn)行深度和廣度的開拓;可以利用信息化技術(shù)對于高中學(xué)籍檔案保存時(shí)間延長，讓學(xué)籍檔案的信息不會遺失;并且在學(xué)籍檔案信息化技術(shù)管理的時(shí)候要注意保護(hù)學(xué)生的隱私，讓學(xué)籍檔案在信息化技術(shù)的管理下能夠安全和全面的被保存，對于學(xué)籍檔案的查詢和管理針對不同人要有不同的權(quán)限設(shè)置，以防學(xué)生的檔案信息被用心不良的人篡改或者銷毀，為此信息化技術(shù)的安全性關(guān)系到學(xué)生的切身利益，更關(guān)乎到學(xué)校學(xué)生學(xué)籍檔案管理的效果。

3）培養(yǎng)具有高技術(shù)、高素質(zhì)的管理人才。高中學(xué)籍檔案的信息化技術(shù)管理離不開對于技術(shù)的使用，為此如果管理者或者一線檔案管理工作人員不懂信息化技術(shù)，那么在檔案管理中應(yīng)用信息化技術(shù)就失去了意義，隨著經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，信息化技術(shù)在各行各業(yè)已經(jīng)普及，高中學(xué)籍檔案管理也面臨著改變，傳統(tǒng)的管理模式的弊端也在不斷凸顯，為此建立和培養(yǎng)一批信息化專業(yè)團(tuán)隊(duì)顯得很重要，專業(yè)化團(tuán)隊(duì)要懂得高中學(xué)生學(xué)籍檔案管理的基本業(yè)務(wù)知識，更要懂得把學(xué)籍檔案知識和信息化技術(shù)知識結(jié)合起來運(yùn)用，學(xué)?？梢酝ㄟ^培訓(xùn)和擇優(yōu)錄取的原則，讓真正懂得技術(shù)和業(yè)務(wù)的管理人員進(jìn)入到信息化技術(shù)管理學(xué)籍檔案的工作中來，而且要注重培養(yǎng)管理檔案的工作人員的道德素養(yǎng)和社會責(zé)任感，這樣的團(tuán)隊(duì)才會對學(xué)校負(fù)責(zé)，為社會培養(yǎng)有素質(zhì)人才做出自己應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

4）制定健全的學(xué)籍檔案管理制度。學(xué)?？梢砸罁?jù)自身的實(shí)際情況，從領(lǐng)導(dǎo)到教師都樹立起信息化技術(shù)的意識，將學(xué)籍檔案管理的信息化改革與學(xué)校的發(fā)展聯(lián)系起來，嚴(yán)格按照國家檔案局、云南省教育廳制訂的檔案標(biāo)準(zhǔn)來管理學(xué)生學(xué)籍檔案;對于管理學(xué)籍檔案的工作人員要進(jìn)行嚴(yán)格的選擇，必須確保工作人員是全職狀態(tài)，不能錄用兼職人員或沒有職業(yè)素養(yǎng)的人;學(xué)校需要設(shè)立專門管理信息化技術(shù)管理學(xué)籍檔案的辦公室，對于檔案的原始紙質(zhì)資料或者光盤都需要有專門的房間進(jìn)行存儲，設(shè)立嚴(yán)格的門禁制度，非工作人員不能進(jìn)入;對于高中學(xué)籍檔案的收集，記錄和查閱都需要進(jìn)行嚴(yán)格把控，防止未經(jīng)規(guī)定允許對于學(xué)生檔案資料進(jìn)行篡改的現(xiàn)象發(fā)生;檔案管理室要注意通風(fēng)，對于這方面的安保措施需要升級，防止出現(xiàn)室內(nèi)著火或者盜竊檔案資料現(xiàn)象。

5）明確規(guī)定學(xué)籍檔案的信息采集范圍。要根據(jù)高中學(xué)生的實(shí)際情況，制定出合理規(guī)范的采集范圍。比如學(xué)生的基本檔案包括學(xué)生的姓名、性別、出生年月日、身份證號碼、電話、住址、學(xué)籍號等等，學(xué)生是否入團(tuán)，學(xué)生所在的學(xué)校班級和家長的相關(guān)信息，該學(xué)生是否轉(zhuǎn)學(xué)和休學(xué)，是否留級情況，還有學(xué)生的道德素質(zhì)，學(xué)生的考試成績和相關(guān)特長，學(xué)生的身體狀況和學(xué)生的家庭基本狀況等，這些基本內(nèi)容都是需要收集的，并且學(xué)校根據(jù)這些情況利用信息化技術(shù)處理辦法合理規(guī)劃和管理這些學(xué)生基本信息 。根據(jù)國家有關(guān)學(xué)生檔案管理的規(guī)定，學(xué)生的檔案分為紙質(zhì)和電子檔案，對于紙質(zhì)檔案需要有專門的管理工作人員進(jìn)行保管，對于電子檔案則納入電子信息技術(shù)系統(tǒng)，并要嚴(yán)格按照國家檔案局、云南省教育廳的有關(guān)規(guī)定對高中學(xué)生的學(xué)籍檔案進(jìn)行管理。

5 結(jié)束語

綜上所述，高中學(xué)生的學(xué)籍檔案管理是學(xué)校的重要工作之一，這需要學(xué)校相關(guān)人員能夠引起重視。隨著信息化時(shí)代的發(fā)展，學(xué)生的學(xué)籍檔案管理方法必須適應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展，在學(xué)籍檔案管理中使用電子信息化技術(shù)，并且學(xué)校要培養(yǎng)一批熟練運(yùn)用信息化技術(shù)，擁有職業(yè)道德和職業(yè)素養(yǎng)的專業(yè)檔案管理人員，合理制定有關(guān)信息化檔案管理技術(shù)的規(guī)章制度和流程，合理設(shè)置學(xué)生檔案信息的采集范圍。

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